Come inviare file di grandi dimensioni con Outlook?

Nel mondo professionale, così come nella sfera privata, l’invio di email è oggi imprescindibile: in Italia vengono inviati 990 milioni email al giorno, pari a una media di 30 email quotidiane per utente.

Strumento ormai imprescindibile e indubbiamente pratico, l’email presenta però un limite: la dimensione dei file. Quante volte hai provato, senza successo, a inviare file troppo pesanti via posta elettronica? Se Outlook non consente l’invio di allegati superiori a 20 MB, grazie ad alcune tecniche è comunque possibile aggirare questo limite.

Signitic ti svela tutti i trucchi per inviare file di grandi dimensioni tramite la posta di Microsoft Outlook. Diventa un vero esperto di email grazie alla nostra guida completa!

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Qual è il limite di dimensione dei file inviati con Outlook?

Stai cercando di inviare via email una presentazione, un video promozionale o un documento PDF ai membri del tuo team, ma al momento dell’invio compare un messaggio di errore?

Infatti, la dimensione degli allegati è spesso limitata dai servizi di posta elettronica. Questo limite non è casuale: serve a impedire che il tuo computer o smartphone provi a caricare continuamente allegati troppo pesanti, superando i limiti stabiliti dai fornitori di servizi Internet.

Su Outlook, la dimensione massima complessiva dei file allegati è di 20 MB. Per gli account Exchange (email professionali), invece, il limite è di 10 MB.

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Come aumentare il limite per l’invio di file di grandi dimensioni?

Come utente Outlook, non puoi modificare direttamente il limite di dimensione degli allegati. Tuttavia, esistono diverse strategie per aggirare questo limite, ad esempio comprimendo il file o utilizzando un servizio cloud.

Prima di condividere file voluminosi, assicurati di:

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• Conoscere il limite di dimensione degli allegati imposto da Outlook per pianificare l’invio in anticipo;
• Eliminare eventuali testi o immagini superflue contenute nell’email, così da ridurne il peso complessivo;
• Informare i destinatari dell’invio di allegati di grandi dimensioni, in modo che possano prepararsi a un eventuale ritardo dovuto al download;
• Inviare file pesanti solo se realmente pertinenti;
• Verificare con i destinatari che dispongano di spazio di archiviazione sufficiente per ricevere il tuo file.

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Come ottimizzare l’invio di file di grandi dimensioni su Outlook?

Configurare OneDrive per l’invio di file più pesanti

Invece di allegare direttamente un file voluminoso alla tua email, puoi utilizzare un servizio di condivisione file o di cloud come OneDrive. Con questo strumento, il limite dei 20 MB non sarà più un problema! Non solo OneDrive ti permette di superare la soglia di dimensione, ma facilita anche l’accesso sicuro ai tuoi file mantenendo al tempo stesso una traccia centralizzata di tutti i tuoi invii.

Una volta archiviato il file nel cloud, il destinatario potrà scaricarlo tramite il link condiviso nell’email. Ecco come fare:

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• Passaggio 1: seleziona il file da inviare da OneDrive. Scrivi un nuovo messaggio in Outlook e clicca sull’icona dell’allegato per inserire un file. Seleziona “Carica e condividi” e scegli il file che desideri inviare;
• Passaggio 2: allega il file come link. Dopo averlo salvato su OneDrive, puoi selezionare l’opzione “Inserisci come link”. In questo modo, il file non sarà più un allegato, ma il destinatario riceverà un link che lo rimanderà direttamente al documento su OneDrive. Così supererai il limite senza appesantire la sua casella di posta;
• Passaggio 3: invia la tua email. Una volta inserito il link, non ti resta che scrivere il contenuto del messaggio e inviarlo. Il destinatario potrà scaricare l’allegato direttamente da OneDrive.

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Compressione degli allegati prima dell’invio

Un’altra tecnica consiste nel comprimere, o zippare, il file: in questo modo la sua dimensione si ridurrà fino a rientrare nei limiti degli allegati di Outlook.

Se utilizzi Windows, digita “Esplora file” nella barra di ricerca, poi seleziona il file da comprimere. Ti basterà fare clic destro su di esso, passare il cursore su “Invia a” e infine cliccare su “Cartella compressa”.

Se utilizzi Mac, fai clic sul file che desideri comprimere tenendo premuto il tasto Control, quindi scegli “Comprimi” dal menu contestuale.

Attenzione: questa tecnica funziona solo se il file che devi inviare supera di poco il limite di dimensione degli allegati.

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Vai oltre con Outlook per la comunicazione aziendale

Integrare una firma personalizzata per le comunicazioni esterne

Sapevi che puoi anche aggiungere una firma personalizzata su Outlook? Vero e proprio biglietto da visita digitale, consente ai tuoi interlocutori di identificarti a colpo d’occhio. Per farlo:

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• Dalla barra degli strumenti della tua casella Outlook, clicca su “Nuova email”;
• Vai su “Messaggio” > “Firma” > “Firme”;
• Sotto il pulsante “Firma da modificare”, clicca su “Nuovo”;
• Dai un nome alla tua nuova firma;
• Crea la tua firma e personalizzane la formattazione;
• Aggiungi un’immagine, un link a un social network, il tuo logo, un pulsante CTA (Call To Action) che rimandi a un modulo di contatto o anche un banner;
• Scegli l’opzione desiderata in “Scegli una firma predefinita”.

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Padroneggiare le principali funzionalità di Outlook

Tra le principali funzionalità di Outlook troviamo:

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• La gestione delle email (smistamento automatico, segnalazione delle email importanti, promemoria automatici, ecc.);
• Il calendario. Puoi pianificare riunioni, appuntamenti ed eventi, impostare promemoria e condividere link con i tuoi invitati;
• L’integrazione con altre applicazioni. Outlook si integra con tutti gli strumenti che utilizzi quotidianamente;
• L’ottimizzazione delle ricerche. Clicca sulla lente nella barra degli strumenti e accedi al motore di ricerca per ritrovare tutte le email di cui hai bisogno;
• Disponibilità e assenze. Quando fissano un appuntamento con te, i tuoi collaboratori e clienti possono vedere le tue disponibilità.

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