Quelles formules de politesse utiliser dans vos mails ?

Nous passons beaucoup de temps à réfléchir au texte de nos e-mails, à l'objet et à la bonne introduction. Mais la conclusion est trop souvent oubliée.

Les phrases de clôture sont courtes, mais efficaces. Elles laissent une impression durable, tant sur les prospects que sur les clients existants. Si vous terminez votre e-mail sur une note positive, votre client potentiel sera plus susceptible de vous répondre. Sinon, votre e-mail laissera un arrière-goût amer.

Terminer une correspondance formelle par un « au revoir » ne mènera certainement à rien. Tout comme exagérer les formalités avec un collègue proche ne mènera à rien.

Car la conclusion parfaite d'un e-mail dépend toujours du destinataire. Mais rassurez-vous, c'est plus simple qu'il n'y paraît :

Nous avons divisé nos formules de clôture préférées en cinq catégories pratiques pour vous :

• Formules de clôture informelles
• Formules de clôture pour la poursuite rapide d'une conversation
• Phrases de remerciement de clôture
• Formules de clôture formelles
• Formules de clôture informelles

Si vous souhaitez augmenter vos taux de réponse, assurez-vous de faire défiler vers le bas et de consulter notre sélection des 37 meilleures lignes de clôture d'e-mails.

4 règles d'or

Avant de commencer, nous aimerions vous familiariser avec quatre règles d’or concernant la clôture des e-mails :

Tenez toujours compte du contexte. C'est de loin l'aspect le plus important pour choisir la bonne conclusion. Assurez-vous qu'elle soit cohérente avec le ton de l'e-mail et qu'elle soit adaptée à la relation que vous entretenez avec le destinataire.

Incluez vos informations personnelles. Surtout dans votre premier e-mail, assurez-vous d'inclure toutes les informations pertinentes : votre nom complet, votre fonction, votre numéro de téléphone et vos informations de réseaux sociaux, si vous le souhaitez.

Ces informations doivent être présentées dans une signature électronique de manière attrayante et professionnelle. Vous pouvez créer une signature manuellement dans Outlook ou Gmail . Cependant, pour les entreprises, il est judicieux d'investir dans un logiciel permettant de gérer toutes les signatures de manière centralisée. Cela réduit les tâches manuelles et garantit la cohérence des signatures dans toute l'entreprise.

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Soyez attentif à la grammaire. Le premier mot (et seulement le premier) de votre formule de politesse doit commencer par une majuscule, et il ne doit absolument pas y avoir de virgule ni de ponctuation après le dernier mot. Toute erreur à ce niveau risque de vous faire paraître négligé et peu professionnel.

Ajoutez de la variété : si vous utilisez la même formule de conclusion à chaque e-mail, vous pourriez avoir l'impression de ne pas y mettre le moindre effort. Soyez créatif. Cela pourrait attirer l'attention de vos destinataires.

Alors passons aux choses sérieuses :

Formules de clôture informelles

Nous commencerons par des phrases de clôture informelles, car l'informalité devient de plus en plus à l'ordre du jour dans la communication par courrier électronique professionnel.

Pour un collègue ou un contact professionnel avec lequel vous avez déjà une relation existante, voici quelques options pour vous :

• Amour/Meilleures salutations - c'est simple mais efficace.
• Meilleurs vœux – un peu plus amical que « Cordialement » et fonctionne dans presque tous les contextes.
• Prends soin de toi/ Les adieux de Mach - une manière agréable et chaleureuse de terminer un e-mail informel à quelqu'un que vous connaissez.
• Passez une bonne journée/passez une bonne semaine/passez un bon week-end - une conclusion positive qui peut terminer votre e-mail avec une petite gentillesse.
• J'espère avoir pu vous aider - c'est une bonne option, mais cela ne fonctionne qu'à la fin d'un e-mail contenant des informations utiles.
• Je vous souhaite un bon début de semaine – avec ce cadeau joyeux, vous êtes sûr de mettre un sourire sur le visage de votre destinataire.
• Merci pour la bonne coopération – car qui ne se soucie pas d’une petite tape dans le dos d’un collègue ?

Formules de clôture pour la poursuite rapide d'une conversation

La conclusion d'un e-mail peut être une excellente occasion d'encourager un dialogue continu avec votre destinataire. Pourquoi ne pas essayer ce qui suit ?

• J'ai hâte de parler davantage avec vous de « x »/d'en apprendre davantage sur « x » bientôt - utiliser une expression aussi spécifique montre que vous êtes vraiment intéressé par ce que l'autre personne a à dire et que vous souhaitez poursuivre le dialogue.
• N'hésitez pas à me contacter si vous souhaitez en discuter autour d'un café ; c'est une excellente façon de témoigner votre intérêt et votre enthousiasme. Cela suggère également d'organiser une réunion d'affaires dans un cadre convivial et informel.
• Nous vous fournirons bientôt plus d’informations, assurez-vous simplement de le faire !
• J'attends de vos nouvelles avec impatience - cela appelle une réponse, mais peut aussi sembler un peu exigeant, cette option doit donc être abordée avec prudence.
• Faites-moi savoir comment les choses se passent – ​​c’est un bon début pour une communication continue et cela montre que vous êtes engagé et prêt à aider.
• À bientôt – une belle formule de clôture informelle, mais à n’utiliser que si vous prévoyez réellement de parler à nouveau bientôt !

Phrases de remerciement de clôture

Selon une étude, les e-mails qui se terminent par une note de remerciement reçoivent un taux de réponse plus élevé que ceux qui n'en contiennent pas.

Alors, montrez votre gratitude quand cela vous semble approprié. Voici comment :

• Merci beaucoup - un choix judicieux qui démontre de la gratitude sans paraître exagéré.
• Merci d'avance - c'est une bonne option pour augmenter les taux de réponse, mais assurez-vous que cela ne soit pas perçu comme insistant.
• Merci / Merci à vous / Merci – un classique. « Merci » est évidemment plus familier, alors utilisez la formule la plus pertinente dans le contexte.
• Merci / Merci ! / Vous ! - Ajouter un point d'exclamation peut transmettre de l'enthousiasme, mais veillez à ne pas paraître sarcastique ou forcé.
• Merci beaucoup - cela démontre une réelle gratitude envers quelqu'un qui a fait tout son possible pour vous aider.
• « Merci encore » est une belle façon de terminer un e-mail de remerciement, mais trop de gratitude risque également de paraître inauthentique.
• Merci pour votre attention – cela peut être un bon moyen de montrer que vous appréciez l’intérêt de quelqu’un pour vous et/ou ce que vous avez à offrir.
• Nous/J'apprécie beaucoup « x » – cela ajoute une touche de formalité. Une bonne façon de conclure un e-mail professionnel formel pour exprimer sa gratitude.
• Nous vous sommes / Je vous suis redevable - de ce qui précède, avec une dose supplémentaire de formalité.

Formules de clôture formelles des e-mails

Il est souvent judicieux d'opter pour une formule formelle. Après tout, il ne faut pas offenser qui que ce soit en utilisant une formule de clôture simple et désinvolte dans un contexte inapproprié.

Si vous envoyez un e-mail à un nouveau client/contact pour la première fois, ou pour une correspondance continue avec des personnes que vous ne connaissez pas très bien, nous vous recommandons les options suivantes :

• Cordialement, il n'y a aucun "facteur wow" du tout, mais vous ne pouvez pas vous tromper avec.
• Cordialement - toujours agréable et formel, mais plus convivial que « Cordialement ».
• Sincèrement – ​​la forme la plus courante. Un peu plus amicale et un peu plus formelle.
• Cordialement, c'est un bel adieu, surtout après un e-mail de remerciement.
• Nous vous souhaitons le meilleur ! Un choix judicieux. Elle est à la fois sympathique et professionnelle.
• Sincèrement, Votre (Votre Nom) - Très formel et un peu rigide, alors gardez ceci pour un e-mail formel à un nouveau contact professionnel.
• Sincèrement - un peu moins formel, mais toujours élégant.
• Sincèrement - très formel et implique un grand respect pour votre destinataire, alors ne choisissez cette option que si vous pensez vraiment qu'elle est appropriée.

Formules de clôture informelles

Comme nous l'avons mentionné précédemment, les courriels informels gagnent en popularité. Plus nous envoyons et lisons des courriels sur nos téléphones, plus la frontière entre SMS et courriel s'estompe.

Attention toutefois : les formules suivantes doivent être utilisées avec prudence. Certaines personnes pourraient les trouver inappropriées ; assurez-vous donc qu'elles correspondent au ton de votre correspondance avant de les utiliser.

• Votre nom - Ne mettez votre nom à la fin de l'e-mail que si vous avez déjà établi une relation avec le destinataire.
• Vos initiales - comme ci-dessus ; utilisez cette option uniquement si vous êtes en contact régulier.
• Passez une bonne journée/passez une bonne journée - Vous pouvez également modifier la formule dans des cas spécifiques, comme par exemple « Passez de bonnes vacances ».
• Je te souhaite/leur souhaite quelque chose - très décontracté, donc à utiliser uniquement si vous connaissez suffisamment bien la personne.
• Nous nous entendrons mutuellement/nous resterons en contact - cela encourage l'engagement, mais est plus pertinent lorsque quelque chose arrive bientôt ou que des informations intéressantes sont attendues.

Formules de fermeture à éviter

Nous considérons les trois phrases de clôture d'e-mail suivantes comme les plus ennuyeuses, alors utilisez-les avec parcimonie (ou évitez-les complètement) :

• Creusez - gardez ceci pour le pub.
• Au revoir - c'est probablement plus le domaine d'Oliver Geissen.
• Attendez / Gardez la tête haute – gardez cela pour vos enfants ou vos amis proches et votre famille.

Pendant que nous y sommes, vous devriez également absolument éviter les éléments suivants :

• nous/je reste… - cela semble trop usé et dépassé.
• Ciao – un peu trop « cool ».
• Cordialement, pas d'abréviations ! Les formules de conclusion doivent être écrites en toutes lettres !
• Pas de conclusion du tout : cela peut donner à votre e-mail  une apparence impersonnelle et négligée. Ajoutez toujours une conclusion, même courte !

Et maintenant notre dernier mot : à la prochaine !

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