Wussten Sie, dass landesweit 60 % der Bevölkerung E-Mail-Postfächer nutzt? Einer Studie der Radicati Group zufolge verschickt ein Franzose durchschnittlich mehr als 30 E-Mails pro Tag. Die E-Mail ist damit das meistgenutzte Kommunikationsmittel im beruflichen Umfeld. Diese Art der Kommunikation ist schnell, ermöglicht einen reibungslosen Austausch zu allen Themen und kann an verschiedenste Empfänger gerichtet werden: E-Mails an Kunden oder Interessenten, Anfragen nach ergänzenden Unterlagen zur Bearbeitung eines Vorgangs, Berichte an den Vorgesetzten usw. Für das Verfassen einer professionellen E-Mail gelten jedoch bestimmte Regeln, die man nicht vernachlässigen sollte.
Signitic unterstützt Sie beim Verfassen einer professionellen E-Mail für einen klar strukturierten Austausch im Unternehmen.
Warum sollte man eine professionelle E-Mail sorgfältig formulieren?
Die E-Mail dient der Kommunikation mit den unterschiedlichsten Gesprächspartnern: Fachleuten, Unternehmen, Kunden, Kolleginnen und Kollegen usw. Eine professionelle E-Mail gut zu formulieren ist essenziell, um Ihre Seriosität und Ihr Engagement bei der Arbeit zu zeigen. Einen Rechtschreibfehler im Namen des Empfängers stehen zu lassen, einen Anhang zu vergessen oder einen zu vertraulichen Ton zu wählen, wäre nachteilig für Sie und für Ihr Unternehmen. Zudem kann eine schlecht formulierte E-Mail für Ihren Empfänger abschreckend wirken, der Ihrem Anliegen dann weniger Aufmerksamkeit schenkt.
Einer Studie des Projekts Voltaire aus dem Jahr 2021 zufolge sind 77 % der Arbeitgeber der Meinung, dass Rechtschreib- und Ausdrucksschwächen ihrer Mitarbeitenden – über alle Funktionen hinweg – erhebliche Auswirkungen auf die Produktivität und die berufliche Effizienz ihrer Teams haben. Ein weiterer Grund, auf Rechtschreibung und Satzbau Ihrer professionellen E-Mails zu achten!
Wie beginnt man eine professionelle E-Mail?
Der Betreff der E-Mail
Der Betreff einer E-Mail ist von großer Bedeutung und sollte sorgfältig formuliert werden. Es sind nämlich die ersten Worte der E-Mail, die der Empfänger liest. Der Betreff muss das Thema daher präzise benennen und prägnant sein. Eine E-Mail ohne Betreff oder mit unzureichenden Angaben zu versenden, ist ein Fehler, den man unbedingt vermeiden sollte: Ihre E-Mail läuft Gefahr, von Ihrem Gesprächspartner nicht geöffnet zu werden oder im Spam-Ordner zu landen. Ebenso muss der Betreff klar genug sein, damit der Empfänger eine fundierte Entscheidung über die Reihenfolge der Bearbeitung seiner E-Mails treffen kann.
Um sicherzustellen, dass Sie den Betreff Ihrer E-Mail gut formulieren, befolgen Sie diese Regeln:
- Verwenden Sie nur wenige Wörter, idealerweise zwischen fünf und sieben;
- setzen Sie nur einen Betreff pro E-Mail;
- wählen Sie einen Betreff, der zum Inhalt der E-Mail passt;
- bevorzugen Sie einen Satz ohne Verb ;
- verwenden Sie keine Bindewörter, die den Betreff unnötig verlängern.
Die Anrede
Die Anrede ist eine Höflichkeitsform am Anfang der E-Mail,, die die Kontaktaufnahme markiert und angibt, an wen sich die Nachricht richtet. Um Ihre Anrede richtig zu formulieren, müssen Sie zunächst verstehen, an wen Sie sich wenden. Denn Sie können nicht für jeden Empfänger dieselben Formulierungen oder denselben Ton verwenden. In einer professionellen E-Mail ist zu viel Höflichkeit besser als zu wenig, vor allem, wenn Sie sich an eine vorgesetzte Person wenden.
Für Anreden mit dem passenden Ton schreiben Sie:
- Hallo, gefolgt vom Vornamen, um mit einer Kollegin oder einem Kollegen zu sprechen ;
- Sehr geehrte Frau/Sehr geehrter Herr, gefolgt vom Nachnamen, wenn Sie Ihr Gegenüber kennen;
- Sehr geehrte Damen und Herren, wenn Sie den Empfänger nicht kennen;
- Sehr geehrter Herr Direktor oder Sehr geehrte Frau Direktorin, wenn Sie sich mit Titel an eine vorgesetzte Person wenden.
Die Anrede hängt folglich stark von der Beziehung ab, die Sie zu Ihrem Gesprächspartner pflegen. Stehen Sie einer Kollegin oder einem Kollegen nahe, können Sie zum Beispiel weniger formell kommunizieren.
Die Regeln für einen gut geschriebenen Hauptteil der professionellen E-Mail
Die Gewichtung der Informationen
Die Gewichtung der Informationen im Hauptteil der E-Mail ist sehr wichtig, denn sie bestimmt, wie gut Ihr Leser die Informationen aufnimmt. Bevor Sie Ihr Anliegen vorbringen, sollten Sie das Thema in einen Kontext einordnen. Dieser Kontext kann ein einfacher, positiver Einstieg sein, besonders wenn Sie ein unangenehmes Thema ansprechen wollen. Es gibt mehrere Techniken, um Ihren Einstieg zu formulieren, Sie können:
- sich vorstellen;
- an einen vorherigen Austausch anknüpfen;
- das Thema einleiten.
Nach diesem Einstieg kündigen Sie Ihr Anliegen an und erklären, welchen Nutzen es gegebenenfalls bringt. Der Schlüssel für einen gelungenen Fließtext besteht darin, die wichtigste Information an den Anfang der E-Mail zu stellen und für jede weitere Idee einen eigenen Absatz zu verwenden. Die Textstruktur soll die wichtigste Information, auf die sich der Betreff bezieht, schnell hervorheben: Man spricht dann von der umgekehrten Pyramide. Bedenken Sie jedoch, dass eine professionelle E-Mail nicht mehr als vier Absätze umfassen sollte, da sie sonst zu schwer zu lesen ist.
Einfach und prägnant schreiben
Damit Sie bei Ihrem beruflichen Austausch von allen verstanden werden, empfehlen wir Ihnen, einen einfachen Schreibstil zu verwenden. Vermeiden Sie zu lange Sätze und zu technische Begriffe, es sei denn, Sie sind sicher, dass Ihr Leser Sie verstehen wird. Für ein gutes Verständnis und eine gute Lesbarkeit können Sie:
- wichtige Termine oder wichtige Informationen fett markieren ;
- verwenden Sie Bindewörter und verknüpfen Sie die Sätze miteinander;
- verwenden Sie Aufzählungslisten, damit der Leser die wichtigsten Informationen auf einen Blick findet.
Die Korrektur sprachlicher Fehler und die Überprüfung der E-Mail-Bestandteile
Rechtschreib-, Grammatik- oder Satzbaufehler sind in einer professionellen E-Mail besonders störend. Zum einen wird Ihre Nachricht dadurch für Ihren Gesprächspartner schwerer verständlich, zum anderen können solche Fehler ein schlechtes Bild von Ihrem beruflichen Engagement vermitteln oder sogar mangelnde Seriosität oder mangelndes Interesse in den Augen des Lesers suggerieren. Denken Sie also daran, Ihre Texte gründlich zu überprüfen, um Tippfehler zu vermeiden. Es gibt auch Online-Korrekturtools, die Ihnen helfen, verbliebene Fehler in Ihrem Text effizient zu beseitigen.
Bevor Sie Ihre E-Mail versenden, sollten Sie stets die verschiedenen Bestandteile überprüfen. Haben Sie alle Empfänger und die angekündigten Anhänge hinzugefügt? Möchten Sie, dass die Empfänger in Blindkopie oder einfach in Kopie stehen? Sie müssen nämlich sicherstellen, dass die richtigen Informationen an die richtigen Personen gelangen, und zwar im Sinne der Vertraulichkeit.
Wie beendet man eine professionelle E-Mail?
Eine passende Grußformel
Wie bei der Anrede ist es unerlässlich, am Ende der E-Mail eine Grußformel zu schreiben. Diese Formel ist ein Zeichen des Respekts, das an Ihren Gesprächspartner angepasst sein sollte. Vermeiden Sie bei Ihrem Vorgesetzten lockere Formulierungen, wie Sie sie bei einem Freund oder einer Kollegin verwenden würden. Wenn Sie jedoch befürchten, es mit „respektvollen Grüßen“ zu übertreiben, setzen Sie auf Einfachheit: ein „Mit freundlichen Grüßen“ ist völlig ausreichend..
Die E-Mail-Signatur
Die Signatur Ihrer E-Mail muss es Ihrem Leser ermöglichen, Sie eindeutig zu identifizieren, und zeugt von einer gewissen Seriosität. Dazu sollten Sie mindestens Ihren Namen, Vornamen, Ihre Position und Ihre Telefonnummer angeben. Die E-Mail-Signatur ist jedoch auch ein unverzichtbares Mittel, um im Gedächtnis zu bleiben, und um Ihre Kreativität zu zeigen: Es wäre schade, darauf zu verzichten! Zahlreiche Tools helfen Ihnen dabei, Ihr E-Mail-Signaturbanner zu personalisieren.
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Beispiel für eine gut geschriebene professionelle E-Mail
Um sich genau vorzustellen, wie eine perfekt formulierte professionelle E-Mail aussehen kann, sehen Sie hier ein Beispiel für eine E-Mail an einen Arbeitskollegen mit einer Informationsanfrage:
Hallo Fabien,
Um das Meeting mit Kunde X am kommenden Freitag erfolgreich vorzubereiten, muss ich vorab ein Präsentationsdokument erstellen.
Ich überlasse es dir, mir unsere neue Verkaufsbroschüre zu schicken, damit ich sie in die besagte Präsentation einbinden kann. Mittwochabend spätestens würde mir perfekt passen.
Vielen Dank im Voraus für deine Rückmeldung.
Viele Grüße,
Fabrice Dupont
Kundenbetreuer
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