In che modo il CIO di FTPA ha centralizzato e automatizzato la gestione delle firme di Outlook utilizzando Signitic

Jeremie Tarkowska, Direttore dei sistemi informativi (CIO) All'interno del Studio legale FTPA, gestisce la strategia informatica di una struttura di 100 dipendenti. In un ambiente in cui affidabilità, conformità ed efficienza sono priorità, cercava una soluzione semplice e sicura per standardizzare le firme di posta elettronica su Outlook, senza ricorrere a interventi manuali o a script interni complessi.

Le sfide prima di Signitic

Prima dell'adozione di Signitic, la gestione delle firme e-mail rappresentava un vera sfida operativa per il team IT FTPA:

• Uno installazione manuale che richiede molto tempo su ogni computer Outlook.
• Uno mancanza di centralizzazione, portando a incongruenze tra le firme dei dipendenti.
• Uno rischio di errori di conformità, in particolare sulle informazioni legali e di contatto.

L'obiettivo del CIO era chiaro: Riprendi il controllo sulla coerenza e l'affidabilità delle firme, mentre riduzione degli oneri di manutenzione legati alla loro gestione.

«Avevamo bisogno di una soluzione centralizzata affidabile e di facile manutenzione. Signitic è la soluzione perfetta per questa esigenza».

La soluzione Signitic: centralizzazione e automazione controllata

FTPA ha scelto Signitico Per lei facilità di integrazione E lei compatibilità nativa con Microsoft 365 e Entra ID (Azure AD).

L'implementazione ha consentito:

• Uno gestione centralizzata modelli di firma direttamente dalla piattaforma.
• Uno sincronizzazione automatica informazioni utente tramite Inserisci ID, garantendo dati sempre aggiornati.
• Uno Componente aggiuntivo di Outlook distribuito sulle workstation, offrendo un'esperienza fluida e coerente per ogni dipendente.

Grazie a questa integrazione, non è necessario alcun intervento manuale quando un utente arriva, esce o modifica il proprio profilo. Le firme vengono aggiornate in tempo reale, senza che il team IT le contatti.

I vantaggi per il reparto IT

Maggiore sicurezza e affidabilità

I dati utente vengono sincronizzati direttamente da Entra ID, limitando qualsiasi rischio di errore o manipolazione.
Ogni firma rispetta gli standard interni e le note legali imposte al settore legale.

Semplicità di amministrazione

L'interfaccia Signitic consente di gestire tutte le firme da un unico spazio.
Gli aggiornamenti vengono applicati istantaneamente a tutti i computer Outlook, senza richiedere interventi tecnici.

Risparmio di tempo misurabile

Jérémie ritiene che l'implementazione di Signitic abbia permesso di risparmiare denaro. almeno due giorni di lavoro all'anno, solo sulla distribuzione delle firme.
Il tempo è ora dedicato alle attività con maggiore valore aggiunto per il reparto IT.

«Il vantaggio non è solo in termini di tempo, ma anche di tranquillità: tutto è automatizzato e sotto controllo».

Una solida base per gli sviluppi futuri

Se FTPA sta attualmente utilizzando Signitic per le firme di posta elettronica, l'azienda sta già valutando di estenderne l'uso a gestione dei banner di comunicazione.
Questa estensione consentirà al reparto IT di supportare la comunicazione interna e di marketing, mantenendo al contempo il controllo tecnico centralizzato.

Una parola dal CIO

«Una piattaforma semplice ed efficace, Signitic soddisfa perfettamente le nostre esigenze.
Il componente aggiuntivo e la sincronizzazione dell'ID Entra fanno la differenza in termini di gestione e affidabilità».

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