Uns sind bereits einige Fallstricke bei E-Mail-Signaturen aufgefallen … Deshalb möchten wir Ihnen unsere Tipps in Form einer Liste mit Dingen mitgeben, die Sie tun – aber auch unbedingt vermeiden sollten...
1) Das Logo Ihres Unternehmens einfügen
Dieser Tipp mag auf den ersten Blick simpel erscheinen, dennoch verzichten manche Nutzer immer noch auf das Logo in ihrer E-Mail-Signatur. Es wäre schade, auf diese Funktion zu verzichten, denn sie ist ein hervorragendes Mittel, um von Ihren Gesprächspartnern wiedererkannt zu werden.
2) Die Grafikrichtlinien Ihres Unternehmens einhalten
Wie bei jedem Kommunikationsmittel müssen auch Ihre Visuals und E-Mail-Signaturen Ihrer visuellen Identität entsprechen: Sie ist Ihr Markenzeichen, das Sie wiedererkennbar macht und gleichzeitig für Konsistenz in Ihrer gesamten Kommunikation sorgt.
3) Unbedingt <table>-Tags verwenden
Mit <table>-Tags können Sie Tabellen erstellen. Wir empfehlen Ihnen, diese zu verwenden, insbesondere wenn Sie die Darstellung, das visuelle Layout und die Optimierung Ihrer E-Mail-Signaturen kontrollieren möchten.
4) Immer die Attribute „Höhe/Breite“ bei Bildern angeben
Wenn Sie diesen Tipp befolgen, haben Sie keine Proportionsprobleme mehr bei Ihren Signaturen. Die Angabe von Breiten- und Höhenattributen bei Ihren Bildern garantiert nämlich die richtigen Abmessungen und damit eine funktionierende Darstellung...
5) Inline-CSS mit dem Style-Attribut verwenden
Nur Inline-CSS wird heute im E-Mail-Body akzeptiert. Wir hoffen jeden Tag, dass sich das bald ändert…
6) Die Darstellung auf den meisten Geräten prüfen (Mobilgerät, Outlook, Gmail)
Da wir als Nutzer auf allen Kommunikationskanälen unterwegs sind, müssen Sie immer darauf achten, dass die Darstellung Ihrer E-Mail-Signaturen auf allen Geräten funktioniert, sonst könnte das Ihrer Glaubwürdigkeit schaden.
7) 650 px Breite nicht überschreiten
Wenn Ihre Signatur auf dem Smartphone lesbar sein soll, sollten Sie diesen wertvollen Tipp nicht überspringen.
8) 500 px Höhe nicht überschreiten
Wenn Sie nicht am Ende eine Signatur haben möchten, die größer ist als der eigentliche E-Mail-Text, sollten Sie auch diesen Tipp nicht überspringen.
9) Prüfen, ob die Kontaktdaten aktuell sind
Stellen Sie sich vor, einer Ihrer Interessenten entscheidet sich endlich, aktiv zu werden und Sie zu kontaktieren – es wäre doch schade, wenn dieser Wunsch an einer falschen Telefonnummer scheitert, oder?
10) Ein Twitter-, Facebook- oder LinkedIn-Icon hinzufügen, um Ihre Follower-Basis zu vergrößern
Die täglichen Gelegenheiten nicht zu nutzen, um Ihre sozialen Netzwerke wachsen zu lassen, wäre wirklich schade!
11) Den neuesten Blogartikel in die E-Mail-Signatur einfügen
Sie betreiben Content-Marketing? Sehr gute Strategie! Wie wäre es, wenn Sie Ihre E-Mail-Signaturen nutzen, um die Lesequote Ihrer Whitepaper, Newsletter oder Blogartikel zu maximieren?
12) Halten Sie sich an die gesetzlichen Vorgaben
Da sich die Gesetzgebung laufend weiterentwickelt und ändert, sollten Sie sich über die neuesten Bestimmungen informieren, denn Unwissenheit schützt bekanntlich nicht vor Strafe…
13) LinkedIn hinzufügen – aber welches? (Unternehmens- oder persönliches Konto)
Natürlich sollten Sie sich dabei an Ihrer Kommunikationsstrategie orientieren, aber wir empfehlen grundsätzlich, Ihr persönliches LinkedIn-Profil zu bevorzugen: Nutzer tauschen sich lieber mit Personen als mit Unternehmenskonten aus.
14) Den durch Ihre E-Mail-Signaturen generierten Traffic messen
Wie jedes nicht genau definierte, quantifizierte und qualifizierte Ziel ist auch eine Strategie ohne Messkennzahlen zum Scheitern verurteilt. Vernachlässigen Sie nie die Auswertung Ihrer Maßnahmen: Die Messung und Analyse Ihres Traffics kann Ihnen helfen, Korrekturmaßnahmen zu finden, um Ihre Ziele zu erreichen.
15) „Von meinem iPhone gesendet“ entfernen
Apple macht schon genug Werbung, da müssen Sie nicht bei jeder E-Mail noch eine draufsetzen…
16) Den Inhalt der E-Mail-Signatur-Kampagne nach Nutzergruppen ausrichten
Catherine aus der Buchhaltung und Gilles aus der IT-Abteilung sprechen vielleicht nicht auf dieselben Inhalte an, dennoch ist es wichtig, auf ihre unterschiedlichen Interessen einzugehen. Inhalte nach Nutzergruppen zu planen, erleichtert Ihnen das Leben – Sie müssen sich nicht mehr entscheiden…
17) Fügen Sie Ihren Haftungsausschluss hinzu
Vergessen Sie nicht, Ihre rechtlichen Hinweise am Ende der Signatur anzugeben, zum Beispiel: „Diese E-Mail ist vertraulich“ oder „Bitte nicht ausdrucken“.
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18) Stellen Sie sicher, dass die Links in Ihrer Signatur nicht tot sind.
Es gibt kaum etwas Unprofessionelleres als tote Links in Ihren E-Mails...
19) Analysen für Klicks und Statistiken Ihrer E-Mail-Signatur integrieren
Auch hier gilt: Vernachlässigen Sie die Messung und Analyse nicht, denn sie helfen Ihnen, Ihre Ziele schneller zu erreichen.
20) Einen klaren Call-to-Action in Ihrem Banner haben
Ein Banner, das zu keiner Handlung auffordert, hat letztlich wenig Daseinsberechtigung. Es lohnt sich, die Botschaft vor der Veröffentlichung sorgfältig auszuarbeiten.
21) Keine 3-seitige Anleitung verschicken, damit Mitarbeitende ihre Signaturen selbst aktualisieren
Für eine gute Kommunikation über Ihre E-Mail-Signaturen ist logischerweise die Kommunikationsabteilung zuständig. Und Signitic ist da, um Ihnen und Ihren Mitarbeitenden Zeit zu sparen.
22) Keine Aufzählungszeichen, Häkchen oder Nummerierungen verwenden
Damit Ihre Kunden Ihre Signatur nicht mit ihrer Einkaufsliste verwechseln.
23) Die Signatur nicht als ein einziges Bild erstellen
Mit einem einzigen Bild verzichten Sie auf Funktionen wie das Hinzufügen von Buttons: soziale Netzwerke, Karten usw.
24) Comic Sans MS nicht als E-Mail-Schriftart verwenden
Dieser Tipp gilt letztlich für jeden geschriebenen Text oder jedes Visual...
25) Haben Sie keine Angst davor, Bilder in Ihre Signatur einzufügen – aber tun Sie es richtig!
Verzichten Sie auf süße Kätzchen oder Fotos von Omas Pflanzen, bevorzugen Sie stattdessen passende und professionelle Visuals (das schließt Originalität natürlich nicht aus).
26) Keine E-Mail-Signaturvorlage aus Microsoft Word kopieren
Es sei denn, Sie wünschen sich eine Darstellung, die alles andere als funktional ist...
27) Diese Aufgabe nicht der IT-Abteilung überlassen
Sie sind meist (zu) effizient, aber wenig kreativ und haben vor allem wichtigere Aufgaben zu erledigen. Warum wenden Sie sich nicht an Ihre Kommunikationsabteilung?
28) Die Signatur nicht am Anfang der E-Mail einfügen
Nein, wir müssen Ihnen nicht erklären, warum man eine E-Mail besser mit „Hallo“ als mit „Mit freundlichen Grüßen“ beginnt.
29) Verwenden Sie nicht 17 Farben
Farben hinzuzufügen ist eine sehr gute Idee, dennoch sollten Sie Regenbögen vermeiden… Das könnte der Lesbarkeit und der Netzhaut Ihrer Gesprächspartner schaden!
30) Gehen Sie nicht davon aus, dass Ihre Signaturen auf allen Geräten identisch aussehen
Wenn Sie die korrekte Darstellung Ihrer E-Mail-Signaturen auf allen Geräten prüfen müssen, bedeutet das auch, dass sie nicht identisch sein werden… Seien Sie wachsam!
31) Verschwenden Sie keinen Platz mit unnötigen Informationen
Um gelesen und verstanden zu werden, muss eine Botschaft klar, prägnant und verständlich sein – kommen Sie auf den Punkt und beschränken Sie unnötige Informationen.
32) Gehen Sie nicht davon aus, dass jeder weiß, wo Sie ansässig sind
So leid es uns tut: Ja, Sie müssen Ihre Adresse in Ihren E-Mail-Signaturen angeben.
33) Ein Titel/eine Position pro Signatur, bitte
Klarheit ist nach wie vor das wichtigste Mittel – vermeiden Sie Signaturen wie „Gilbert, Partner, Gründer, Freelancer, Lebenscoach, Voodoo-Priester“, das kann bei Ihren Empfängern für Skepsis sorgen…
34) Fühlen Sie sich nicht schuldig, diesen Artikel vollständig gelesen zu haben
Im Gegenteil, Sie können stolz sein: Ab jetzt werden Sie zum Experten und wissen, wie Sie Ihre E-Mail-Signaturen gekonnt einsetzen!
Und das war’s! Bleiben Sie dem Signitic-Blog treu: Neue Tipps und Neuigkeiten folgen in Kürze!
