Worum es geht
Wenn Sie diesen Artikel lesen, haben Sie in Ihrem Unternehmen offenbar den Bedarf an einer echten Automatisierung bei der Verwaltung von E-Mail-Signaturen erkannt. Die gute Nachricht: Wir helfen Ihnen, die Kontrolle zurückzugewinnen!
Dieser Leitfaden gibt Ihnen alle Schlüssel an die Hand, um dieses wichtige Medium, die E-Mail-Signatur, besser zu steuern. Sie ist zugleich ein tägliches Sprachrohr für die Identität Ihrer Gruppe und ein ideales (weil wiederkehrendes) Mittel, um alles, was Sie tun, gegenüber Ihren Kunden, Interessenten und Ihrem beruflichen Netzwerk hervorzuheben.
Das erwartet Sie hier:
- Die Herausforderungen, die Sie meistern können
- Beispiele für konkrete Ergebnisse anderer Großkonzerne
- Wie Sie die Einführung Ihres Projekts einfach zum Erfolg führen
10 Herausforderungen von Großkonzernen
Eine große Zahl an Teams erfordert klare Regeln und Automatisierung. Das gilt auch für die E-Mail, das wichtigste Arbeitsmittel der Mitarbeitenden. Ihre E-Mail-Signatur bestätigt und belegt die Zugehörigkeit zum Unternehmen. Daher ist es entscheidend, die Erstellung der E-Mail-Signatur zu automatisieren, sobald eine E-Mail-Adresse angelegt wird.
Hier finden Sie 10 Herausforderungen, die Sie mit einer zentralen Verwaltungsplattform wie Signitic zur Automatisierung Ihrer E-Mail-Signaturen meistern können.
- Die automatisierte Verwaltung der Nutzer aus einer einzigen Quelle (HRIS oder Verzeichnis)
- Die reibungslose Einführung dynamischer Signaturen
- Der Einsatz zielgerichteter Kommunikation
- Die Segmentierung der ausgespielten Botschaften
- Die Messung und Nachverfolgung ihrer Ergebnisse
- Die einfache Verwaltung des Designs durch Fachbereiche (ohne technische Kenntnisse)
- Die präzise Verwaltung der Zugriffsrechte (wer darf was)
- Die Begrenzung der (CO₂-)Auswirkungen der eigenen Aktivitäten
- Die Verwaltung von Änderungen in der Markenidentität
- Die einheitliche Darstellung der Signaturen in allen Tools (CRM, Support …)
Lösung
Mit genau diesem Ziel, die Kommunikations- und Marketingteams von Unternehmen zu unterstützen, hat Signitic eine einfache und effiziente Lösung zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen entwickelt. Sie ermöglicht es, die E-Mail-Signaturen aller Teams zentral zu vereinheitlichen und zu verwalten.
Über die Signitic-Oberfläche definieren Sie Vorlagen für E-Mail-Signaturen und rollen sie nahtlos aus, um auf allen von den Teams genutzten E-Mail-Endgeräten ein einheitliches Markenbild zu vermitteln. Außerdem lassen sich über die Plattform zielgerichtete Botschaften an Ihre Gesprächspartner ausspielen.
„Ganz einfach: Wir hatten noch nie so gute Rückmeldungen (98 % positive Bewertungen) bei einem Proof of Concept mit mehreren Teams. Das hat unseren Wunsch bestätigt, die Lösung breit einzuführen. Heute steuern Marketing und Marke zielgerichtete Inhalte, und das funktioniert hervorragend!“
Mathieu Chondroyannis,
Innovationsverantwortlicher bei Bouygues Telecom
Anwendungsfälle und konkrete Beispiele
Um Sie bei Ihrer Kommunikationsaufgabe zu unterstützen, hat Signitic für Sie konkrete und wirkungsvolle Beispiele ausgewählt. Ziel ist es, dass Sie anhand wiederkehrender Anwendungsfälle auf die Bedürfnisse Ihrer geschäftlichen Gesprächspartner eingehen können.
In der Akquise
Die eigene Expertise und die Qualität der Leistungen hervorheben
Eines der wichtigsten Ziele, wenn Sie den persönlichen Austausch mit Interessenten und Kontakten nutzen möchten, ist es, Ihre Expertise und die dazugehörigen Angebote zu teilen.
Hier verweist Samsic geschickt auf sein (umfangreiches) Angebotsportfolio und betont dabei den Nutzen und sein Wertversprechen: „Gemeinsam sind wir stärker.“
Die wichtigsten Events des Jahres hervorheben
Wenn Sie schon im Vorfeld Ihrer Events kommunizieren, prägt sich bei Ihren Kontakten durch die regelmäßigen Nachrichten an Ihr gesamtes Netzwerk Datum und Ihre Teilnahme an dem jeweiligen Großereignis gut ein.
Praktischer Tipp: Ein klarer CTA zur Terminvereinbarung vor Ort hilft Ihnen, die Kalender Ihrer Vertriebsteams optimal zu füllen.
Über die Schlüsselthemen des Moments kommunizieren
Ob zur Einführung und Nutzung von KI oder zu CSR-Themen: Von Ihrem Unternehmen werden Aussagen zu zahlreichen Themen erwartet. Wenn Sie sich gegenüber Ihren wichtigsten Ansprechpartnern äußern und Ihre Position zeigen, heben Sie sich ab. Und das macht den entscheidenden Unterschied.
Dasselbe gilt für den konkreten Nutzen Ihrer Leistungen und Produkte.
Die Kommunikation auf Zielmärkte zuschneiden
AB Tasty ist seit über 10 Jahren in zahlreichen Ländern vertreten und passt seine Kommunikation automatisch an die Länder an, in denen die Teams tätig sind.
Für die Teams, die für Content und Marketing zuständig sind, macht die einfache Verteilung es möglich, die Expertise von AB Tasty gegenüber allen Akteuren im Einzelhandel hervorzuheben, jeweils in der eigenen Sprache.
Hier eine Kampagne, die zwischen Frankreich, Deutschland, den USA und Asien ausdifferenziert wurde.
Die Botschaft je nach Gesprächspartner wählen
Ihre Vertriebsmitarbeitenden kennen ihre Kunden gut: welche Produkte oder Leistungen diese bereits nutzen und was sich ihnen zusätzlich anbieten lässt, um den Warenkorb zu vergrößern.
Wenn Sie ihnen Zugriff auf mehrere Inhalte geben, können sie deshalb denjenigen auswählen, der je nach Stand Ihres Interessenten im Verkaufszyklus am relevantesten ist.
Direkte Aktionen wie die Terminbuchung erleichtern
Auch wenn man zuerst daran denkt, in den E-Mail-Signaturen der Teams eine Botschaft zu einer wichtigen Neuigkeit zu platzieren, können Sie diesen Platz ganz nach Belieben nutzen.
So sind direkte Aktionen wie die Terminbuchung für Ihre Gesprächspartner sehr vorteilhaft.
Bei Kunden und Partnern
Kundenbewertungen sammeln
Das Sammeln von Kundenbewertungen steht auf der Liste der großen Herausforderungen für Unternehmen weit oben, ob im B2B oder im B2C. Darauf verweisen zu können, ist entscheidend für jeden Interessenten, der sichergehen möchte, die richtige Wahl bei der Leistung oder dem Produkt zu treffen, das er kaufen will.
Auch Vergleichsplattformen für Software sind wichtig, um bei einer Ausschreibung in die engere Wahl zu kommen.
Daher ist es wichtig, Bewertungen ebenso zu sammeln wie zu teilen.
Ergebnisse und Geschäftsberichte teilen
Zu den Pflichtübungen gehört für Großkonzerne die Veröffentlichung ihrer Ergebnisse.
Diese in den E-Mail-Signaturen zu verbreiten, ist ein hervorragender Weg, sie regelmäßig und wiederkehrend an die wichtigsten Gesprächspartner zu streuen.
Überzeugungen und Engagement sichtbar machen
Wer Überzeugungen hat und eine Marke mit starkem gesellschaftlichem Engagement, sollte das auch zeigen! Das ist der beste Weg, eine Community rund um die Marke zu versammeln.
Das kann geschehen, indem Sie Informationen zu Ihrem Podcast oder Ihrer Stiftung verbreiten oder an Höhepunkte des Jahres erinnern.
Praktische Tipps und Ratschläge mit Kontakten teilen
Eine gute Möglichkeit, die eigene Expertise hervorzuheben und eine Beziehung aufzubauen, vielleicht sogar einen sehnlich erwarteten Termin, ist es, praktische Ratschläge und Tipps kostenlos zu teilen. Was manche in den sozialen Netzwerken gern „Mehrwert“ nennen …
Der Vorteil in E-Mail-Signaturen: Sie erreichen damit ein klar definiertes, privilegiertes Publikum, hier das gesamte Netzwerk der Installateure der Nexans-Produkte.
Support und den Zugang zu Ressourcen erleichtern
Mit Kunden zu kommunizieren heißt auch, ihnen ihre Abläufe zu erleichtern. Eine gute Möglichkeit besteht darin, Hilfen, Ressourcen oder den Zugang zu den Support-Teams zu teilen und leicht zugänglich zu machen.
So gewinnen Nutzer und Kunden an Vertrauen und Eigenständigkeit.
Arbeitgebermarke: Machen Sie Lust darauf, bei Ihnen einzusteigen!
Richten Sie Botschaften an jede Ihrer Zielgruppen! Die Kommunikation in den Bannern der E-Mail-Signatur ist nicht ausschließlich geschäftlichen Themen vorbehalten.
Die andere große Herausforderung für Unternehmen, insbesondere für Scale-ups, ist es, die richtigen Profile (und zwar schnell) zu gewinnen, um ein Team von Expertinnen und Experten aufzubauen, das den wachsenden Bedarf bewältigen und weiter anfachen kann.
Die Arbeitgebermarke ist ein zentrales Thema, das nicht allein den HR-Teams vorbehalten ist, sondern von allen Teams getragen werden muss. Machen Sie also Lust darauf, zu Ihnen zu kommen!
(Auch) Botschaften intern verbreiten
Die weiter oben in diesem Artikel vorgestellten Maßnahmen spiegeln Herausforderungen der externen Kommunikation der Schule wider. Ebenso interessant ist es, diesen Platz als echtes Medium für die interne Kommunikation zu betrachten.
So können Sie Aktionen einzelner Teams hervorheben, lokale Initiativen bekannt machen und den Teams wichtige Botschaften in Erinnerung rufen. Aber auch Rückmeldungen über Umfragen einholen. Ein Thema, das HR-Teams aufgreifen, um die Stimmung in den Teams und ihr Engagement für das gemeinsame Projekt zu erfassen.
Hinweis: Die Integration von Signitic mit Microsoft 365 ermöglicht es, die Kommunikation automatisch danach zu steuern, ob es sich um eine interne oder externe Nachricht handelt.
So gelingt Ihr Projekt
Als Erstes sollten Sie, um die Kontrolle über die E-Mail-Signaturen Ihrer Teams zurückzugewinnen, ein kostenloses Konto bei Signitic anlegen und eine Vorlage einrichten, die zu Ihnen passt. Fügen Sie anschließend Ihre Nutzer hinzu und synchronisieren Sie Ihre E-Mail-Tools: Postfach, Mobilgerät, CRM usw.
Ein zu Ihrem Corporate Design passendes Design einfach erstellen
Die wirkungsvollsten Signaturen sind diejenigen, die nicht wie ein Weihnachtsbaum aussehen. Sie sind auch kein Platz für einen Lebenslauf.
Ihre Aufgabe ist es, die Kommunikation hervorzuheben, die Hauptbotschaft (die E-Mail) zu verkörpern und dem Gesprächspartner zu ermöglichen, einfach zu klicken, um mehr zu erfahren oder eine Aktion auszuführen.
Das Nutzerverzeichnis mit Signitic synchronisieren
Wenn Sie über eine aktuelle Datenquelle verfügen, etwa ein Entra-ID-Verzeichnis, ein Google-Verzeichnis oder ein HRIS wie Lucca, ist es sehr wertvoll, diese mit Signitic verbinden zu können.
Das hat mehrere Vorteile:
- stets aktuelle Kontaktdaten in den Signaturen
- Änderungen bei Status, Position oder Einheit werden übernommen
- automatisches Onboarding der Mitarbeitenden
- ebenso automatisches Offboarding
- die Mitarbeitenden müssen nichts tun
Zielgerichtete Kommunikation erstellen und ausrollen
Der Schlüssel zu wirksamer Kommunikation ist, dass jedes Team passende Inhalte ausspielt, die auf seine wichtigste Zielgruppe zugeschnitten sind. Und dafür gibt es viele Wege.
Sie können Botschaften ganz einfach nach Standorten, Fachbereichen oder Schulen verteilen, wenn Sie eine Schulgruppe mit mehreren Schulen sind.
