Come si scrive un'e-mail professionale?

Come si scrive un'e-mail professionale?

Sapevate che a livello nazionaleil 60% della popolazione utilizza la posta elettronica? Secondo uno studio di Radicati Group, un francese manda più di 30 e-mail al giorno. L'e-mail è quindi il mezzo di comunicazione più utilizzato nel mondo professionale. È un mezzo di comunicazione veloce, che consente scambi fluidi su ogni tipo di argomento e può essere indirizzato a una varietà di destinatari: invio di e-mail a clienti o potenziali clienti, richiesta di informazioni aggiuntive per l'elaborazione di una pratica, invio di relazioni al proprio capo, ecc. Tuttavia, esistono alcune regole che disciplinano la scrittura delle e-mail aziendali e che non devono essere trascurate.

Signitic può aiutarvi a scrivere un'e-mail professionale, in modo che possiate mantenere i vostri scambi commerciali sulla buona strada.

Perché fare attenzione quando si scrive un'e-mail di lavoro?

Le e-mail vengono utilizzate per comunicare con tutti i tipi di contatti: professionisti, aziende, clienti, colleghi, ecc. saper scrivere bene un'e-mail nel mondo professionale è essenziale per dimostrare la vostra serietà e il vostro impegno nel lavoro. Lasciare un errore di ortografia nel nome del destinatario, dimenticare di aggiungere un allegato o scrivere con un tono troppo familiare sarebbe deleterio per voi e per la vostra azienda. Inoltre, un'e-mail scritta male può essere dannosa anche per il destinatario, che sarà meno ricettivo alla vostra richiesta.

Secondo uno studio condotto dal progetto Voltaire nel 2021, il 77% dei datori di lavoro ritiene che la mancanza di capacità ortografica ed espressiva dei propri dipendenti abbia un forte impatto sulla produttività e sull'efficacia professionale dei loro team, qualunque sia il loro ruolo. Un motivo in più per fare attenzione all'ortografia e alla sintassi delle vostre e-mail professionali!

Come si inizia a scrivere un'e-mail professionale?

L'oggetto

L'oggetto di un'e-mail è estremamente importante e deve essere scritto con cura. Sono le prime parole dell'e-mail che il destinatario leggerà. La riga dell'oggetto deve quindi indicare con precisione l'argomento ed essere concisa. Inviare un'e-mail senza oggetto o con dettagli insufficienti è un errore da non commettere mai: l'e-mail potrebbe non essere aperta dal destinatario o finire nella cartella spam. Allo stesso modo, l'oggetto deve essere sufficientemente chiaro da permettere al destinatario di scegliere con cognizione di causa l'ordine in cui trattare le sue e-mail.

Per essere sicuri di scrivere correttamente l'oggetto, seguite queste poche regole:

  • scrivere poche parole, idealmente tra le cinque e le sette;
  • utilizzare un solo oggetto per ogni e-mail;
  • scegliere un oggetto che sia in relazione con il resto dell'e-mail;
  • utilizzare una frase senza verbo;
  • non usare parole di collegamento, che possono rendere l'oggetto troppo lungo.

Il saluto

Il saluto è una frase di cortesia usata all'inizio dell'e-mail per stabilire un contatto e indicare a chi ci si rivolge nel messaggio. Per scrivere correttamente il saluto, occorre innanzitutto capire a chi ci si rivolge. Non si possono usare le stesse formule o lo stesso tono a seconda di chi ci si rivolge. In un'e-mail professionale, è meglio essere eccessivamente educati che il contrario, soprattutto quando ci si rivolge a un superiore.

Per salutare con il giusto tono, scrivete :

  • Buongiorno seguito dal nome di battesimo per parlare con un collega;
  • Buongiorno Signore o Signora seguito dal cognome se si conosce l'interlocutore;
  • Signore o Signora se non si conosce l'interlocutore;
  • Mr Director o Ms Director se ci si rivolge a un manager di linea con un titolo.

Il modo in cui ci si rivolge a una persona dipende quindi in larga misura dal rapporto che si ha con essa. Se siete vicini a un collega, potete comunicare con lui in modo meno formale, ad esempio.

Regole per scrivere correttamente il corpo di un'e-mail di lavoro

Dare priorità alle informazioni

La gerarchia delle informazioni nel corpo dell'e-mail è molto importante, in quanto determina il grado di assimilazione delle informazioni da parte del lettore. Prima di parlare della vostra richiesta, dovete contestualizzare l'oggetto. Il contesto può essere semplice come una frase positiva, soprattutto se si sta per affrontare un argomento spiacevole. Ci sono diverse tecniche che potete utilizzare per scrivere la vostra frase d'effetto:

  • presentarsi ;
  • dare seguito a uno scambio iniziale
  • introdurre l'argomento.

Dopo questo teaser, annunciate la vostra richiesta e spiegate quale sarà l'eventuale beneficio. La chiave per un corpo di testo di successo è collocare le informazioni principali all'inizio dell'e-mail e continuare con paragrafi diversi per ogni idea aggiuntiva . La struttura del testo deve evidenziare rapidamente le informazioni più importanti citate nell'oggetto: si tratta della cosiddetta piramide rovesciata. Tuttavia, ricordate che un'e-mail professionale non dovrebbe superare i quattro paragrafi, altrimenti risulterà troppo pesante da leggere.

Scrivere in modo semplice e conciso

Per essere compresi da tutti nei vostri scambi professionali, vi consigliamo di adottare uno stile di scrittura semplice. evitate frasi troppo lunghe e termini troppo tecnici, a meno che non siate sicuri che il lettore sia in grado di capirvi. Per facilitare la comprensione e la leggibilità, potete :

  • mettere in grassetto le date chiave o le informazioni importanti;
  • usare parole di collegamento e unire le frasi;
  • utilizzare elenchi puntati per aiutare il lettore a trovare le informazioni chiave a colpo d'occhio.

Correggere gli errori di ortografia e controllare il contenuto delle e-mail

Gli errori di ortografia, grammatica e sintassi sono particolarmente fastidiosi in un'e-mail professionale. Da un lato, il vostro messaggio sarà più difficile da capire per l'interlocutore, dall'altro, questi errori possono dare una cattiva impressione del vostro impegno nel lavoro o addirittura implicare una mancanza di serietà o interesse agli occhi del lettore. Ricordate quindi di correggere attentamente le bozze per evitare errori di battitura. Esistono anche correttori di bozze online che vi aiuteranno a eliminare efficacemente gli errori rimasti nel vostro testo.

Prima di inviare l'e-mail, controllate sempre i vari elementi che la compongono. Avete aggiunto tutti i destinatari e gli allegati annunciati? Volete che i destinatari vengano copiati alla cieca o semplicemente copiati? Dovete assicurarvi di inviare le informazioni giuste alle persone giuste, nell'interesse della riservatezza.

Come si conclude un'e-mail professionale?

Un saluto appropriato

Come per il saluto, è essenziale utilizzare una frase educata alla fine dell'e-mail. Si tratta di un segno di rispetto che deve essere adattato all'interlocutore. evitate i modi di dire più scanzonati che potreste usare, ad esempio, con un amico o un collega. Tuttavia, se temete di esagerare con i "saluti rispettosi", mantenete la semplicità: "cordialmente" è perfettamente accettabile.

La firma dell'e-mail

La firma della vostra e-mail deve permettere al lettore di identificarvi chiaramente e dimostrare una certa serietà. A tal fine, è necessario indicare almeno il cognome, il nome, il titolo di lavoro e il numero di telefono. Tuttavia, la firma dell'e-mail è anche un modo essenziale per dare un' impressione duratura e mostrare la vostra creatività: fareste male a farne a meno! Esistono diversi strumenti che possono aiutarvi a personalizzare il banner della vostra firma e-mail.

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Un esempio di e-mail aziendale ben scritta

Per darvi un'idea di come potrebbe essere un'e-mail aziendale ben scritta, date un'occhiata a un esempio di e-mail inviata a un collega di lavoro per richiedere informazioni:

Ciao Fabien,

Per garantire il successo dell'incontro di venerdì prossimo con il cliente X, ho bisogno di preparare in anticipo un documento di presentazione.

Lascio a te il compito di inviarmi la nostra nuova brochure di vendita in modo che possa essere inclusa nella presentazione. Mercoledì sera al massimo mi andrebbe benissimo.

La ringrazio in anticipo per il suo feedback.

Cordiali saluti

Fabrice Dupont

Direttore commerciale

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