Come rispettare le norme GDPR in una email?

Sapevi che La CNIL definisce dati personali come “qualsiasi informazione relativa a una persona fisica che possa essere identificata, direttamente o indirettamente”? Pertanto, l'e-mail e la firma e-mail di una persona costituiscono mezzi di identificazione e possono quindi essere definiti come dati personali che devono essere protetti secondo il GDPR (Regolamento generale sulla protezione dei dati) . Inoltre, l'IFOP evidenzia nel 2021 che 69% dei francesi presta particolare attenzione al trattamento dei propri dati personali quando naviga in Internet. La CNIL ha registrato almeno 2.825 dati personali notifiche di violazione nel 2020: da qui l'importanza per le aziende di garantire il corretto rispetto della protezione dei dati dei propri clienti secondo il GDPR e di rassicurare i propri clienti sull'uso e archiviazione di queste preziose informazioni.

Signitic ti offre tutte le soluzioni per impostare buone campagne di invio e-mail secondo il GDPR!

< h2 id="">Cos'è il GDPR?

Il RGPD è il regolamento generale sulla protezione dei dati istituito in Francia il 25 maggio 2018 in un quadro europeo. Questo regolamento consente di stabilire le regole relative alla raccolta, conservazione e utilizzo dei dati personali per proteggere gli utenti. Pertanto, tutte le aziende e le organizzazioni sono interessate da questo regolamento non appena avviano una raccolta o un trattamento di dati personali.

I dati personali possono essere diretto o indiretto:

       
• permettono diidentificare direttamente la persona fisica con un cognome, nome, indirizzo postale o indirizzo email;
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• permettono diidentificare indirettamente la persona fisica tramite un numero cliente, un numero di telefono, una targa, uno pseudonimo, ecc.< /li>

Come implementare il GDPR nelle e-mail?

Attivare e disattivare le campagne di invio tramite e-mail

Invio di email da B a C

Quando esegui una campagna di emailing, devi rispettare il consenso dei contatti prima di inviare le tue email e chiedere loro utilizzando una casella di controllo se autorizzare l'utilizzo dei dati: questo si chiama opt-in. Infatti, secondo il GDPR, le aziende sono tenute a ottenere il consenso di una persona prima di raccogliere e utilizzare i suoi dati personali, come un indirizzo email utilizzato per scopi pubblicitari. Il consenso deve essere “gratuito, specifico, informato e inequivocabile” per rispettare la normativa GDPR. Tuttavia, se il cliente ha già instaurato un contratto commerciale sottoscritto a monte o se ha acquistato in passato un prodotto o un servizio, il l'azienda non è obbligata a rispettare l'opt-in, alla sola condizione che le email siano destinate a promuovere prodotti simili.

È inoltre si consiglia di effettuare unadouble opt-in per garantire che il cliente accetti l'utilizzo dei suoi dati personali. Per fare ciò, la persona deve fare clic su un collegamento inviato via e-mail per convalidare il proprio consenso. Inoltre, il double opt-in serve come prova che il contatto ha dato il proprio consenso in caso di controllo.

Invio di email in B to B

L'invio di email negli scambi tra professionisti (B to B) non richiede l'utilizzo dell'opt-in, l'azienda può utilizzare l'opt-out : se il professionista non dichiara esplicitamente di non voler essere contattato via email, ad esempio, allora il consenso non è richiesto. La rinuncia presuppone che se il destinatario non dice "no", allora è "sì". Assicurati tuttavia di inviare e-mail a un indirizzo professionale e assicurati che i messaggi contenuti nelle e-mail siano relativi alla professione esercitata dal tuo contatto.

Informa sulle condizioni di raccolta e utilizzo dei dati personali data

Prima di inviare la tua campagna e-mail, devi assicurarti di fornire ai tuoi contatti tutte le informativa relativa all'accessibilità e al trattamento dei dati personali. I clienti devono potervi accedere facilmente, ad esempio sul tuo sito web o con un collegamento nella firma dell'e-mail per una buona conformità al GDPR. Si ricorda che l'informativa deve dare una percezione complessiva del trattamento dei datie le note legali devono essere chiare, precise e concise.

Inoltre, è necessario comunicare al cliente il suo diritto di accesso alle sue informazioni personali, il suo diritto di modificarle o addirittura cancellarle.

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Lascia la possibilità ai contatti di annullare l'iscrizione alla mailing list

Nella tua email, sia B a B che B a C, devi< strong id="">includere un collegamento per annullare l'iscrizione o annullare l'iscrizionedalla lista di distribuzione al fine di conformarsi al GDPR. In caso contrario, potrebbero essere applicate sanzioni nei tuoi confronti.

Signitic: la firma e-mail GDPR per tutti i tuoi dipendenti

Per una firma e-mail conforme al GDPR, il il fornitore della firma deve rispettare questo regolamento garantendo riservatezza e rispetto dei dati personali. Infatti, in una firma e-mail puoi trovare: il nome, il nome, la foto, il numero di telefono o anche l'indirizzo professionale dei tuoi colleghi. Scegline unoFornitore di firme e-mail GDPR come Signitic < /strong>per proteggere i tuoi dipendenti e garantire un trattamento efficiente e sicuro dei loro dati personali.

Inoltre, presso Signitic tutti i strong id=""> dati di tracciamento< /strong> utilizzati nei banner di firma delle tue campagne di email sono anonimizzati: non c'è quindi modo di sapere chi sono le persone che hanno cliccato sul tuo banner e, quindi, nessun utilizzo dei dati personali.