Die Planung des Mailversands gehört heute zu den wichtigsten Funktionen professioneller E-Mail-Programme. Folgen Sie dem Leitfaden von Signitic, um einfach zu lernen, wie Sie den Versand Ihrer E-Mails in Outlook planen.
Warum sollte man den Versand einer E-Mail in Outlook planen?
Vorteile der E-Mail-Planung
Eine durchdachte Planung Ihrer Versände bringt Ihnen mehrere spürbare Vorteile :
- Zeitersparnis und die Möglichkeit, sich auf andere Aufgaben zu konzentrieren ;
- Versand der E-Mails zum idealen Zeitpunkt, was die Öffnungsrate verbessert ;
- Möglichkeit, die Planung zu automatisieren.
Häufige Anwendungsfälle
Bestimmte Situationen machen die E-Mail-Planung zudem besonders sinnvoll :
- Ihre Empfänger sind daran gewöhnt, Ihre E-Mails zu einer bestimmten Uhrzeit zu erhalten ;
- Sie müssen zeitliche Unterschiede je nach Land berücksichtigen ;
- Sie haben beschlossen, Ihre Erinnerungs- oder Follow-up-E-Mails zu automatisieren ;
- Ihre E-Mails betreffen Geburtstagswünsche oder Neujahrsgrüße ;
- Sie möchten eine Veranstaltung bewerben mit einer Reihe von zeitlich gestaffelten E-Mails.
Outlook Web vs Desktop: welche Unterschiede gibt es bei der Planung?
Sowohl Outlook Web als auch Outlook Desktop bieten die Möglichkeit, den Versand von E-Mails zu planen, jedoch mit einigen bemerkenswerten Unterschieden.
Bei Outlook Web ist die Planungsoberfläche einfach und schnell zugänglich. So können Sie den Versand einer E-Mail mit wenigen Klicks von jedem Arbeitsplatz aus planen, der über eine Internetverbindung verfügt.
Im Gegensatz dazu bietet Microsoft Outlook Desktop erweiterte Funktionen, wie die Verwaltung von Versandfristen und zusätzliche Personalisierungsoptionen. Diese Version eignet sich daher besser für Fachleute mit komplexeren Anforderungen.
Wie plant man eine E-Mail in Outlook Desktop?
Schritte zur Planung einer E-Mail in Outlook Desktop
Die Planung eines zeitversetzten Versands in Outlook Desktop bleibt jedoch für alle zugänglich. Folgen Sie einfach diesen Schritten :
- Verfassen Sie Ihre E-Mail ;
- Klicken Sie auf den Pfeil Weitere Optionen in der Gruppe Kennzeichnung im Menüband. So gelangen Sie zu den Planungsoptionen ;
- Legen Sie nun die Planung fest, indem Sie Nicht senden vor aktivieren und anschließend Datum und Uhrzeit des Versands auswählen ;
- Klicken Sie auf Schließen, dann auf Senden. Die Nachricht bleibt bis zum tatsächlichen Versand im Ordner Postausgang gespeichert.
Es ist jedoch zu beachten, dass das neue Outlook Desktop, das 2025 erschienen ist, einen ähnlichen Prozess wie Outlook Web verwendet.
Wie plant man eine E-Mail in Outlook Web?
Schritte zur Planung einer E-Mail in Outlook Web
Die Planung eines E-Mail-Versands geht schneller als in Outlook Desktop, allerdings stehen weniger Optionen zur Verfügung :
- Verfassen Sie zunächst Ihre Nachricht ;
- Öffnen Sie das Dropdown-Menü Senden ;
- Wählen Sie schließlich die Option Senden planen. Danach müssen Sie nur noch eine der Standardoptionen auswählen oder eine individuelle Uhrzeit festlegen.
Optimieren Sie Ihren E-Mail-Versand mit Signitic
Warum Signitic in Ihre Outlook-Nutzung integrieren?
Die Bedeutung Ihrer E-Mail-Signatur zu unterschätzen, wäre ein Fehler, denn sie stärkt die Glaubwürdigkeit Ihrer Nachrichten und vermittelt ein professionelles Image.
Dank Signitic können Sie die Signaturen Ihres Unternehmens personalisieren und deren Verwaltung zentralisieren. So vermeiden Sie Fehlerrisiken und stellen die Einheitlichkeit Ihrer gesamten Kommunikation sicher.
Schließlich bietet Ihnen Signitic Analysefunktionen, mit denen Sie die Wirksamkeit Ihrer E-Mail-Signaturen überprüfen können.
Wie erstellt man eine Signatur in Outlook mit Signitic?
Um Ihre Signatur in Outlook zu erstellen, beginnen Sie damit, sie in Signitic zu gestalten. Der Generator ist einfach und intuitiv. Anschließend können Sie den HTML-Code Ihrer Signatur kopieren, den Sie in den Einstellungen Ihres Nutzerkontos finden.
Nachdem Sie das erledigt haben, wechseln Sie zu Outlook und öffnen eine neue E-Mail. Klicken Sie auf Einfügen, dann auf Signatur und Signaturen. Wählen Sie Neu und, abschließend, fügen Sie den HTML-Code Ihrer Signatur an der vorgesehenen Stelle ein.
Wenn Sie Signitic in Ihr Outlook integriert haben, können Sie Ihre Signitic-Signatur auch mit Outlook synchronisieren, indem Sie zu den Einstellungen Ihres Signitic-Profils gehen. Wählen Sie dann Outlook-Synchronisierung und folgen Sie einfach den Anweisungen.
Vorteile für Produktivität und Markenimage
Die Zentralisierung und Automatisierung der Verwaltung der E-Mail-Signaturen Ihres Unternehmens bedeuten zugleich Zeitersparnis und Effizienzgarantie. Die Standardisierung Ihrer Signaturen vermittelt das Bild eines gut organisierten und professionellen Unternehmens.
Die Personalisierung Ihrer E-Mail-Signatur ermöglicht es Ihnen zudem, die Werte Ihres Unternehmens zu vermitteln und die Sichtbarkeit Ihrer Marke mit jeder versendeten E-Mail zu verbessern.
FAQ: Wissenswertes zur E-Mail-Planung in Outlook
Kann man eine E-Mail in Outlook Mobile planen?
Ja, es ist möglich, den Versand einer E-Mail in Outlook Mobile zu planen, indem Sie wie folgt vorgehen :
- Verfassen Sie Ihre E-Mail ;
- Tippen Sie auf die drei Punkte neben der Schaltfläche Senden ;
- Wählen Sie Versand planen ;
- Wählen Sie die Planungsoptionen, die Ihnen zusagen.
Wie ändert oder storniert man eine geplante E-Mail?
Um eine geplante E-Mail in Microsoft Outlook zu stornieren, gehen Sie zum Postausgang, wählen Sie die betreffende E-Mail aus und drücken Sie die Taste Entf. Um sie zu ändern, öffnen Sie die E-Mail und nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.
Outlook: meine geplante E-Mail wird nicht gesendet, was tun?
Überprüfen Sie zunächst, ob Ihre E-Mail die Versandkriterien erfüllt (insbesondere die Begrenzung auf 500 Empfänger) und ob Outlook tatsächlich online ist. Öffnen Sie anschließend Ihren Postausgang , wo sich Ihre E-Mail normalerweise befindet. Öffnen Sie sie und überprüfen Sie Datum und Uhrzeit der Planung.
Wenn Sie hier kein Problem feststellen, starten Sie die Software neu und überprüfen Sie, ob Sie über das neueste Update verfügen.
Versuchen Sie schließlich, die Nachricht manuell zu senden. Besteht das Problem weiterhin, löschen Sie die E-Mail und planen Sie sie neu.
Kann man eine wiederkehrende E-Mail in Outlook planen?
Es ist möglich, eine wiederkehrende E-Mail zu planen, indem Sie über die Registerkarte Aufgabe, dann Neue Aufgabe gehen. Aktivieren Sie dann die Option Serientermin und wählen Sie die Häufigkeit aus. Abschließend müssen Sie ein VBA-Skript schreiben, um den Versand zu automatisieren.
Wie lange bleibt eine geplante E-Mail in Outlook in der Warteschleife?
Sie bleibt bis zum festgelegten Datum und der festgelegten Uhrzeit des Versands in der Warteschleife.
