Sie können die beste Content-Strategie entwickeln – wenn Ihre Nachricht nicht zugestellt wird, erzielen Sie keine Ergebnisse. Wie können Sie also sicher sein, dass Ihre Nachrichten ankommen? Was sind die guten (und die schlechten) Praktiken rund um die E-Mail?
Damit Sie die Funktionsweise Ihres täglichen Arbeitswerkzeugs besser verstehen, teilt das Signitic-Team heute eine Menge Wissen rund um die E-Mail mit Ihnen!
Inhaltsübersicht
In diesem Leitfaden sehen wir uns gemeinsam an:
- Wie der Versand und Empfang einer E-Mail funktioniert: die Protokolle, die die Zustellung einer Nachricht bestätigen (oder nicht)
- Wie die Anzeige von Bildern funktioniert
1. Eine Sicherheit, die zur Pflicht wurde
1971, kurz nach der Erfindung von Arpanet (dem Vorläufer des Internets), entwickelte der amerikanische Ingenieur Ray Tomlinson ein Nachrichtensystem, das das „@" als Adresszeichen verwendete. Zu diesem Zeitpunkt ahnte er nicht, dass er gerade eines der weltweit beliebtesten Kommunikationsmittel erfunden hatte: die E-Mail.
Ursprünglich für einen begrenzten Einsatz gedacht, wurde das System kaum mit Sicherheitsmechanismen ausgestattet. Es ist möglich, sich als beliebiger Absender auszugeben, und die Server, die E-Mails weiterleiten, haben Zugriff auf deren Inhalt. Etwa so, als würde ein Brief niemals in einen Umschlag gesteckt.
Heute, 2024, über 50 Jahre später, ist die E-Mail das weltweit meistgenutzte Kommunikationsmittel. Die Authentifizierung der Absenderidentität und die Sicherheit der versendeten Inhalte sind zu einer zentralen Herausforderung geworden. In diesem Zusammenhang setzen sich drei Protokolle durch: DKIM, SPF und DMARC. Genau über diese Protokolle möchte ich heute sprechen und Ihnen ihre Funktionsweise erklären.
Definitionen
Was ist zunächst der Zweck jedes einzelnen Protokolls?
- DKIM ermöglicht es, den Absender einer E-Mail zweifelsfrei zu authentifizieren.
- SPF listet die Mailserver auf, die berechtigt sind, E-Mails von Ihrer Domain zu versenden.
- DMARC dient dazu, Missbrauch im E-Mail-Verkehr zu reduzieren.
Um im Detail zu verstehen, wie jedes dieser Protokolle funktioniert, müssen wir zunächst die Grundlagen von Verschlüsselungssystemen verstehen.
Grundlagen von Verschlüsselungssystemen
Nehmen wir ein sehr einfaches Beispiel: Sie möchten einem Freund eine geheime Nachricht senden, aber diese Nachricht wird von einem Dritten überbracht (der die Nachricht nicht verstehen soll).
Stellen wir uns vor, Sie möchten Ihrem Freund HALLO sagen. Anstatt diese Nachricht direkt zu senden, verschlüsseln Sie sie, indem Sie jeden Buchstaben um 1 Position im Alphabet verschieben.
Aus HALLO wird: H⇒I A⇒ B L⇒ M L⇒ M O⇒ P.
Also IBMMP, diese verschlüsselte Nachricht wird ein „Hash" genannt.
Der Dritte, der die Nachricht überbringt, wird den Hash nicht verstehen.
- Um die Nachricht zu verschlüsseln, muss jeder Buchstabe um 1 Position nach rechts im Alphabet verschoben werden. ⇒ das ist der private Schlüssel.
- Um die Nachricht zu entschlüsseln, muss man um eine Position nach links verschieben ⇒ das ist der öffentliche Schlüssel.
Das in diesem Beispiel verwendete Verschlüsselungssystem ist sehr einfach, (überhaupt nicht robust). Zudem lässt sich der private Schlüssel sofort ableiten, wenn man den öffentlichen Schlüssel kennt.
Ein echtes Verschlüsselungssystem weist andere Eigenschaften auf:
- Der private Schlüssel kann nicht aus dem öffentlichen Schlüssel erraten werden.
- Der Versuch, den öffentlichen oder privaten Schlüssel durch Ableitung zu finden, ist vollkommen unmöglich.
Funktionsweise des Hash
Um die Verschlüsselung einer Nachricht besser zu verstehen, schauen wir uns genauer an, was ein Hash ist:
Ein Hash ist das Ergebnis einer Hash-Funktion (eines Verschlüsselungsalgorithmus), die eine Eingabe (wie ein Passwort oder eine Datei) entgegennimmt und eine Zeichenkette fester Länge erzeugt. Diese Zeichenkette ist für jede unterschiedliche Eingabe eindeutig, und selbst eine kleine Änderung der Eingabe erzeugt einen vollkommen anderen Hash. Hashes werden in der Kryptografie verwendet, um die Datenintegrität zu überprüfen, Passwörter zu sichern und Dateien zu identifizieren. In unserem Beispiel entspricht dies der Verschlüsselung einer E-Mail mit dem privaten Schlüssel.
Eine Schlüsseleigenschaft eines Hashs ist, dass es praktisch unmöglich ist, aus dem Hash die ursprüngliche Eingabe zu rekonstruieren.
Es gibt mehrere Arten von Hash-Funktionen, etwa MD5, das einen 32 Zeichen langen Hash erzeugt, aber nicht mehr als sicher gilt. SHA-1, das einen 40 Zeichen langen Hash erzeugt und ebenfalls als veraltet gilt. Und schließlich SHA-256, das einen 64 Zeichen langen Hash erzeugt und heute aufgrund seiner hohen Sicherheit weit verbreitet ist. Diese verschiedenen Hash-Typen bieten unterschiedliche Sicherheitsniveaus und werden je nach den spezifischen Anforderungen der Anwendung ausgewählt.
Stellen wir uns nun vor, Sie möchten einem Freund eine verschlüsselte Nachricht senden, und er soll sicher sein können, dass sie wirklich von Ihnen stammt. Dafür haben Sie zwei Schlüssel: - einen privaten Schlüssel (den nur Sie besitzen) und einen öffentlichen Schlüssel, auf den jeder zugreifen kann.
Ablauf
Sie schreiben Ihre Nachricht und verschlüsseln sie mit Ihrem privaten Schlüssel. Diese Verschlüsselung versieht Ihre Nachricht mit einer eindeutigen Signatur, die nur Ihr privater Schlüssel erzeugen kann. Die Nachricht wird dann an Ihren Freund gesendet. Bei Erhalt nutzt er den öffentlichen Schlüssel, um die Signatur zu überprüfen und die Nachricht zu entschlüsseln. Lässt sich die Nachricht entschlüsseln, weiß er, dass sie tatsächlich von Ihnen stammt, denn nur eine mit Ihrem privaten Schlüssel verschlüsselte Nachricht lässt sich mit Ihrem öffentlichen Schlüssel entschlüsseln.
Hier geht es darum, den Absender der Nachricht zu authentifizieren. Da der Entschlüsselungsschlüssel (der öffentliche Schlüssel) für alle sichtbar ist, bleibt der Inhalt der Nachricht nicht geheim.
DKIM
Beginnen wir mit dem DKIM-Protokoll (DomainKeys Identified Mail). Es ermöglicht, den Absender einer E-Mail zu identifizieren, indem sie digital mit einem privaten Schlüssel signiert wird, der nicht öffentlich gezeigt werden darf. Dieser Schlüssel ist für das versendende Unternehmen eindeutig. Zusätzlich zur E-Mail wird auch ein zweiter, diesmal öffentlicher Schlüssel mitgesendet, der für alle sichtbar sein darf. Der öffentliche Schlüssel wird an den DNS-Server des Empfängers übermittelt, der Mailserver vergleicht dann beide Schlüssel, und wenn sie übereinstimmen, landet die E-Mail im Posteingang des Empfängers. Andernfalls wird die E-Mail in den Spam verschoben. Dieses sehr praktische Protokoll dient als erste Verteidigungslinie. Leider reicht es jedoch nicht aus, da auch Angreifer es nutzen können.
SPF
Deshalb wird das DKIM-Protokoll oft mit einem SPF (Sender Policy Framework) kombiniert, das man sich als eine Art Liste vorstellen kann, die festlegt, welche Mailserver E-Mails von Ihrer Domain versenden dürfen, indem geprüft wird, ob sie vom autorisierten Absender stammen.
DMARC
Schließlich ist DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance) eine Sicherheitsrichtlinie, die auf den Vorgaben von DKIM und SPF basiert und dem Mailserver vorgibt, was zu tun ist, wenn mindestens eines der beiden Protokolle nicht eingehalten wird – sei es, die E-Mail in den Spam zu verschieben oder sie direkt zu löschen.
Wie funktioniert die Anzeige von Bildern in E-Mails?
Die E-Mail ist heute zum meistgenutzten Kommunikationsmittel der Welt geworden, mit fast 360 Milliarden täglich versendeten E-Mails. Da rund 90 % der Cyberangriffe mit einer einfachen E-Mail beginnen, ist Sicherheit eine echte Notwendigkeit. Ursprünglich war die E-Mail aus technischen Gründen zwischen 1980 und 1990 rein textbasiert. Erst 1991 ermöglichte die Einführung des MIME-Standards (Multipurpose Internet Mail Extensions) das Anhängen verschiedener Dateien, wodurch Bilder erstmals an E-Mails angehängt werden konnten. Dieser Fortschritt war ein entscheidender Wendepunkt, der es ermöglichte, nicht nur Text, sondern auch Multimedia-Dateien (Bilder, Videos, Dateien…) zu versenden. Moderne E-Mail-Clients entwickelten sich kontinuierlich weiter und verbesserten die Unterstützung von HTML-E-Mails und eingebetteten Bildern, mit der Möglichkeit, Schriftart, Stil oder Fettdruck anzupassen. Die Fortschritte bei CSS in den 2010er Jahren ermöglichten ausgefeiltere, anpassungsfähigere Layouts und verbesserten weiter, wie Bilder angezeigt und verwaltet werden.
Outlook / Gmail: 2 unterschiedliche Methoden
Heute werden hauptsächlich 2 Methoden verwendet, um Bilder in eine E-Mail einzubinden: als Anhang oder als extern verlinktes Bild.
Eingebettete Bilder
Bei Anhängen werden die Bilder über eine eindeutige Kennung an die E-Mail angehängt und im E-Mail-Text über eine Content-ID (CID) referenziert – eine einfache Methode für eingebettete Bilder, die jedoch die Anzeige der Bilder direkt im E-Mail-Text nicht immer erlaubt und die Nachrichtengröße erhöht.
Extern verlinkte Bilder
Eine häufig genutzte Alternative ist das Hosten der Bilder auf einem Server, referenziert in der E-Mail über URLs. Beim Empfang der E-Mail wird das Bild dann heruntergeladen, um angezeigt zu werden. Diese Methode hält die E-Mail-Größe gering und ermöglicht es, Bilder auf dem Server zu aktualisieren, ohne die E-Mail selbst zu ändern. Sie erfordert jedoch eine Internetverbindung, um die Bilder anzuzeigen, und kann standardmäßig blockiert werden, um die Privatsphäre der Nutzer zu schützen.
Funktionsweise bei verschiedenen E-Mail-Programmen
Outlook beispielsweise, das mit eingebetteten Bildern im E-Mail-Text arbeitet, fordert eine manuelle Bestätigung an, um das Bild Ihrer Signatur anzuzeigen.
Von Outlook zu Gmail
Fall einer E-Mail mit eingebettetem Bild an ein E-Mail-Programm, das extern verlinkte Bilder nutzt.
Das in der Outlook-Nachricht eingebettete Bild wird in Gmail korrekt angezeigt.
Von Gmail zu Gmail
Fall einer E-Mail mit extern verlinktem Bild an ein ähnliches E-Mail-Programm.
Das extern verlinkte Bild wird beim Empfang in einem E-Mail-Programm mit derselben Funktionsweise für Bilder korrekt angezeigt.
Von Gmail zu Outlook
Fall einer E-Mail mit extern verlinktem Bild an ein E-Mail-Programm, das eingebettete Bilder nutzt
Standardmäßig wird das Bild nicht geladen, solange der Nutzer es nicht bestätigt hat oder der Absender nicht freigegeben (White-List) oder in den Kontakten gespeichert ist. Das zeigt eine gewisse Sicherheitsvorkehrung von Outlook.
Hinweis: Diese Einstellungen lassen sich in den Outlook-Optionen anpassen, um Bilder standardmäßig anzuzeigen.
