Einleitung
Dieser Leitfaden fasst die Gründe und Vorteile eines Umstiegs auf die zentrale Verwaltung von E-Mail-Signaturen zusammen, dazu die Erfahrungsberichte zahlreicher IT-Leiter aus dem Club Décision DSI, der Signitic seit 2018 zum Technologiepartner gewählt hat.
Er zeigt Ihnen außerdem konkret, welchen Nutzen Ihre IT-Teams und die für Kommunikation und Marketing zuständigen Fachbereiche daraus ziehen.
Was ist Signitic?
Signitic ist ein führender französischer Anbieter für die zentrale Verwaltung von E-Mail-Signaturen. Seit 10 Jahren ermöglicht der SaaS-Anbieter technischen Teams (IT, CIO, CISO), die Lösung mit den Verzeichnissen, Mailsystemen und CRMs ihrer Teams zu verbinden. Zugleich gibt er den Verantwortlichen für Kommunikation und Marketing die Steuerung zurück, um die Signatur zu einem wirksamen und messbaren Medium im Dienst der Marke zu machen.
Die Mitglieder des Clubs nutzen den Service erfolgreich
Hier sind einige Mitglieder des Club Décision DSI, die Signitic nutzen. Fragen Sie sie gerne direkt nach ihren Erfahrungen.
10 Herausforderungen bei E-Mail-Signaturen
1. Daten mit dem Verzeichnis synchronisieren
2. Signaturen in der gesamten Mailumgebung vereinheitlichen.
3. Admin-Rollen und -Zugriffe genau festlegen
4. Signaturen komplexer Organisationen verwalten.
5. Auf verstärkte Authentifizierung setzen
6. Gemeinsam genutzte Adressen einfach verwalten.
7. Fachbereichsseite: ein vollständiges Design-Tool bereitstellen
8. Zielgerichtete Inhalte ausspielen.
9. Informationen sichtbar machen, die sonst nie Beachtung gefunden hätten.
10. Die eigenen Maßnahmen verfolgen und messen.
1. Signaturen mit dem Verzeichnis synchronisieren
Wenn Sie ein Geschäft, eine Fabrik oder Büros haben, die einen Teil des Jahres geschlossen sind, können Sie dies in den E-Mail-Signaturen der Teams rechtzeitig ankündigen.
Das erleichtert zum Beispiel die Auftragsannahme für alle Kunden, die Ihre Produkte während der jährlichen Schließung benötigen.
Konkret:
Auf Ebene der Organisationen können Sie in Ihrer Signitic-Oberfläche die Abwesenheitsnachricht ergänzen. Nach der Bestätigung wird sie automatisch hinzugefügt.
2. E-Mail-Signaturen in allen Tools vereinheitlichen
- MAILSYSTEME: Vereinheitlichen Sie die E-Mail-Signaturen, die bei Nachrichten aus der Mail-Anwendung, dem Webmail oder von Mobilgeräten versendet werden
- CRM: Verwenden Sie dieselbe E-Mail-Signatur in allen Nachrichten, die über die Inbox Ihres CRMs entstehen, etwa Salesforce, HubSpot, Pipedrive …
- SUPPORT: Wahren Sie ein einheitliches Markenbild und spielen Sie gezielte Botschaften aus, in Ihrem Tool für Kundenbetreuung und Support wie Helpscout, Front …
3. Admin-Zugriffe genau festlegen
Legen Sie genau fest, wer in Ihrem Signitic-Konto Administrator ist, auf welchen Umfang von Signaturen die Administratoren zugreifen dürfen (global, teilweise, nach Land, nach Marke …) und welche Rolle bzw. Berechtigungen jeder Administrator hat (Design, Kampagnen, Nutzer, Synchronisierungen, Administratives verwalten …)
4. Signaturen komplexer Organisationen verwalten
Mit Signitic verwalten Sie problemlos die E-Mail-Signaturen von Unternehmen oder Konzernen mit komplexer Organisation, etwa Agenturnetzwerken, Franchisesystemen oder internationalen Standorten.
Die Lösung ermöglicht es, mehrere Marken innerhalb eines Kontos zu steuern. Und sogar Multi-Tenant-Organisationen.
5. Verstärkte Authentifizierung fördern
Mit der Signitic-Lösung legen Sie fest, wie sich Ihre Nutzer beim Service anmelden können.
Entweder per E-Mail, per Social Login oder mit einer dedizierten Authentifizierung, etwa SAML.
6. Gemeinsam genutzte Adressen einfach verwalten
Eine der Herausforderungen für IT-Teams bei der Verwaltung von E-Mail-Signaturen ist der unkomplizierte Umgang mit gemeinsam genutzten E-Mail-Adressen (Abteilungs-, Support- und Empfangsadressen).
Signitic ermöglicht es, sie zu verwalten und sogar individuell anzupassen, für ein reibungsloses Erlebnis bei Ihren Ansprechpartnern.
7. Fachbereichsseite: ein vollständiges Design-Tool nutzen
Eines der Hauptziele der IT-Teams bei der Einführung von Signitic ist es, die Verwaltung der E-Mail-Signaturen an die Fachbereiche zu delegieren: die Verantwortlichen für Kommunikation und Marketing.
Signitic gibt ihnen Zugang zu einer sehr leistungsfähigen No-Code-Oberfläche, mit der sie sowohl das Design der Signaturen als auch die Kampagnen verwalten, mit zahlreichen Optionen zur Zuweisung der Botschaften.
8. Zielgerichtete Inhalte ausspielen
Die einfache Oberfläche ermöglicht es, Inhalte in den E-Mail-Signaturen des gesamten Unternehmens unkompliziert zu erstellen und auszuspielen.
Für die Kommunikation in E-Mail-Signaturen gibt es viele Einsatzmöglichkeiten. Im Signitic-Blog finden Sie konkrete und vielfältige Kundenbeispiele, mit denen auch Sie die Inhalte für Ihre Ansprechpartner optimieren können.
9. Informationen sichtbar machen, die sonst nie Beachtung gefunden hätten
Der Vorteil des E-Mail-Austauschs, ob intern oder extern, liegt in seiner Häufigkeit und Regelmäßigkeit: Sie ermöglichen es, Inhalte und Informationen sehr wirksam hervorzuheben.
10. Marketingmaßnahmen verfolgen und messen
Wie jedes Medium im Dienst des Unternehmens will Signitic schließlich die Sichtbarkeit der ausgespielten Inhalte und den Anteil des durch dieses Medium erzeugten Traffics konkret messbar machen.
