Wussten Sie, dass die CNIL personenbezogene Daten definiert als „alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen“? Damit stellen die E-Mail-Adresse und die E-Mail-Signatur einer Person Identifikationsmerkmale dar und können als personenbezogene Daten gelten, die nach der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) zu schützen sind. Außerdem zeigt eine IFOP-Studie aus dem Jahr 2021, dass 69 % der Französinnen und Franzosen besonders auf den Umgang mit ihren personenbezogenen Daten achten, wenn sie im Internet surfen. Die CNIL verzeichnete 2020 nicht weniger als 2.825 Meldungen von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten. Deshalb ist es für Unternehmen so wichtig, den Datenschutz ihrer Kunden gemäß DSGVO zu gewährleisten und ihnen Sicherheit bei der Verwendung und Speicherung dieser wertvollen Informationen zu geben.
Signitic liefert Ihnen alle Lösungen, um E-Mail-Kampagnen DSGVO-konform umzusetzen!
Was ist die DSGVO?
Die DSGVO ist die Datenschutz-Grundverordnung, die am 25. Mai 2018 in Frankreich im europäischen Rahmen in Kraft getreten ist. Diese Verordnung legt die Regeln für die Erhebung, Speicherung und Verwendung personenbezogener Daten fest, um die Nutzer zu schützen. Damit sind alle Unternehmen und Organisationen von dieser Verordnung betroffen, sobald sie personenbezogene Daten erheben oder verarbeiten.
Personenbezogene Daten können direkt oder indirekt sein:
- Sie ermöglichen es, die natürliche Person direkt zu identifizieren, etwa über Nachname, Vorname, Postanschrift oder E-Mail-Adresse;
- Sie ermöglichen es, die natürliche Person indirekt zu identifizieren, etwa über eine Kundennummer, eine Telefonnummer, ein Kfz-Kennzeichen, ein Pseudonym usw.
Wie setzt man die DSGVO in E-Mails um?
Opt-in und Opt-out bei E-Mail-Kampagnen
E-Mail-Versand im B2C
Wenn Sie eine E-Mail-Kampagne durchführen, müssen Sie vor dem Versand Ihrer E-Mails die Einwilligung der Kontakte einholen und sie mithilfe eines Kontrollkästchens fragen, ob sie der Nutzung ihrer Daten zustimmen. Das nennt man Opt-in. Nach der DSGVO sind Unternehmen nämlich verpflichtet, die Einwilligung einer Person einzuholen, bevor sie deren personenbezogene Daten erheben und verwenden, etwa eine E-Mail-Adresse, die für Werbezwecke genutzt wird. Die Einwilligung muss „freiwillig, für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich“ erfolgen, um die Vorgaben der DSGVO zu erfüllen. Hat der Kunde jedoch bereits zuvor einen Vertrag unterzeichnet oder in der Vergangenheit ein Produkt oder eine Dienstleistung gekauft, ist das Unternehmen nicht an das Opt-in gebunden, und zwar nur unter der Bedingung, dass die E-Mails dazu dienen, für ähnliche Produkte zu werben.
Außerdem wird empfohlen, ein Double-Opt-in durchzuführen, um sicherzustellen, dass der Kunde der Verwendung seiner personenbezogenen Daten zustimmt. Dazu muss die Person auf einen per E-Mail versendeten Link klicken, um ihre Einwilligung zu bestätigen. Darüber hinaus dient das Double-Opt-in im Fall einer Kontrolle als Nachweis, dass der Kontakt seine Zustimmung tatsächlich gegeben hat.
E-Mail-Versand im B2B
Für E-Mails im Austausch zwischen Unternehmen (B2B) ist kein Opt-in erforderlich, das Unternehmen kann das Opt-out nutzen: Wenn der Geschäftspartner zum Beispiel nicht ausdrücklich erklärt, dass er nicht per E-Mail kontaktiert werden möchte, ist keine Einwilligung erforderlich. Das Opt-out geht davon aus: Wenn der Empfänger nicht „Nein“ sagt, heißt das „Ja“. Achten Sie jedoch darauf, E-Mails an eine geschäftliche Adresse zu senden, und stellen Sie sicher, dass die Inhalte der Nachrichten einen Bezug zur beruflichen Tätigkeit Ihres Kontakts haben.
Über die Bedingungen der Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten informieren
Bevor Sie Ihre E-Mail-Kampagne versenden, müssen Sie sicherstellen, dass Sie Ihren Kontakten alle Informationen zur Zugänglichkeit und Verarbeitung personenbezogener Daten geben. Die Kunden müssen leicht darauf zugreifen können, zum Beispiel auf Ihrer Website oder über einen Link in der E-Mail-Signatur, um die DSGVO einzuhalten. Beachten Sie, dass die Informationen einen Gesamtüberblick über die Datenverarbeitung geben müssen und die rechtlichen Hinweise klar, präzise und knapp sein sollten.
Außerdem müssen Sie dem Kunden sein Recht auf Auskunft über seine personenbezogenen Daten sowie sein Recht auf Berichtigung oder sogar Löschung mitteilen.
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Kontakten die Möglichkeit geben, sich vom Verteiler abzumelden
In Ihrer E-Mail, ob B2B oder B2C, müssen Sie zwingend einen Link zur Abmeldung oder zum Austragen aus dem Verteiler einfügen, um die DSGVO einzuhalten. Andernfalls können Sanktionen gegen Sie verhängt werden.
Signitic: die DSGVO-konforme E-Mail-Signatur für alle Ihre Mitarbeitenden
Damit eine E-Mail-Signatur der DSGVO entspricht, muss der Anbieter der Signatur im Einklang mit dieser Verordnung stehen und die Vertraulichkeit sowie den Schutz der personenbezogenen Daten gewährleisten. In einer E-Mail-Signatur finden sich nämlich Nachname, Vorname, Foto, Telefonnummer oder auch die geschäftliche Adresse Ihrer Mitarbeitenden. Entscheiden Sie sich für einen DSGVO-konformen Anbieter für E-Mail-Signaturen wie Signitic, um Ihre Mitarbeitenden zu schützen und eine effiziente und sichere Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten.
Darüber hinaus werden bei Signitic alle Tracking-Daten, die auf den Bannern der E-Mail-Signaturen für Ihre E-Mail-Kampagnen verwendet werden, anonymisiert: Es gibt also keine Möglichkeit herauszufinden, wer auf Ihr Banner geklickt hat, und somit werden keine personenbezogenen Daten verwendet.
