Połączenie Microsoft 365 lub Google Workspace z narzędziem do zarządzania podpisami rzadko zajmuje więcej niż jeden poranek. Przestawienie całego zespołu tak, by handlowiec nie skończył z dwoma nałożonymi na siebie podpisami, a dyrektor nie stracił numeru komórkowego w przeddzień spotkania z klientem, wymaga już planu. Wdrożenie podpisów e-mail w firmie liczącej od 25 do 250 pracowników sprowadza się przede wszystkim do decyzji: kto prowadzi projekt, na kim testujemy, po czym poznamy sukces i jak wrócić do poprzedniego stanu, jeśli się nie uda.
Nasze strony produktowe i centrum pomocy szczegółowo opisują już etapy połączenia. Ten artykuł obejmuje to, co dzieje się wokół wdrożenia, krok po kroku, wraz z pełną checklistą gotową do bezpośredniego wykorzystania.
Dlaczego wdrożenie podpisów e-mail w firmie liczącej od 25 do 250 pracowników wymaga prawdziwego planu
Firma zatrudniająca od 25 do 250 osób jest zbyt duża, by zarządzać podpisami ręcznie, i zbyt mała, by powołać dedykowany zespół projektowy. To właśnie w tej strefie wdrożenia najczęściej się wykolejają: tematem zajmuje się jedna osoba, zwykle między dwoma innymi priorytetami, a przełączenie odbywa się jednym ruchem w piątkowe popołudnie.
Przy 15 osobach błąd w wyświetlaniu naprawia się, podchodząc do zainteresowanego kolegi. Przy 150 ten sam błąd dotyka od razu wszystkich handlowców korzystających z Outlooka na Macu, a odkrywa go klient, zanim zrobi to dział IT. Na tym traci wizerunek marki. Skala nie zmienia natury problemu — zmienia koszt każdego przeoczenia.
Takie firmy mają też często zróżnicowany park sprzętowy: komputery z Windowsem i kilka Maców, pracowników wysyłających wiadomości głównie z telefonu, wspólną skrzynkę dla supportu, a czasem spółkę zależną, która po przejęciu nadal korzysta z Google Workspace. Każda taka kombinacja to kolejny przypadek wyświetlania do sprawdzenia.
Jest też kwestia historii. Nikt nie zaczyna od czystej kartki. Każdy pracownik ma już lokalny podpis, mniej lub bardziej aktualny, czasem stworzony samodzielnie, z wklejonym logo. Jeśli ten podpis nie zostanie wyłączony we właściwym momencie, wyświetli się razem z nowym. Dwa podpisy nałożone na siebie w jednym e-mailu to typowy błąd pospiesznego wdrożenia. Da się go bardzo łatwo uniknąć.
Wystarczy sześć etapów i żaden z nich nie jest technicznie skomplikowany. Liczy się przede wszystkim porządek oraz dwie lub trzy decyzje podjęte, zanim klikniemy „wdróż”.
Etap 1: wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za wdrożenie podpisów i podział ról
Kto powinien prowadzić projekt wdrożenia podpisów e-mail?
Osoba odpowiedzialna za wdrożenie to ten, kto zatwierdza przejście z jednego etapu do kolejnego. W firmie liczącej mniej niż 250 pracowników jest to zwykle osoba administrująca Microsoft 365 lub Google Workspace — administrator IT lub office manager — ponieważ to ona posiada uprawnienia administracyjne niezbędne do połączenia.
Nie musi robić wszystkiego sama. Ale to ona mówi: „pilotaż zatwierdzony, przechodzimy do kolejnej fali” albo „czekamy, wyświetlanie na telefonach nie jest dobre”. Jeden głos decydujący w takich sprawach pozwala uniknąć połowicznych wdrożeń, w których połowa zespołu ma już nowy podpis, a druga połowa czeka na potwierdzenie, które nie nadchodzi.
Tandem IT i Marketing: kto robi co podczas wdrożenia
Podział, który najlepiej sprawdza się w tej grupie firm, obejmuje dwa odrębne obszary. IT łączy się z katalogiem użytkowników, wybiera sposób wdrażania podpisów w kliencie poczty, zarządza uprawnieniami dostępu, sprawdza, czy dane są poprawnie synchronizowane, i dba o zgodność stopki prawnej. Marketing, lub Komunikacja, projektuje szablony podpisów zgodnie z identyfikacją wizualną firmy, organizuje ich przypisanie do zespołów lub lokalizacji i przygotowuje pierwsze kampanie banerowe, które można tworzyć bezpośrednio w Canvie dzięki natywnej integracji.
To zresztą kolejność, w jakiej towarzyszymy naszym klientom: najpierw warsztat poświęcony konfiguracji technicznej, a następnie drugi, dotyczący organizacji, szablonów i kampanii.
Ostatnia rola, o której rzadziej się myśli: osoba odpowiadająca na pytania pracowników podczas przełączania. Jeśli nie zostanie wyznaczona, wszystkie pytania trafiają do skrzynki administratora IT, który akurat jest zajęty pilnowaniem wdrożenia.
Etap 2: przygotowanie źródła danych przed pierwszą synchronizacją
Jakość zautomatyzowanego podpisu zależy w całości od jakości danych, które go zasilają. Jeśli katalog zawiera niespójne nazwy stanowisk lub brakujące numery telefonów, synchronizacja wiernie odtworzy je w każdej wysłanej wiadomości.
Audyt atrybutów katalogu przed połączeniem z Signitic
Zanim połączysz jakiekolwiek narzędzie, wyeksportuj listę użytkowników wraz z danymi, które zamierzasz wyświetlać: nazwisko, imię, stanowisko, dział, telefon stacjonarny, telefon komórkowy, lokalizację. Przy 100 czy 200 wierszach niespójności rzucają się w oczy bardzo szybko.
Szukaj przede wszystkim stanowisk zapisanych na kilka sposobów („Kier. sprzedaży”, „Kierownik Sprzedaży”, „kierowniczka sprzedaży”), numerów wpisywanych raz z numerem kierunkowym, raz bez niego, pustych pól u ostatnio zatrudnionych oraz kont byłych pracowników, które nigdy nie zostały dezaktywowane. Poprawienie danych u źródła, w Microsoft 365 lub Google Workspace, zajmuje mniej czasu niż późniejsze poprawianie każdego podpisu z osobna, a korekta przynosi korzyść wszystkim innym narzędziom podłączonym do katalogu.
Ustal też, co ma się dziać w przypadku pustego pola. Linijka „Tel.:” niczym niezakończona wygląda bardziej niechlujnie niż jej brak. Sprawdź w swoim szablonie, czy niewypełnione pola znikają w czysty sposób.
Wybór konektora: Microsoft 365, Google Workspace czy import CSV
Konektor źródłowy decyduje o tym, skąd Signitic odczytuje informacje o pracownikach. W tej grupie firm dostępne są trzy opcje.
Jeśli Twoja firma pracuje w Microsoft 365, połączenie wykonuje się z zakładki „Konektory” w Signitic, za pomocą konta administratora Azure Active Directory (Azure AD), który zatwierdza uprawnienia dostępu do użytkowników i ich atrybutów. Pełna procedura jest opisana w artykule połączenie Microsoft 365 z Signitic naszego centrum pomocy, a strona zarządzanie podpisami dla Outlooka i Microsoft 365 przedstawia całą integrację. Wykorzystaj ten etap, by ustawić filtry: zdecyduj, czy aliasy i wspólne skrzynki mają otrzymać własny podpis, i ogranicz import do wybranych przez siebie grup. Ten filtr grupowy to też najprostszy sposób, by ograniczyć pierwszą synchronizację do Twojej grupy pilotażowej.
W Google Workspace połączenie wymaga konta Super Admin. Podłącz wszystkie jednostki organizacyjne, a nie grupy, a następnie włącz aktualizację podpisów w ustawieniach konektora. Szczegóły znajdziesz w artykule połączenie Google Workspace z Signitic, a strona zarządzanie podpisami dla Gmaila i Google Workspace daje pełny obraz.
Dla struktur bez katalogu nadającego się do wykorzystania pozostaje opcja importu CSV. Działa, ale przenosi odpowiedzialność za aktualizację na osobę, która utrzymuje plik. Warto zarezerwować ją dla przypadków, w których bezpośrednie połączenie nie jest możliwe.
Wybór sposobu wdrażania podpisów w kliencie poczty
Konektor docelowy określa, w jaki sposób podpis trafia do wiadomości. Po stronie Google Workspace nie jest potrzebna żadna dodatkowa konfiguracja poza aktywacją użytkowników. Po stronie Microsoft 365 zalecaną opcją jest dodatek Outlook, wdrażany centralnie przez administratora, bez niczego do zainstalowania po stronie pracowników. Działa na Outlooku dla Windows, Mac, w wersji webowej i mobilnej. Agent, instalowany na każdym stanowisku osobno, pozostaje alternatywą, gdy dodatku nie można użyć.
Przed podjęciem decyzji sprawdź wymagania wstępne dodatku Signitic dla Outlooka. Dodatek wymaga katalogu Microsoft 365 połączonego z Signitic oraz Outlooka dostarczanego z subskrypcją Microsoft 365, w aktualnej wersji zarówno na Windows, jak i na Mac. Stanowiska niespełniające tych warunków przejdą przez agenta. Instalacja odbywa się z poziomu Signitic przez administratora Microsoft 365 posiadającego rolę Administratora Globalnego, nigdy przez samych użytkowników. Procedura wdrożenia dodatku Outlook opisuje każdy krok. Dla agenta skorzystaj z przewodników instalacji na Windows Outlook i na Outlook macOS. Podejmij tę decyzję przed utworzeniem grupy pilotażowej, ponieważ to właśnie ją pilotaż wystawi na próbę.
Etap 3: utworzenie grupy pilotażowej podpisów e-mail
Grupa pilotażowa to niewielki zespół pracowników, którzy otrzymują nowe podpisy przed wszystkimi pozostałymi. Jej rolą jest ujawnienie problemów, dopóki dotyczą jeszcze tylko garstki osób.
Skład grupy pilotażowej liczy się bardziej niż jej wielkość
Dobra grupa pilotażowa jest na tyle mała, by każda informacja zwrotna mogła być śledzona indywidualnie, i na tyle zróżnicowana, by objąć wszystkie Wasze konfiguracje. Osoby z tego samego działu, wszystkie korzystające z Outlooka na Windows, nauczą Cię prawie niczego. Kilka dobrze dobranych profili nauczy Cię znacznie więcej.
Jakie profile uwzględnić w pilotażu, aby objąć wszystkie przypadki wyświetlania?
Buduj grupę pilotażową na podstawie konfiguracji, a nie schematu organizacyjnego. Celem jest, aby każda kombinacja klienta poczty, urządzenia i danych występująca w firmie była reprezentowana co najmniej raz.
- Po jednym użytkowniku na każdego klienta poczty i system: Outlook Windows, Outlook Mac, Outlook Web, Gmail, jeśli masz środowisko mieszane, oraz co najmniej jedna osoba, która dużo pisze z telefonu.
- Profile z nietypowymi danymi: imię i nazwisko złożone lub z polskimi znakami, bardzo długie stanowisko, osoba bez telefonu stacjonarnego, niedawno zatrudniona osoba, której karta w katalogu jest niekompletna.
- Profile eksponowane: handlowiec piszący do klientów cały dzień oraz osoba z zarządu. Ich opinia waży na przyjęciu zmiany, a ich e-maile są tymi, które na zewnątrz widać najczęściej.
Dodaj samego administratora IT oraz osobę z Marketingu, która zaprojektowała szablony. Zauważą detale, których inni nie zgłoszą.
W Microsoft 365 wdrożenie dodatku pozwala celować w konkretnych użytkowników lub grupy — to zalecana opcja na etapie testów. Utwórz grupę dedykowaną pilotażowi i wdróż dodatek tylko na tę grupę. Licz się z tym, że dodatek może pojawić się w Outlooku nawet po 72 godzinach. Zainstaluj go więc co najmniej trzy dni przed datą startu pilotażu.
Uprzedź uczestników pilotażu, co ich czeka i czego od nich oczekujesz: wysyłania prawdziwych e-maili, odpowiadania w istniejących wątkach, przekazywania wiadomości dalej i zgłaszania wszystkiego, co wydaje się nieprawidłowe, nawet drobnego. Pilotaż, o którym nikt nie mówi, rzadko oznacza pilotaż bez problemów. Najczęściej oznacza, że nikt się nie przyjrzał.
Etap 4: ustalenie kryteriów sukcesu pilotażu przed jego uruchomieniem
Kryteria sukcesu ustala się przed pilotażem, na piśmie. Jeśli zdefiniujesz je później, będziesz skłonny zatwierdzać to, co widzisz, zamiast sprawdzać to, co się liczy.
Kontrole wyświetlania i danych do zatwierdzenia
Każdy uczestnik pilotażu powinien móc odhaczyć krótką, sprawdzalną listę. Oto ta, którą polecamy:
- Podpis wyświetla się w nowej wiadomości, odpowiedzi i przekazaniu dalej, zgodnie z regułami wybranymi dla każdego z tych przypadków.
- Żaden stary lokalny podpis nie dodaje się do nowego.
- Imię, nazwisko, stanowisko i numer telefonu odpowiadają dokładnie danym z katalogu, łącznie z pustymi polami.
- Logo i baner wyświetlają się u odbiorcy, także w innym kliencie poczty niż ten, z którego wysłano wiadomość.
- Każdy link w podpisie prowadzi na właściwą stronę.
- Zmiana wprowadzona w katalogu w trakcie pilotażu pojawia się w podpisie po kolejnej synchronizacji.
Punkt 4 jest tym, o którym zapomina się najczęściej. Idealny podpis w Outlooku może stracić obraz u odbiorcy korzystającego z Gmaila lub z klienta poczty, który domyślnie blokuje obrazy. Wyślij testowe wiadomości na zewnętrzne adresy, które kontrolujesz, w co najmniej dwóch różnych skrzynkach pocztowych. Sprawdź przy okazji, czy obrazy są hostowane online, a nie dołączone do wiadomości, i czy mają tekst alternatywny. Jeśli obraz zostanie zablokowany, odbiorca przeczyta przynajmniej nazwę firmy.
Punkt 6 sprawdza samą automatyzację. Zmień stanowisko jednego z uczestników pilotażu w katalogu, poczekaj na synchronizację (w Microsoft 365 odbywa się codziennie) i zweryfikuj wynik. Jeśli nie zadziała podczas pilotażu, nie zadziała też dla pozostałych 200 osób.
Kiedy zamknąć pilotaż podpisów?
Pilotaż powinien dać każdemu uczestnikowi czas na wysłanie e-maili w różnych sytuacjach, otrzymanie odpowiedzi z zewnątrz i zaobserwowanie przynajmniej jednego cyklu synchronizacji. Zbyt krótki pomija rzadkie przypadki, jak e-mail wysłany z telefonu w podróży. Zbyt długi sprawia, że uwaga spada, a informacje zwrotne się kończą. Ustal datę zakończenia, moment przeglądu z osobą odpowiedzialną za wdrożenie i prostą zasadę: pilotaż jest zatwierdzony, gdy spełnione są wszystkie kryteria, a nie wtedy, gdy nadchodzi ustalona data.
Etap 5: przygotowanie planu awaryjnego, zanim będzie potrzebny
Plan awaryjny, czyli rollback, opisuje, jak wrócić do stabilnej sytuacji, jeśli wdrożenie sprawia problemy. Przygotowuje się go przed przełączeniem, ponieważ w momencie, gdy staje się potrzebny, nikt nie ma już czasu go opracować.
Większość wdrożeń podpisów nigdy go nie potrzebuje. Właśnie dlatego warto go spisać. Bez planu awaryjnego zespoły albo wahają się z uruchomieniem, albo uruchamiają i improwizują przy pierwszym incydencie.
Co warto zachować przed przełączeniem
Zanim dotkniesz istniejących podpisów, zachowaj ślad tego, co jest obecnie. W większości przypadków wystarczy zrzut ekranu aktualnego podpisu dla każdego typowego profilu. Dla stanowisk kierowniczych lub profili wrażliwych zachowaj kod HTML lokalnego podpisu. Zanotuj też wyjściową konfigurację konektora: zastosowane filtry, uwzględnione grupy lub jednostki organizacyjne, wybrany sposób wdrażania.
Nie usuwaj starych lokalnych podpisów, dopóki nowy nie zostanie zatwierdzony na danym stanowisku. Poproś raczej pracowników o ich wyłączenie — dzięki temu łatwo je odnaleźć w razie potrzeby.
Trzy poziomy wycofania do przewidzenia
Dobry plan rollbacku rozróżnia trzy poziomy, od najbardziej punktowego po najszerszy. Poziom indywidualny dotyczy jednego pracownika, którego podpis sprawia problem, na przykład z powodu błędnych danych lub nietypowego klienta poczty. Rozwiązuje się go, poprawiając dane u źródła w katalogu lub rozwiązując dany przypadek osobno, bez dotykania reszty wdrożenia.
Poziom grupowy dotyczy wszystkich użytkowników tej samej konfiguracji, typowo wszystkich stanowisk Outlook Mac albo całego działu przypisanego do złego szablonu. Zamraża się wtedy kolejne fale na czas naprawy, a następnie sprawdza poprawkę na uczestniku pilotażu, który dzieli tę samą konfigurację, zanim wznowi się wdrożenie.
Poziom globalny uruchamia się tylko w przypadku problemu dotykającego wszystkich, jak podpis wyświetlający się podwójnie w całej firmie. Zatrzymuje się wtedy wdrożenie w punkcie, w którym się znajduje, analizuje przyczynę z opiekunem po stronie Signitic i wraca do pilotażu po zatwierdzeniu poprawki.
Dla każdego poziomu zapisz, kto decyduje, kto działa i jaka wiadomość zostanie wysłana do zainteresowanych osób. Wystarczą trzy linijki na poziom. Najważniejsze, by decyzja nie zależała od osoby będącej akurat na urlopie.
Etap 6: wdrażanie falami i wspieranie pracowników
Po zatwierdzeniu pilotażu ogólne wdrożenie odbywa się kolejnymi falami, a nie jednorazowo. Każda fala to okazja, by sprawdzić, czy to, co działało w grupie pilotażowej, działa też w większej skali.
W jakiej kolejności wdrażać podpisy po pilotażu?
Liczba fal zależy od wielkości zespołu i zróżnicowania parku sprzętowego. Mała, jednorodna struktura może przełączyć się jednorazowo po pilotażu, większa firma ma interes w podzieleniu procesu. W Microsoft 365 każda fala sprowadza się do dodania grupy do celu dodatku. Opóźnienie propagacji sięgające 72 godzin dotyczy każdej fali, więc dopasuj datę ogłoszoną pracownikom do tego opóźnienia, a nie do dnia, w którym klikasz.
Zacznij od zespołów, których konfiguracja jest najbliższa tej z pilotażu, a przypadki szczególne zostaw na koniec: oddalona lokalizacja, spółka zależna na innej poczcie, wspólne skrzynki. Zespoły sprzedażowe mogą przejść wcześnie, jeśli ich konfiguracja była dobrze pokryta przez pilotaż. Ich e-maile są najczęściej czytane na zewnątrz, to tam porządny podpis zauważa się najszybciej.
Unikaj dni przed targami, końców kwartału i tygodni premier. Nikt nie chce odkryć problemu z podpisem w dniu, gdy handlowiec wysyła czterdzieści ofert.
Wiadomość do pracowników: co powinna zawierać
Wiadomość wysyłana przed każdą falą w dużej mierze decyduje o sukcesie. Powinna zmieścić się w kilku linijkach i przekazać trzy rzeczy: co się zmienia i od kiedy, co pracownik ma zrobić (zwykle: wyłączyć swój lokalny podpis) oraz do kogo zwrócić się w razie problemu.
Wyjaśnij też, co każdy na tym zyskuje: zawsze aktualny podpis, bez konieczności poprawiania go przy zmianie stanowiska czy numeru. Ten argument liczy się zwłaszcza dla tych, którzy zadbali o własny podpis i obawiają się, że go stracą.
Kiedy uznać wdrożenie za zakończone?
Wdrożenie jest zakończone, gdy podpisy są aktywne i zgodne u zdecydowanej większości użytkowników, a ostatnie przypadki są zidentyfikowane wraz z planem ich rozwiązania.
Czekanie, aż każde konto będzie gotowe, zanim ogłosi się zakończenie przełączenia, nie ma sensu. Ostatnie przypadki to zwykle konta szczególne, osoby nieobecne lub konfiguracje wymagające indywidualnego podejścia. Rozwiązywanie ich jedno po drugim, już po przełączeniu, kosztuje mniej niż czekanie, aż wszystkie będą gotowe do startu. Po dokonaniu przełączenia dalsze utrzymanie staje się rutyną. Każde zatrudnienie czy zmiana stanowiska aktualizuje podpis za pośrednictwem katalogu, a Marketing planuje swoje kampanie banerowe, kierowane do konkretnych zespołów lub działów, bez konieczności angażowania IT. To właśnie wyjaśnia zmniejszenie o 90% liczby zgłoszeń związanych z podpisami, które obserwujemy u naszych klientów.
Wdrożenie podpisów e-mail: pełna checklista
Ta checklista ujmuje cały plan w formie gotowej do bezpośredniego użycia. Każdy wiersz ma osobę odpowiedzialną i kryterium zatwierdzenia, dzięki czemu nikt nie musi zgadywać, czy dany etap jest zakończony.
Wklej ją do swojego narzędzia do zarządzania projektami lub powiel dla każdej spółki zależnej.
Krótki plan, przełączenie bez niespodzianek
W tej grupie firm to rzadko połączenie techniczne sprawia, że wdrożenie podpisów się nie udaje. Problemem jest przełączenie uruchomione bez pilotażu, stary podpis, o którego wyłączeniu nikt nie pomyślał, albo problem odkryty w piątkowy wieczór bez planu powrotu do poprzedniego stanu.
Wyznaczona osoba odpowiedzialna, grupa pilotażowa odzwierciedlająca Wasz park sprzętowy, kryteria spisane z wyprzedzeniem i trzy poziomy wycofania. Dzięki temu przestawiasz cały zespół na scentralizowane podpisy tak, że klienci zauważają jedynie bardziej schludny podpis. Aby pogłębić temat automatyzacji po stronie IT, nasza strona poświęcona automatyzacji wdrażania podpisów e-mail opisuje szczegółowo synchronizację z katalogiem i podział ról między IT a Marketingiem. Kwestie zgodności, w tym nasz certyfikat ISO 27001, są omówione na naszej stronie bezpieczeństwa.
Przygotowujesz wdrożenie i chcesz skonsultować swój plan z naszym zespołem? Zarezerwuj demo Signitic: wspólnie przyjrzymy się Waszej konfiguracji Microsoft 365 lub Google Workspace oraz sposobowi złożenia grupy pilotażowej.
