Komunikacja wewnętrzna obejmuje wszystkie działania komunikacyjne prowadzone w firmie z myślą o jej pracownikach. Skoro 74% pracowników uważa za szkodliwe to, że umyka im informacje i aktualności z życia firmy, trzeba temu zaradzić, wdrażając konkretną strategię: plan komunikacji wewnętrznej. To kluczowe działanie, które pozwala przekazać wszystkim pracownikom wartości i strategiczne wyzwania firmy, staje się łatwiejsze dzięki wykorzystaniu komunikacji wielokanałowej!
Aby plan komunikacji wewnętrznej był skuteczny, jego tworzenie przebiega przez różne etapy, które określają poszczególne cele do osiągnięcia oraz środki potrzebne do ich realizacji.
Dowiedz się, jak stworzyć plan komunikacji wewnętrznej z Signitic!
Czym jest plan komunikacji wewnętrznej?
Definicja i przykład planu komunikacji wewnętrznej
Stworzenie planu komunikacji wewnętrznej polega na określeniu poszczególnych działań i operacji, jakie zostaną wdrożone wśród pracowników firmy w danym okresie. Celem tej strategii jest ułatwienie dostępu do informacji, większe zaangażowanie pracowników oraz przybliżenie im strategicznych wartości firmy.
W formie szczegółowego dokumentu plan komunikacji wewnętrznej jest zazwyczaj prowadzony przez dział kadr lub menedżerów.
Przykłady narzędzi do planu komunikacji wewnętrznej
Skuteczna strategia opiera się przede wszystkim na wykorzystaniu różnych narzędzi komunikacji wewnętrznej zwiększających widoczność firmy, takich jak:
- newsletter;
- wewnętrzna sieć społecznościowa firmy;
- komunikator błyskawiczny;
- intranet;
- e-mail;
- wydarzenie integracyjne;
- gazetka wewnętrzna;
- spotkanie;
- tablica ogłoszeń.
Dlaczego plan komunikacji wewnętrznej jest tak ważny?
Zapewnić lepszy dostęp do informacji
Opracowanie planu komunikacji wewnętrznej jest niezbędne, aby usprawnić dostęp do informacji w firmie: intranet ułatwia na przykład wymianę informacji między pracownikami a menedżerami. Dzięki dobrej komunikacji wewnętrznej każdy może łatwo być na bieżąco z aktualnościami firmy w czasie rzeczywistym.
W czasie kryzysu narzędzia komunikacji wewnętrznej są szczególnie skuteczne: pozwalają przekazać pilne komunikaty w ciągu kilku sekund, aby jak najszybciej znaleźć rozwiązanie! Dzięki dobrze opracowanemu planowi komunikacji wewnętrznej każda informacja jest jasna i trafia do właściwej osoby: celem tej strategii jest więc uniknięcie nadmiaru niepotrzebnych wiadomości.
Wzmocnić kulturę firmy i zaangażowanie pracowników
Dzięki skutecznym narzędziom komunikacji wewnętrznej masz okazję przypomnieć pracownikom o wartościach Twojej firmy. Dlatego konieczne jest dobrze przemyśleć przekaz, który chcesz im przekazać, oraz odpowiednie do tego narzędzia.
Aby utożsamiać się z wizerunkiem marki, pracownicy muszą przede wszystkim dobrze znać działanie i tożsamość swojej firmy. Dobry plan komunikacji pozwala w tym sensie zwiększyć zaangażowanie i motywację wszystkich pracowników, łącząc ich wokół wspólnych celów i tej samej kultury firmowej. Dzięki tej strategii wzmacniasz spójność zespołu i poprawiasz swoje wyniki!
Jakie są poszczególne etapy tworzenia planu komunikacji wewnętrznej?
Przeprowadzić analizę obecnej sytuacji
Aby opracować plan komunikacji wewnętrznej, konieczne jest uwzględnienie sposobu, w jaki komunikacja jest obecnie zarządzana w Twojej firmie. Dzięki tej analizie łatwo znajdziesz obszary do poprawy i łatwiej określisz potrzeby w zakresie materiałów, zasobów ludzkich i czasu.
Aby ta strategia jak najlepiej odpowiadała oczekiwaniom pracowników, zdecydowanie zalecane jest przeprowadzenie ankiety!
Określić budżet
Po przeprowadzeniu analizy obecnej sytuacji należy określić konkretny budżet. To etap, którego nie należy lekceważyć, ponieważ wskaże on, jakie działania i operacje będzie można wdrożyć.
Ustalając budżet już na starcie planu komunikacji wewnętrznej, zyskasz lepszy ogląd realizacji przyszłych projektów.
Określić cele
Aby opracować skuteczną strategię, konieczne jest precyzyjne określenie celów do osiągnięcia. Należy uwzględnić różne elementy:
- tematy i zagadnienia, które mają zostać poruszone;
- przekaz , który ma zostać przekazany;
- odbiorców, do których kierujesz komunikat;
- oczekiwane rezultaty po zakończeniu kampanii komunikacyjnej.
Plan komunikacji wewnętrznej z jasno określonymi celami ułatwi podział zadań między poszczególnych uczestników strategii.
Określić narzędzia komunikacji wewnętrznej
Narzędzia komunikacji wewnętrznej muszą być dostosowane do odbiorców, do których kierujesz przekaz w firmie. O ile narzędzia cyfrowe są niezbędne dla wyników Twojej firmy, warto również zadbać o komunikację ustną, organizując spotkania i wydarzenia, które nadadzą Twoim działaniom bardziej ludzki i serdeczny charakter.
Gdy Twój plan komunikacji wewnętrznej jest już wdrożony, ważne jest, aby zmierzyć jego skuteczność wśród pracowników i w razie potrzeby znaleźć nowe obszary do poprawy! W tym celu możesz wdrożyć wskaźniki efektywności zwane KPI (key performance indicator).
Podpis e-mail: skuteczne narzędzie komunikacji wewnętrznej z Signitic!
O ile podpis e-mail jest skutecznym narzędziem komunikacji zewnętrznej, pozwala również zjednoczyć pracowników wokół spójnej, wspólnej tożsamości firmy. Signitic umożliwia w tym celu ujednolicenie podpisów e-mail wszystkich pracowników, aby poprawić komunikację wewnętrzną: wzmocnij poczucie przynależności pracowników wokół wspólnych wartości!
