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Saviez-vous qu’à l’échelle nationale, 60% de la population utilise des messageries email ? Selon une étude menée par Radicati Group, un Français enverrait plus de 30 emails chaque jour. Le mail représente en ce sens le moyen de communication le plus utilisé dans le monde professionnel. Cette façon de communiquer est rapide, permet des échanges fluides pour traiter tous types de sujets et peut être adressée à différents destinataires : envoi de mails aux clients ou prospects, demandes d’éléments complémentaires pour le traitement d’un dossier, envoi de rapports à son patron, etc. Certaines règles d’usage régissent cependant l’écriture du mail professionnel et il convient de ne pas les négliger.
Signitic vous accompagne dans l'écriture d’un email professionnel pour des échanges en entreprise cadrés.
Le mail sert à communiquer avec tous types d’interlocuteurs : professionnels, entreprises, clients, collègues, etc. Être en mesure de bien rédiger un mail dans le monde professionnel est essentiel pour démontrer votre sérieux et votre implication dans votre travail. Laisser une faute d’orthographe dans le nom du destinataire, oublier d’ajouter une pièce jointe ou encore rédiger sur un ton trop familier serait préjudiciable pour vous et pour votre entreprise. Par ailleurs, un mail mal rédigé peut également être rédhibitoire pour votre destinataire qui sera alors moins à l’écoute de votre demande.
Ainsi, selon une étude menée par le projet Voltaire en 2021, 77% des employeurs considèrent que les lacunes en orthographe et expression de leurs salariés ont un impact majeur sur la productivité et l’efficacité professionnelle de leurs équipes, toutes fonctions confondues. Une raison de plus pour soigner l’orthographe et la syntaxe de vos mails professionnels !
L’objet d’un mail a une grande importance et doit être rédigé avec soin. Ce sont en effet les premiers mots du mail que le destinataire va lire. L’objet doit ainsi indiquer le sujet avec précision et être concis. Envoyer un mail sans objet ou avec des précisions insuffisantes est une erreur à ne surtout pas commettre : votre email risque de ne pas être ouvert par votre interlocuteur ou de se retrouver dans le dossier des indésirables. De même, l’objet du mail doit être suffisamment clair pour que le destinataire puisse faire un choix éclairé dans l’ordre de traitement de ses mails.
Pour être certain de bien rédiger l’objet de son email, suivez ces quelques règles :
La formule d’appel est une marque de politesse que l’on retrouve au début du mail, qui marque la prise de contact et indique à qui vous vous adressez dans le message. Pour bien rédiger votre formule d’appel, il vous faut d’abord comprendre à qui vous vous adressez. En effet, vous ne pouvez pas utiliser les mêmes formules ou le même ton selon les destinataires. Dans un mail professionnel, il vaut mieux privilégier un excès de politesse que l’inverse, surtout lorsque vous vous adressez à un supérieur.
Pour des formules d’appel avec le ton adéquat écrivez :
La formule d’appel va par conséquent dépendre grandement de la relation que vous entretenez avec votre interlocuteur. Si vous êtes proche d’un collègue, vous pouvez communiquer avec lui de façon moins formelle par exemple.
La hiérarchisation des informations dans le corps du mail est très importante puisque c’est elle qui conditionne la bonne rétention des informations par votre lecteur. Avant de parler de votre requête, vous devez remettre l’objet dans un contexte. Le contexte peut être une simple phrase d’accroche positive, surtout si vous vous apprêtez à aborder un sujet désagréable. Plusieurs techniques peuvent être mises en place pour écrire votre accroche, vous pouvez :
Suite à cette accroche, annoncez votre requête et expliquez quel sera le bénéfice s’il y en a un. La clé pour un corps de texte réussi est de placer l’information principale au début du mail et de poursuivre avec des paragraphes différents pour chaque idée supplémentaire. La structure du texte doit pouvoir mettre rapidement en avant l’information la plus importante auquel l’objet fait référence : on parle alors de pyramide inversée. Cependant, retenez qu’un mail professionnel ne doit pas dépasser plus de quatre paragraphes, au risque d’être trop lourd à lire.
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Pour être compris de tous lors de vos échanges professionnels, nous vous conseillons d’adopter un style d'écriture simple. Évitez les phrases trop longues et les termes trop techniques, sauf si vous êtes assuré que votre lecteur sera en mesure de vous comprendre. Pour une bonne compréhension et lisibilité vous pouvez :
Les fautes d'orthographe, de grammaire ou de syntaxe sont particulièrement dérangeantes dans un mail professionnel. D’une part, votre message sera plus difficilement compréhensible par votre interlocuteur, d'autre part, ces fautes peuvent donner une mauvaise image de votre implication au travail ou même induire un manque de sérieux ou d'intérêt aux yeux du lecteur. Pensez donc à bien vous relire pour éviter les coquilles. Il existe également des correcteurs en ligne pour vous aider à éliminer efficacement les fautes résiduelles dans votre texte.
Avant d’envoyer votre email, il est nécessaire de toujours vérifier les différents éléments qui le composent. Avez-vous ajouté tous les destinataires et les pièces jointes annoncées ? Voulez-vous que les destinataires soient en copie cachée ou simplement en copie ? Vous devez en effet vous assurer de transmettre les bonnes informations aux bonnes personnes dans un souci de confidentialité.
Comme pour la formule d’appel, il est indispensable d’écrire une formule de politesse en fin de mail. Cette formule est une marque de respect qui doit être adaptée à votre interlocuteur. Évitez les tournures de phrases plus légères avec votre supérieur comme vous pourriez le faire avec un ami ou un collègue par exemple. Toutefois si vous craignez d’en faire trop avec des “salutations respectueuses”, misez sur la simplicité : un “cordialement” est tout à fait acceptable.
La signature de votre mail doit permettre à votre lecteur de bien vous identifier et démontre un certain sérieux. Pour ce faire, vous devez indiquer au minimum votre nom, prénom, le poste que vous occupez et votre numéro de téléphone. Toutefois, la signature mail est également un moyen incontournable pour marquer les esprits et pour montrer votre créativité : vous auriez tort de vous en priver ! De nombreux outils peuvent vous aider à personnaliser votre bannière de signature mail.
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Afin de visualiser avec précision à quoi peut ressembler un mail professionnel parfaitement rédigé, découvrez un exemple de mail envoyé à un collègue de travail pour une demande d’informations :
Bonjour Fabien,
Afin de mener à bien la réunion de vendredi prochain avec le client X, un document de présentation doit être établi en amont par mes soins.
Je vous laisse le soin de m’envoyer notre nouvelle plaquette commerciale afin de l'intégrer dans ladite présentation. Mercredi soir au plus tard me conviendrait parfaitement.
Je vous remercie d’avance pour votre retour.
Cordialement,
Fabrice Dupont
Chargé de clientèle
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