Czy wiesz, że CNIL definiuje dane osobowe jako „wszelkie informacje dotyczące osoby fizycznej, którą można zidentyfikować bezpośrednio lub pośrednio”? W związku z tym wiadomość e-mail oraz podpis e-mail danej osoby stanowią środki identyfikacji, a zatem można je uznać za dane osobowe, które należy zabezpieczać zgodnie z RODO (ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych). Ponadto badanie IFOP z 2021 roku pokazuje, że 69% Francuzów zwraca szczególną uwagę na przetwarzanie swoich danych osobowych podczas korzystania z Internetu. W 2020 roku CNIL odnotowała aż 2 825 zgłoszeń naruszeń ochrony danych osobowych. Pokazuje to, jak ważne jest, aby firmy właściwie chroniły dane swoich klientów zgodnie z RODO i zapewniały ich o odpowiedzialnym wykorzystywaniu oraz przechowywaniu tych cennych informacji.
Signitic przedstawia wszystkie rozwiązania potrzebne do prowadzenia dobrych kampanii e-mailingowych zgodnych z RODO!
Czym jest RODO?
RODO to ogólne rozporządzenie o ochronie danych, wdrożone we Francji 25 maja 2018 roku w ramach przepisów europejskich. Rozporządzenie to określa zasady zbierania, przechowywania i wykorzystywania danych osobowych, aby chronić użytkowników. Dotyczy więc wszystkich firm i organizacji, które zbierają lub przetwarzają dane osobowe.
Dane osobowe mogą pozwalać na identyfikację bezpośrednią lub pośrednią:
- umożliwiają bezpośrednią identyfikację osoby fizycznej na podstawie nazwiska, imienia, adresu pocztowego lub adresu e-mail;
- umożliwiają pośrednią identyfikację osoby fizycznej na podstawie numeru klienta, numeru telefonu, numeru rejestracyjnego pojazdu, pseudonimu itp.
Jak wdrożyć zasady RODO w wiadomościach e-mail?
Opt-in i opt-out w kampaniach e-mailingowych
Wysyłanie wiadomości e-mail w B to C
Prowadząc kampanię e-mailingową, przed wysłaniem wiadomości musisz uszanować zgodę kontaktów i zapytać ich za pomocą pola wyboru, czy zezwalają na wykorzystanie danych — nazywa się to opt-in. Zgodnie z RODO firmy muszą bowiem uzyskać zgodę danej osoby przed zebraniem i wykorzystaniem jej danych osobowych, na przykład adresu e-mail używanego do celów reklamowych. Zgoda musi być „dobrowolna, konkretna, świadoma i jednoznaczna”, aby spełniała wymogi RODO. Jeśli jednak klient zawarł wcześniej podpisaną umowę handlową albo kupił w przeszłości produkt lub usługę, firma nie musi stosować opt-in, pod warunkiem że wiadomości mają na celu promowanie podobnych produktów.
Ponadto zaleca się zastosowanie podwójnego opt-in w celu upewnienia się, że klient akceptuje wykorzystanie swoich danych osobowych. W tym celu musi kliknąć link wysłany pocztą elektroniczną, aby potwierdzić zgodę. Podwójne opt-in stanowi także dowód, że kontakt rzeczywiście wyraził zgodę, na wypadek kontroli.
Wysyłanie wiadomości e-mail w B to B
Wysyłanie e-maili w komunikacji między profesjonalistami (B to B) nie wymaga stosowania opt-in — firma może zastosować opt-out: jeżeli profesjonalista nie oświadczy wyraźnie, że nie chce na przykład otrzymywać wiadomości e-mail, zgoda nie jest wymagana. Opt-out opiera się na założeniu, że jeśli odbiorca nie mówi „nie”, oznacza to „tak”. Należy jednak wysyłać wiadomości na adres służbowy i dopilnować, aby ich treść była związana z zawodem wykonywanym przez kontakt.
Informowanie o warunkach zbierania i wykorzystywania danych osobowych
Przed wysłaniem kampanii e-mailowej musisz upewnić się, że przekazujesz kontaktom wszystkie informacje dotyczące dostępu do danych osobowych i ich przetwarzania. Klienci muszą mieć do nich łatwy dostęp, na przykład w Twojej witrynie lub przez link w podpisie e-mail, co pozwala właściwie przestrzegać RODO. Informacje powinny przedstawiać ogólny obraz przetwarzania danych, a informacje prawne muszą być jasne, precyzyjne i zwięzłe.
Ponadto należy poinformować klienta o prawie dostępu do jego danych osobowych oraz prawie do ich zmiany, a nawet usunięcia.
{{ban}}
Zapewnienie kontaktom możliwości wypisania się z listy mailingowej
W wiadomości e-mail, niezależnie od tego, czy jest kierowana w modelu B to B, czy B to C, musisz obowiązkowo zamieścić link umożliwiający wypisanie się lub rezygnację z listy mailingowej, aby zachować zgodność z RODO. W przeciwnym razie mogą zostać nałożone sankcje.
Signitic: podpis e-mail zgodny z RODO dla wszystkich pracowników
Aby podpis e-mail był zgodny z RODO, jego dostawca musi przestrzegać tego rozporządzenia, zapewniając poufność i ochronę danych osobowych. W podpisie e-mail mogą bowiem znajdować się: nazwisko, imię, zdjęcie, numer telefonu lub służbowy adres pracownika. Wybierz dostawcę podpisów e-mail zgodnego z RODO, takiego jak Signitic, aby chronić pracowników i zagwarantować skuteczne oraz bezpieczne przetwarzanie ich danych osobowych.
Ponadto w Signitic wszystkie dane śledzące wykorzystywane w banerach podpisów e-mail na potrzeby kampanii e-mailingowych są anonimizowane: nie ma więc możliwości ustalenia, kto kliknął baner, a tym samym dane osobowe nie są wykorzystywane.
