Wie plane ich ein Meeting in Outlook?

Laut dem Microsoft Work Trend Index 2022
hat sich die Anzahl der Besprechungen in Unternehmen innerhalb von zwei Jahren vervierfacht:
Ein durchschnittlicher Mitarbeiter nimmt inzwischen an acht Meetings pro Woche teil – bei Führungskräften hat sich diese Zahl sogar verdoppelt. Angesichts dieser steigenden Anzahl an Meetings ist eine gute Organisation entscheidend: Sie hilft dabei, Termine zu planen, alle Teilnehmenden einzuladen, Rückmeldungen zu verwalten und sicherzustellen, dass kein Meeting vergessen wird. Mit über 400 Millionen aktiven Nutzern weltweit hat sich Microsoft Outlook als eines der am häufigsten genutzten E-Mail-Tools in der Geschäftswelt etabliert. Doch seine Funktionen gehen weit über das einfache Versenden von E-Mails hinaus! Wussten Sie schon? Outlook kann Ihre Produktivität steigern, indem es Ihnen ermöglicht, Meetings effizient zu planen und zu verwalten.

In diesem umfassenden Leitfaden erfahren Sie
Schritt für Schritt, wie Sie ein Meeting in Outlook erstellen – begleitet von den Expertinnen und Experten von Signitic.

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Wie erstelle ich ein neues Ereignis im Outlook-Kalender?

Um ein Meeting zu planen, können Sie die Funktion „Neues Ereignis erstellen“ in Outlook nutzen.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Öffnen Sie Ihren Kalender, indem Sie unten links auf das Kalendersymbol klicken.
   – In der Webversion finden Sie den Kalender im Menü auf der linken Seite.
2. Wählen Sie Datum und Uhrzeit für das Meeting aus, indem Sie mit dem Mauszeiger über den gewünschten Zeitraum fahren.
3. Klicken Sie auf „Neues Ereignis“ – es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie alle relevanten Informationen zum Termin eingeben können.

Wie richte ich eine neue Veranstaltung als Meeting ein?

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Sobald Datum und Uhrzeit festgelegt sind, können Sie die Veranstaltung als Meeting einrichten – dieser Schritt ist ebenso einfach wie der vorherige.

Im geöffneten Fenster geben Sie zunächst einen Namen für die Veranstaltung ein. Hier empfiehlt es sich, den Titel des Meetings, eine Projektbezeichnung oder die Namen der teilnehmenden Unternehmen zu verwenden. Anschließend füllen Sie die Felder für den Ort und die Beschreibung aus. In der Beschreibung können Sie zusätzliche Informationen wie den Tagungsraum, die Adresse, eine Tagesordnung oder andere relevante Hinweise für die Teilnehmenden hinterlegen. So erkennen die Eingeladenen auf einen Blick, worum es bei dem Termin geht.

Wenn es sich um ein regelmäßig stattfindendes Meeting handelt, können Sie das Ereignis auch als wiederkehrend einrichten. Dafür wählen Sie die Option „Wiederholen“ aus und legen im nächsten Schritt das gewünschte Intervall fest – zum Beispiel täglich, wöchentlich oder monatlich.

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Teilnehmende zum Meeting einladen

Jetzt ist es an der Zeit, die Teilnehmenden einzuladen! Um Ihre Mitarbeitenden oder Kundinnen und Kunden zum Meeting einzuladen, geben Sie einfach die E-Mail-Adressen der Personen ein, die teilnehmen sollen. Dabei sind Sie nicht auf Adressen mit der Domain „outlook.com“ beschränkt – Sie können Personen aus allen Organisationen oder Unternehmen hinzufügen.

Wenn Sie regelmäßig mit denselben Gruppen arbeiten, können Sie auch eine sogenannte Kontaktgruppe (früher als „Verteilerliste“ bekannt) erstellen. So lassen sich Meeting-Einladungen ganz einfach an alle Mitglieder dieser Gruppe gleichzeitig senden.

Sobald Sie die E-Mail-Adressen der Teilnehmenden eingetragen haben, klicken Sie auf „Speichern“, um das Ereignis in Ihrem Kalender zu sichern. Anschließend klicken Sie auf „Senden“, um die Einladungen zu verschicken.

Gut zu wissen: Der Planungsassistent von Outlook hilft Ihnen dabei, den optimalen Zeitpunkt für Ihr Meeting zu finden. Sobald die Veranstaltung im Kalender angelegt und die Teilnehmenden hinzugefügt wurden, sehen Sie direkt im Zeitfenster, ob die Personen verfügbar sind. Outlook schlägt Ihnen automatisch Zeiten vor, zu denen alle Eingeladenen frei sind – so wird es deutlich einfacher, einen passenden Termin zu finden.

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Wie richte ich ein Online-Meeting ein?

In Zeiten, in denen Homeoffice zur neuen Normalität geworden ist, finden viele Meetings hybrid oder vollständig online statt. Deshalb ist es wichtig, das Meeting so zu konfigurieren, dass alle – egal ob vor Ort oder remote – problemlos teilnehmen können.

Die Einrichtung eines Online-Meetings in Outlook ist ganz einfach. Damit Ihre Veranstaltung als Online-Meeting erkannt wird und die Teilnehmenden sich virtuell zuschalten können, müssen Sie lediglich die Umschalttaste für „Teams-Besprechung“ aktivieren.

Sobald diese Option aktiviert ist, wird automatisch ein Zugangslink generiert. Sowohl interne Mitarbeitende als auch externe Gäste, die Outlook möglicherweise gar nicht regelmäßig nutzen, erhalten diesen Link in ihrer Einladung – und können so mit nur einem Klick online an Ihrem Meeting teilnehmen.

Was sollte ich überprüfen, bevor ich die Einladung verschicke?

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Bevor Sie die Einladung an Ihre Mitarbeitenden oder Kundinnen und Kunden versenden, sollten Sie einige wichtige Punkte überprüfen:

Stellen Sie sicher, dass Datum und Uhrzeit korrekt sind. Achten Sie insbesondere darauf, dass das Zeitformat richtig gelesen wird – manchmal wird die Uhrzeit im amerikanischen AM/PM-Format angezeigt. Verwechseln Sie also nicht Vormittag und Nachmittag.

Prüfen Sie den Ort des Meetings. Wenn die Veranstaltung in einem physischen Raum stattfindet, denken Sie daran, diesen vorab zu reservieren, um Doppelbelegungen zu vermeiden. Findet das Meeting ausschließlich online statt, sollte dies in der Einladung deutlich erkennbar sein.

Auch der Titel der Veranstaltung und der Anlass sollten klar formuliert sein, damit die Teilnehmenden sofort wissen, worum es geht. Überprüfen Sie außerdem, ob alle relevanten Teilnehmer hinzugefügt wurden – niemand sollte versehentlich vergessen werden.

Und schließlich: Vergessen Sie nicht, das Meeting im Kalender zu speichern und die Einladung tatsächlich zu versenden!

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Antwortmanagement und Nachbereitung der Besprechung

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Als Organisator der Veranstaltung haben Sie die Möglichkeit, die Rückmeldungen der Teilnehmenden nachzuverfolgen. Gehen Sie dazu in Ihren Kalender und suchen Sie das entsprechende Meeting, dessen Teilnehmerstatus Sie prüfen möchten. Öffnen Sie den Termin mit einem Doppelklick und wählen Sie anschließend die Ansicht „Liste“ aus. Dort sehen Sie übersichtlich in einer Tabelle, wer die Einladung angenommen, abgelehnt oder noch nicht beantwortet hat.

So können Sie schnell erkennen, wer möglicherweise noch eine Erinnerung braucht – oder ob Sie das Meeting gegebenenfalls neu terminieren sollten, falls wichtige Gäste am geplanten Termin nicht teilnehmen können.

Wie aktualisiere und storniere ich eine Besprechung, die bereits in Outlook geplant wurde?

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Um ein bereits erstelltes Ereignis zu bearbeiten, öffnen Sie einfach den entsprechenden Kalendereintrag und nehmen die gewünschten Änderungen im Dialogfenster vor. Vergessen Sie nicht, die Änderungen zu speichern und eine aktualisierte Einladung zu versenden, damit alle Teilnehmenden über die Anpassungen informiert werden.

Handelt es sich um ein wiederkehrendes Ereignis, haben Sie zwei Möglichkeiten: Sie können entweder nur einen einzelnen Termin innerhalb der Serie ändern oder die Änderungen auf alle zukünftigen Termine anwenden. Auch hier gilt – nach dem Bearbeiten: speichern und versenden!

Wenn Sie das Meeting absagen möchten, wählen Sie in Ihrem Kalender die Option „Stornieren“. Vor dem Versand der Absage können Sie eine persönliche Nachricht hinzufügen, um den Grund für die Stornierung zu erläutern und ggf. einen Alternativtermin vorzuschlagen. So zeigen Sie Ihren Gästen Wertschätzung und halten die Kommunikation transparent.

Tipp: Signitic unterstützt Sie nicht nur bei der effektiven Nutzung von Microsoft Outlook, sondern bietet Ihnen mit seiner Lösung für E-Mail-Signaturen auch ein professionelles Tool, um das volle Potenzial Ihrer täglichen Geschäftskommunikation auszuschöpfen.