Wie kann ich große Dateien über Outlook versenden?

In der Arbeitswelt ebenso wie im privaten Bereich ist das Versenden von E-Mails heute unverzichtbar: Allein in Frankreich werden täglich rund 1,4 Milliarden E-Mails verschickt – das entspricht im Schnitt 33 E-Mails pro Person und Tag.

E-Mails sind ein praktisches Kommunikationsmittel – doch sie haben eine technische Grenze: das Dateivolumen.
Wie oft haben Sie schon vergeblich versucht, eine große Datei per E-Mail zu senden?

Microsoft Outlook erlaubt den Versand von Anhängen mit einer Größe von maximal 20 MB. Doch keine Sorge: Mit den richtigen Methoden lässt sich dieses Limit leicht umgehen.

Signitic zeigt Ihnen in diesem umfassenden Leitfaden, wie Sie große Dateien problemlos per Outlook versenden – ganz ohne Fehlermeldungen oder verlorene Anhänge. Werden Sie jetzt zum Outlook-Profi!

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Was ist die Größenbeschränkung für Anhänge in Outlook?

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Sie möchten eine Präsentation, ein Video oder ein umfangreiches PDF-Dokument an Ihr Team senden – doch plötzlich erscheint eine Fehlermeldung beim Senden? In den meisten Fällen liegt das Problem an der Größenbeschränkung für Anhänge, die von E-Mail-Diensten wie Outlook vorgegeben wird.

Diese Beschränkung ist nicht willkürlich: Sie soll verhindern, dass zu große Dateien beim Versand Ihre Internetverbindung überlasten oder von Mailservern blockiert werden.

Die Dateigrößenlimits in Outlook im Überblick:

• Für normale Outlook-Konten: max. 20 MB pro E-Mail (gesamt, inkl. Anhänge)
• Für Exchange-Konten oder professionelle E-Mail-Adressen: max. 10 MB

Wenn Sie regelmäßig größere Dateien versenden müssen, empfiehlt es sich, auf alternative Übertragungsmethoden wie OneDrive oder Dateifreigabe-Links zurückzugreifen.

Wie kann ich das Limit für das Senden großer Dateien in Outlook erhöhen?

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Als Outlook-Nutzer können Sie das systemseitige Größenlimit für Anhänge nicht direkt erhöhen. Es gibt jedoch verschiedene Strategien, um das Limit zu umgehen – etwa durch Dateikomprimierung oder die Nutzung von Cloud-Diensten wie OneDrive.

Bevor Sie große Dateien per Outlook versenden, beachten Sie bitte folgende Hinweise:

• Informieren Sie sich über das Größenlimit von Anhängen in Outlook, damit Sie Ihren Versand besser planen können (i. d. R. 20 MB, bei Geschäftskonten 10 MB).
• Reduzieren Sie das Datenvolumen, indem Sie überflüssige Texte, Bilder oder eingebettete Grafiken aus der E-Mail entfernen.
• Komprimieren Sie Ihre Datei (z. B. als .zip), um die Gesamtgröße zu verringern.
• Nutzen Sie Cloud-Lösungen (z. B. OneDrive) und versenden Sie statt des Anhangs einen Download-Link.
• Informieren Sie Ihre Empfänger, wenn eine große Datei folgt – so können sie mit längeren Ladezeiten oder Speicherbedarf rechnen.
• Stellen Sie sicher, dass Ihre Empfänger über ausreichend Speicherplatz verfügen, um die Datei zu empfangen.

Mit diesen Maßnahmen umgehen Sie die Beschränkungen elegant – und stellen sicher, dass Ihre Datei sicher und zuverlässig beim Empfänger ankommt.

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Wie optimiere ich den Versand großer Dateien in Outlook?

OneDrive nutzen, um große Dateien zu versenden

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Anstatt eine große Datei direkt an Ihre E-Mail anzuhängen, empfiehlt es sich, einen Cloud-Dienst wie OneDrive zu nutzen. Damit umgehen Sie nicht nur das 20-MB-Limit von Outlook, sondern ermöglichen auch einen sicheren und strukturierten Zugriff auf Ihre Inhalte – ganz ohne das Postfach Ihres Empfängers zu überlasten.

Mit OneDrive profitieren Sie von:

• Mehr Dateigröße als bei klassischen Anhängen
• Zentraler Verwaltung Ihrer freigegebenen Dokumente
• Datenschutz und Nachverfolgbarkeit des Dateizugriffs

So funktioniert’s – Schritt für Schritt:

Schritt 1:
Wählen Sie die Datei, die Sie über OneDrive senden möchten.
Verfassen Sie eine neue E-Mail in Outlook und klicken Sie auf das Büroklammer-Symbol.
Wählen Sie anschließend „Hochladen und teilen“, um die Datei in OneDrive zu speichern.

Schritt 2:
Fügen Sie die Datei als freigegebenen Link ein.
Sobald die Datei hochgeladen ist, können Sie die Option „Als Link einfügen“ wählen.
Ihr Empfänger erhält dann einen direkten Download-Link zu OneDrive – ganz ohne Anhang.

Schritt 3:
Schreiben Sie Ihre E-Mail wie gewohnt und klicken Sie auf „Senden“.
Der Empfänger kann die Datei anschließend direkt über den Link abrufen und herunterladen.

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Komprimieren Sie Ihre Anhänge vor dem Senden

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Eine weitere Möglichkeit, große Dateien mit Outlook zu versenden, ist das Komprimieren – auch bekannt als das Erstellen eines ZIP-Archivs. Durch die Komprimierung wird die Dateigröße reduziert, sodass sie möglicherweise unterhalb der von Outlook erlaubten Grenze liegt.

So funktioniert das Komprimieren je nach Betriebssystem:

Unter Windows:

1. Öffnen Sie den Datei-Explorer und suchen Sie die Datei, die Sie verschicken möchten.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei.
3. Wählen Sie „Senden an“ > „ZIP-komprimierter Ordner“.
4. Es wird automatisch eine komprimierte ZIP-Datei erstellt, die Sie nun Ihrer E-Mail anhängen können.

Unter macOS:

1. Klicken Sie mit gedrückter ctrl-Taste auf die gewünschte Datei.
2. Wählen Sie im Kontextmenü „Komprimieren“.
3. macOS erstellt automatisch eine ZIP-Datei am selben Speicherort.

Hinweis:

Diese Methode eignet sich besonders dann, wenn Ihre Datei das Outlook-Limit nur leicht überschreitet. Bei sehr großen Dateien (> 25–30 MB) empfiehlt sich stattdessen die Nutzung von Cloud-Diensten wie OneDrive.

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Gehen Sie mit Outlook in Ihrer Geschäftskommunikation einen Schritt weiter

Integrieren Sie eine personalisierte Signatur für Ihre externe Kommunikation

Wussten Sie, dass Sie in Outlook ganz einfach eine individuelle E-Mail-Signatur einrichten können?
Eine gut gestaltete Signatur wirkt wie eine digitale Visitenkarte – sie stärkt Ihre Markenidentität und erleichtert es Ihren Kontakten, Sie auf einen Blick zu erkennen.

So erstellen Sie Ihre personalisierte Outlook-Signatur:

1. Klicken Sie in Outlook auf „Neue E-Mail“ in der Symbolleiste.
2. Gehen Sie zu „Nachricht“ > „Signatur“ > „Signaturen“.
3. Klicken Sie auf „Neu“, um eine neue Signatur anzulegen.
4. Vergeben Sie einen Namen für die Signatur.
5. Gestalten Sie Ihre Signatur individuell – fügen Sie z. B. hinzu:
   – Ihren Namen und Ihre Position
   – Firmenlogo
   – Links zu sozialen Netzwerken
   – einen Call-to-Action (z. B. Button oder Banner)
6. Wählen Sie unter „Standardsignatur auswählen“, ob die Signatur für neue Nachrichten, Antworten oder Weiterleitungen automatisch verwendet werden soll.

Tipp:

Für eine professionelle und einheitliche Darstellung im gesamten Unternehmen empfiehlt sich der Einsatz von Signitic – damit können Sie die Signaturen aller Mitarbeiter zentral verwalten und gestalten.

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Beherrschen Sie die Hauptfunktionen von Outlook

Outlook ist mehr als nur ein E-Mail-Dienst – es ist ein umfassendes Tool zur Verwaltung Ihrer geschäftlichen Kommunikation und Organisation. Zu den wichtigsten Funktionen von Outlook gehören:

• E-Mail-Management: Automatisches Sortieren von Nachrichten, Markierung wichtiger E-Mails, Erinnerungsfunktionen und Regeln zur effizienteren Organisation Ihres Posteingangs.
• Kalenderfunktionen: Planen Sie Termine, Meetings und Veranstaltungen, setzen Sie Erinnerungen und teilen Sie Einladungslinks mit Ihren Kontakten.
• Integration mit anderen Anwendungen: Outlook lässt sich problemlos mit anderen Microsoft-Tools wie Teams, OneDrive, Excel oder auch externen Projektmanagement-Anwendungen verknüpfen.
• Optimierte Suche: Mit der integrierten Suchfunktion (Lupe in der Symbolleiste) finden Sie blitzschnell E-Mails, Kontakte oder Termine – ganz ohne langes Durchsuchen.
• Verfügbarkeitsanzeige und Abwesenheitsinfos: Ihre Kolleginnen, Kollegen und Kunden können Ihre Verfügbarkeiten einsehen und unkompliziert Termine mit Ihnen vereinbaren.

Tipp:
Mit Signitic und der Lösung für benutzerdefinierte E-Mail-Signaturen für Outlook und Microsoft 365 heben Sie Ihre Unternehmenskommunikation auf das nächste Level:

• Zentrale Verwaltung aller Signaturen
• Einfache und schnelle Implementierung
• Automatische Updates bei Änderungen
• Segmentierung nach Abteilungen oder Standorten

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