Secondo Indice Microsoft World Trend 2022 in due anni, il numero di riunioni nelle aziende sarebbe quadruplicato: in media, vi ha partecipato un dipendente otto riunioni a settimana Una cifra che raddoppia per i senior manager.
Di fronte a questo aumento del numero di riunioni, buona organizzazione è per pianificare questi appuntamenti, invitare tutti i partecipanti, gestire le risposte e non dimenticare l'evento.
Con oltre 400.000 milioni di utenti attivi nel mondo, Microsoft Outlook si sta affermando come uno degli strumenti di posta elettronica più utilizzati nel mondo degli affari. Ma le sue funzionalità vanno oltre il semplice invio di un'email! Sapevi che lo strumento ottimizza la tua produttività consentendoti di programmare una riunione?
Scopritelo in questa guida completa Come pianificare una riunione in Outlook. Gli esperti Signitic ti guidano passo dopo passo.
Per programmare la tua riunione, puoi utilizzare la funzione»Crea un nuovo evento» offerto dal messaggio di posta elettronica di Outlook. A tale scopo, apri il tuo calendario facendo clic sull'icona che lo rappresenta in basso a sinistra dello schermo. Se stai usando la versione web, la versione web si trova nel menu a sinistra.
Al fine di seleziona una data e un'ora, posiziona il cursore sulla fascia oraria e fai clic sul pulsante «Nuovo evento», che aprirà una nuova finestra.
Una volta scelte l'ora e la data, è opportuno organizzare l'evento come incontro, un passaggio semplice come quello precedente. Nell'ultima finestra aperta, puoi Dai un nome al tuo evento: qui devi indicare il nome dell'incontro, una scadenza del progetto o il nome delle aziende che vi partecipano.
Quindi aggiungi dettagli dell'evento compilando i campi «posizione» e «descrizione». Nel loro invito potete indicare qualsiasi informazione aggiuntiva come la sala riunioni in cui si svolgerà, l'indirizzo della vostra sede, gli ordini del giorno, ecc. partecipanti vedrà il titolo del tuo evento e comprenderà immediatamente l'agenda della riunione.
Se necessario, è possibile impostare la ripetizione dell'evento a intervalli regolari. Seleziona»Rendi periodico» quindi scegli l'intervallo di frequenza desiderato nella finestra»Ripetere».
È arrivato il momento invita ! Per invitare i tuoi dipendenti o clienti alla riunione, accedi al indirizzi email persone che vuoi invitare. Il nome di dominio non è limitato a Outlook.com, puoi invitare partecipanti di ogni estrazione sociale!
Puoi creare un gruppo di contatto, precedentemente chiamata «lista di distribuzione» per inviare contemporaneamente un invito a una riunione a tutti gli indirizzi del gruppo.
Una volta inseriti gli indirizzi email, clicca su»Salva» per aggiungere l'evento al tuo calendario, quindi fai clic su»Inviare» per distribuire gli inviti a tutti i partecipanti.
Buono a sapersi:assistente alla pianificazione di Outlook ti offre una maggiore visibilità sulla disponibilità dei tuoi colleghi e ti aiuta a trovare la fascia oraria migliore per la riunione. Una volta creato l'evento nel calendario e aggiunti i tuoi collaboratori ai Contatti, Indicatore della disponibilità dei partecipanti verrà visualizzato nel selettore dell'ora. Il messenger ti offrirà ore in cui tutti sono liberi, il che renderà più facile trovare una nicchia appropriata.
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Nel momento in cui telelavoro sta diventando una nuova norma, molti incontri si svolgono a ibrido, o anche interamente presso distanza. È quindi necessario configurare la riunione online in modo che tutti possano partecipare.
Usa Outlook è molto semplice! Affinché l'evento sia visibile come riunione e gli ospiti possano partecipare online, assicurati di attivare il Pulsante di attivazione delle riunioni dei team. I tuoi collaboratori, ma anche gli ospiti esterni alla tua organizzazione, che non utilizzano Outlook quotidianamente, riceveranno un link di accesso alla riunione e potranno partecipare all'evento online.
Prima di inviare l'invito ai tuoi dipendenti o clienti, pensa a verificare :
In qualità di proprietario dell'evento, potrai Segui le risposte. Dirigiti verso programma e trova la riunione per la quale desideri verificare lo stato dei partecipanti. Fai doppio clic su di esso, quindi seleziona»Elenco» avere un tavolo che permetta di vedere a colpo d'occhio gli ospiti che accettati o rifiutato l'invito, così come quelli che non hanno Non ha ancora risposto.
Sarai così in grado di identificare facilmente il ritardatari Per ravvivare, oppure Pianificazione della riunione in una nuova data se gli ospiti essenziali non possono rendersi disponibili nel giorno previsto.
Per modificare un evento creato, apri la riunione e apporta le modifiche desiderate nel finestra di dialogo. Non dimenticate disalvare le modifiche E diinvia un nuovo invito per informare gli ospiti sull'aggiornamento.
Se vuoi modificare un evento ricorrente, hai due opzioni. Puoi modificare un singolo evento della serie oppure puoi apportare modifiche a tutti gli eventi. Una volta apportate le modifiche, salva e invia!
Se devi sopprimendo l'evento, seleziona «annulla» dal calendario. Prima di inviare l'aggiornamento ai tuoi ospiti, puoi aggiungere un messaggio spiegando i motivi dell'annullamento e chiedendo la disponibilità di tutti a riprogrammare l'evento.
Signitico può aiutarti a iniziare con Microsoft Outlook! Con la nostra soluzione dedicata a firme di posta elettronica, sfrutta al massimo le centinaia di email inviate ogni giorno!
