Wichtige Zahlen
3.500
Hochschulen in Frankreich
24.000
Studiengänge auf Parcoursup
2,9 Mio.
eingeschriebene Studierende im Jahr 2023/24
5.600
jährliche Veranstaltungen für die Ausbildung
Über das Thema
Schulen wie Ihre verwalten eine große Anzahl täglicher Kommunikationen. Und diese sind vielfältig, angesichts der unterschiedlichen Teams, aus denen sie bestehen: Lehrkräfte, externe Referenten, Support- und Verwaltungsfunktionen sowie die Leitungen der einzelnen Campusstandorte!
Wettbewerb und Herausforderungen für Bildungseinrichtungen
Jede Schule muss mehrere Ziele verfolgen, um ihre Entwicklung zu sichern. Die Kommunikation spielt dabei bei mehreren Themen eine Rolle.
- Zunächst die Exzellenz der eigenen Ausbildungsgänge hervorheben.
- Aber auch Studiengänge entsprechend den Entwicklungen der Arbeitswelt erneuern und weiterentwickeln,
- Neue Schüler und Bewerber bei den großen jährlichen Terminen gewinnen.
- Partnerschaften mit Unternehmen, Behörden oder Verbänden aufbauen.
- Und schließlich die Ausbildungsabgabe einwerben, um das Budget und damit die Qualität der vermittelten Ausbildung langfristig zu sichern.
In diesem wettbewerbsintensiven Bildungsumfeld spielen E-Mails eine wichtige Rolle. Zunächst, weil sie das wichtigste Mittel für den professionellen Austausch bleiben – sowohl im täglichen Gebrauch als auch im Austauschvolumen. Sie sind zudem das erste Mittel, um ein hochwertiges Markenimage zu vermitteln.
Herausforderungen
Die Vielfalt der Nutzerprofile (Lehrkräfte, Studierende, Personal) und der E-Mail-Programme (Outlook, Gmail, Apple Mail, Thunderbird…) erschwert die Verwaltung und Vereinheitlichung der E-Mail-Signaturen, wenn jeder sie selbst pflegen muss. Die Einrichtungen müssen zudem Personalwechsel und die laufende Aktualisierung der Signaturen bewältigen. Ein echtes Kopfzerbrechen – und oft ein liegen gelassenes Projekt, mangels eines sinnvollen und effizienten Fachtools.
Lösung
Vor diesem Hintergrund hat Signitic eine einfache und effiziente Lösung zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen entwickelt, um die Kommunikationsteams von Schulen zu unterstützen. Sie ermöglicht es, die E-Mail-Signaturen aller Teams zentral zu harmonisieren und zu verwalten.
Die Signitic-Oberfläche ermöglicht es, eine einheitliche Signaturvorlage festzulegen und ein konsistentes Markenbild auf allen von den Teams genutzten E-Mail-Programmen zu vermitteln. Zudem ermöglicht die Plattform, Botschaften zu erstellen und festzulegen, wer welche Inhalte an seine Ansprechpartner weitergibt.
Gezielte Kommunikation
Anwendungsfälle und konkrete Beispiele
Um Sie bei Ihrer Kommunikationsarbeit zu unterstützen, hat Signitic für Sie eine Reihe von Beispielen zu wiederkehrenden Themen und konkreten Anwendungsfällen zusammengestellt.
- Die Exzellenz der eigenen Ausbildungsgänge hervorheben
Mit dem klaren Ziel, Bekanntheit zu schaffen und die Exzellenz ihrer Ausbildungsgänge zu bestätigen, kommuniziert die EDHEC jedes Jahr über die Qualität ihres Rankings – sowohl auf nationaler als auch auf internationaler Ebene für ihre verschiedenen Studiengänge.
Zahlen, die ihre Wirkung nicht verfehlen!
- Tagen der offenen Tür mehr Sichtbarkeit und Wirkung verleihen
Als Schlüsselmoment des Jahres sind Tage der offenen Tür eine Veranstaltung, auf die man bei allen Ansprechpartnern nachdrücklich hinweisen sollte.
Die Stärke des Mediums E-Mail liegt im Austauschvolumen und damit in der Wiederholung der Botschaft, die ihre Einprägung ermöglicht. "Ach ja, stimmt, das ist an dem Tag… das interessiert mich, ich melde mich an oder blocke mir den Termin im Kalender."
- Die verschiedenen angebotenen Ausbildungen hervorheben
Jede Schule entwickelt mehrere spezialisierte Studiengänge, die aber nicht unbedingt der breiten Öffentlichkeit und den Partnerunternehmen bekannt sind. Das ist die Gelegenheit, sie hervorzuheben, insbesondere bei der Einführung neuer Studienangebote.
Signaturen sind ein hervorragendes, wiederkehrendes Mittel, um sie vorzustellen.
- Neuigkeiten für Schüler oder Fachkräfte teilen
Die Weiterbildung von Teams ist auch für alle Branchen ein wiederkehrendes Thema, ob in Unternehmen oder Verbänden. In diesem Beispiel bilden sich Ärzte und Fachkräfte aus dem Gesundheitswesen weiter, um stets auf dem neuesten Stand zu bleiben. Ein unverzichtbares Bedürfnis.
Hier ein Beispiel für effektive Kommunikation: Die Teams von Eduprat teilen jeden Monat neue Fortbildungen.
- Die eigenen Überzeugungen und Engagements hervorheben
E-Mail-Signaturen sind auch ein perfekter Raum, um die eigene Vision zu zeigen: also die eigenen Überzeugungen, den unterschiedlichen Ansatz der Schule bei der Vermittlung eines Fachs und seiner praktischen Anwendungen. Oder wie man sich den kommenden neuen Herausforderungen stellt.
Genau das macht die Schule Skale in diesem Beispiel.
- Alumni vereinen und das berufliche Netzwerk ausbauen
Der E-Mail-Austausch mit den Schülern ist ein nachhaltiges Mittel, um ein solides Alumni-Netzwerk aufzubauen. Man sieht die Stärke der Netzwerke großer Schulen in der Arbeitswelt, wo sich Jahrgänge begegnen und gegenseitig unterstützen.
Der Aufbau einer Ehemaligen-Community ist für Schulen eine zentrale Herausforderung. Und die Kommunikation über regelmäßige Termine hilft dabei, diese Verbindungen zu schaffen.
- Die Ausbildungsabgabe einwerben
Unter den großen finanziellen Herausforderungen der Schulen gibt es eine jährlich wiederkehrende Aufgabe: das Einwerben der Ausbildungsabgabe. Sie wird von Unternehmen gezahlt, die selbst wählen können, wem sie zugutekommt. Die Aufgabe der Schule besteht also darin, diese Mittel durch den Austausch mit Unternehmen zu gewinnen. Das ist eine hervorragende Möglichkeit, eine Win-win-Beziehung mit Unternehmen aufzubauen und interessante Perspektiven sowohl für Schüler als auch für Unternehmen zu schaffen.
- Die (echten) Fragen zukünftiger Schüler beantworten
Die Einführung von Parcoursup war eine Revolution, die noch nicht abgeschlossen ist. Viele zukünftige Studierende und ihre Eltern brauchen Klarheit und Antworten auf ihre Fragen. Über die Themen zu kommunizieren, die sie bewegen, ist im Vorfeld der Anmeldungen ein echter Vorteil.
Auch die Frage nach dem Alter und den Studienmöglichkeiten ist ein Thema, zu dem viel Klärungsbedarf besteht.
- Signaturen (auch) in der internen Kommunikation nutzen
Auch wenn die oben in diesem Artikel vorgestellten Maßnahmen vor allem Herausforderungen der externen Kommunikation der Schule betreffen, lohnt es sich, diesen Raum auch als echtes Medium für die interne Kommunikation zu betrachten.
Das ermöglicht es, Maßnahmen einzelner Teams hervorzuheben, lokale Initiativen bekannt zu machen und wichtige Botschaften an die Teams zu erinnern. Aber auch, Informationen über Umfragen einzuholen. Ein Thema, das sich HR-Teams zu eigen machen, um die Stimmung der Teams und ihr Engagement für das gemeinsame Projekt zu erfassen.
Zu beachten: Die Integration von Signitic mit Microsoft 365 ermöglicht es, die Kommunikation automatisch zu steuern, je nachdem, ob es sich um eine interne oder externe Nachricht handelt.
WIE GELINGT IHR PROJEKT?
Das eigene Verzeichnis synchronisieren
Wenn Sie über eine aktuelle Datenquelle verfügen, etwa ein Entra-ID-Verzeichnis, ein Google-Verzeichnis oder ein HR-System wie Lucca, ist es wertvoll, dieses mit Signitic zu verbinden.
Das bringt mehrere Vorteile:
- stets aktuelle Kontaktdaten in den Signaturen
- automatische Übernahme von Status-, Positions- und Abteilungsänderungen
- automatisches Onboarding der Mitarbeitenden
- ebenso automatisches Offboarding
- die Mitarbeitenden müssen selbst nichts tun
Ein einfaches, botschaftsfokussiertes Design erstellen
Die wirkungsvollsten Signaturen sind jene, die nicht wie ein Weihnachtsbaum aussehen. Sie sind auch kein Lebenslauf.
Ihre Aufgabe ist es, Kommunikation aufzuwerten, die Hauptbotschaft (die E-Mail) zu verkörpern und es dem Ansprechpartner zu ermöglichen, leicht zu klicken, um mehr zu erfahren oder zu handeln.
Kommunikation segmentieren
Der Schlüssel für eine effektive Kommunikation ist, dass jedes Team passende Inhalte vermittelt, die auf seinen jeweiligen Hauptansprechpartner zugeschnitten sind. Und es gibt zahlreiche Möglichkeiten, dies umzusetzen.
Sie können Botschaften leicht nach Campus, Studiengängen oder Schulen verteilen, wenn Sie ein Schulverbund mit mehreren Einrichtungen sind.
