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Secondo il Microsoft World Trend Index del 2022, in due anni il numero di riunioni in azienda sarebbe quadruplicato: in media, un dipendente partecipa a otto riunioni a settimana, una cifra che raddoppia per i dirigenti.
Di fronte a questo aumento delle riunioni, è fondamentale una buona organizzazione per pianificare gli incontri, invitare tutti i partecipanti, gestire le risposte e non dimenticare l’evento.
Con oltre 400 milioni di utenti attivi in tutto il mondo, Microsoft Outlook si conferma come uno degli strumenti di posta elettronica più utilizzati in ambito aziendale. Ma le sue funzionalità vanno ben oltre il semplice invio di email! Sapevi che questo strumento può ottimizzare la tua produttività permettendoti di pianificare una riunione?
Scopri in questa guida completa come pianificare una riunione in Outlook. Gli esperti di Signitic ti guidano passo dopo passo.
Per pianificare una riunione puoi utilizzare la funzione “Crea un nuovo evento” offerta da Outlook. Per farlo, apri il tuo calendario cliccando sull’icona corrispondente in basso a sinistra dello schermo. Se utilizzi la versione web, questa si trova nel menu a sinistra.
Per selezionare una data e un orario, posiziona il cursore nella fascia oraria desiderata e clicca sul pulsante “Nuovo evento”, che aprirà una nuova finestra.
Una volta scelti data e orario, è necessario configurare l’evento come riunione, un passaggio semplice quanto il precedente. Nella finestra appena aperta puoi assegnare un nome al tuo evento: in questo caso conviene indicare il titolo della riunione, una scadenza di progetto oppure il nome delle aziende partecipanti.
Aggiungi poi i dettagli dell’evento compilando i campi “luogo” e “descrizione”. Puoi inserire informazioni aggiuntive come la sala in cui si terrà la riunione, l’indirizzo dei tuoi uffici, l’ordine del giorno, ecc. Nell’invito, i partecipanti vedranno il titolo del tuo evento e comprenderanno immediatamente l’obiettivo della riunione.
Se necessario, puoi configurare l’evento in modo che si ripeta a intervalli regolari. Seleziona “Rendi periodico” e scegli la frequenza desiderata nella finestra “Ripetizione”.
È il momento degli inviti! Per convocare i tuoi collaboratori o i tuoi clienti alla riunione, inserisci gli indirizzi email delle persone che desideri invitare. Il nome di dominio non è limitato a Outlook.com: puoi invitare partecipanti di qualsiasi provenienza!
Puoi creare un gruppo di contatto, precedentemente chiamato “lista di distribuzione”, per inviare l’invito alla riunione a tutti gli indirizzi del gruppo in un’unica volta.
Una volta inseriti gli indirizzi email, clicca su “Salva” per aggiungere l’evento al tuo calendario, quindi su “Invia” per distribuire gli inviti a tutti i partecipanti.
Da sapere: l’assistente di pianificazione di Outlook ti offre una visibilità maggiore sulle disponibilità dei tuoi colleghi e ti aiuta a trovare la fascia oraria migliore per la riunione. Una volta creato l’evento nel calendario e aggiunti i collaboratori nei Contatti, comparirà un indicatore delle disponibilità dei partecipanti nel selettore dell’orario. La posta ti suggerirà le ore in cui tutti sono liberi, facilitando così la scelta di un momento adatto.
In un momento in cui lo smart working si afferma come una nuova norma, molte riunioni si svolgono in modalità ibrida, o addirittura completamente a distanza. È quindi necessario configurare la riunione online affinché tutti possano partecipare.
Usare Outlook è davvero semplice! Per fare in modo che l’evento sia visualizzato come riunione e che gli invitati possano partecipare online, assicurati di attivare il pulsante per la riunione Teams. I tuoi collaboratori, ma anche gli ospiti esterni alla tua organizzazione che non utilizzano Outlook quotidianamente, riceveranno un link di accesso alla riunione e potranno unirsi all’evento online.
Prima di inviare l’invito ai tuoi collaboratori o ai tuoi clienti, ricordati di controllare:
In qualità di organizzatore dell’evento, potrai seguire facilmente le risposte dei partecipanti. Accedi al calendario e individua la riunione di cui desideri verificare lo stato. Fai doppio clic sull’evento, quindi seleziona “Elenco” per visualizzare una tabella che ti permette di vedere a colpo d’occhio chi ha accettato o rifiutato l’invito, oltre a chi non ha ancora risposto.
In questo modo potrai identificare rapidamente i ritardatari da sollecitare oppure riprogrammare la riunione in una nuova data, qualora alcuni partecipanti indispensabili non fossero disponibili nel giorno previsto.
Per modificare un evento già creato, apri la riunione e applica le modifiche desiderate nella finestra di dialogo. Non dimenticare di salvare le modifiche e inviare un nuovo invito per informare i partecipanti dell’aggiornamento.
Se desideri modificare un evento ricorrente, hai due possibilità: puoi intervenire solo su un singolo evento della serie oppure applicare le modifiche all’intera sequenza. Una volta effettuati i cambiamenti, salva e invia nuovamente!
Se invece devi eliminare l’evento, seleziona “Annulla” dal calendario. Prima di inviare l’aggiornamento agli invitati, puoi aggiungere un messaggio per spiegare i motivi dell’annullamento e chiedere le disponibilità di ciascuno al fine di riprogrammare la riunione.
Signitic può supportarti nell’utilizzo di Microsoft Outlook! Con la nostra soluzione dedicata alle firme email, sfrutta al massimo il potenziale delle centinaia di messaggi che invii ogni giorno!
