Wie der CIO von FTPA das Outlook-Signaturmanagement mit Signitic zentralisierte und automatisierte

Jeremie Tarkowska, Direktor für Informationssysteme (CIO) Innerhalb der FTPA Anwaltskanzlei, verwaltet die IT-Strategie einer Struktur von 100 Mitarbeiter. In einer Umgebung, in der Zuverlässigkeit, Compliance und Effizienz an erster Stelle stehen, suchte er nach einer einfachen und sicheren Lösung für E-Mail-Signaturen standardisieren in Outlook, ohne sich auf manuelle Eingriffe oder komplexe interne Skripte verlassen zu müssen.

Die Herausforderungen vor Signitic

Vor der Einführung von Signitic war das E-Mail-Signaturmanagement ein echte betriebliche Herausforderung für das FTPA IT-Team:

• Eins zeitaufwändige manuelle Bereitstellung auf jedem Outlook-Computer.
• Eins fehlende Zentralisierung, was zu Inkonsistenzen zwischen den Unterschriften der Mitarbeiter führt.
• Eins Risiko von Compliance-Fehlern, insbesondere zu Rechts- und Kontaktinformationen.

Das Ziel des CIO war klar: Gewinnen Sie die Kontrolle über die Konsistenz und Zuverlässigkeit von Signaturen zurück, während Reduzierung des Wartungsaufwands verbunden mit ihrem Management.

„Wir brauchten eine zentrale Lösung, die zuverlässig und wartungsfreundlich war. Signitic ist die perfekte Lösung für diese Anforderung.“

Die Signitic-Lösung: Zentralisierung und kontrollierte Automatisierung

FTPA hat gewählt Signitisch Für sie einfache Integration Und sie native Kompatibilität mit Microsoft 365 und Entra ID (Azure AD).

Die Implementierung ermöglichte:

• Eins zentralisiertes Management Signaturvorlagen direkt von der Plattform.
• Eins automatische Synchronisation Benutzerinformationen über ID eingebenund garantiert, dass Daten immer auf dem neuesten Stand sind.
• Eins Auf Arbeitsstationen bereitgestelltes Outlook-Add-In, das jedem Mitarbeiter ein reibungsloses und konsistentes Erlebnis bietet.

Dank dieser Integration es ist kein manuelles Eingreifen notwendig wenn ein Benutzer ankommt, geht oder sein Profil ändert. Die Signaturen werden in Echtzeit aktualisiert, ohne dass das IT-Team Kontakt mit ihnen aufnehmen muss.

Die Vorteile für die IT-Abteilung

Höhere Sicherheit und Zuverlässigkeit

Benutzerdaten werden direkt von Entra ID synchronisiert, wodurch das Risiko von Fehlern oder Manipulationen begrenzt wird.
Jede Unterschrift entspricht den internen Standards und rechtlichen Hinweisen, die dem Rechtssektor auferlegt werden.

Einfachheit der Verwaltung

Die Signitic-Schnittstelle ermöglicht es, alle Signaturen von einem einzigen Ort aus zu verwalten.
Die Updates werden sofort auf alle Outlook-Computer angewendet, ohne dass ein technischer Eingriff erforderlich ist.

Messbare Zeitersparnis

Jérémie glaubt, dass die Implementierung von Signitic es ermöglicht hat, Geld zu sparen. mindestens zwei Arbeitstage pro Jahr, nur bei der Bereitstellung von Signaturen.
Jetzt wird Zeit für Aufgaben mit größerem Mehrwert für die IT-Abteilung aufgewendet.

„Der Gewinn liegt nicht nur in der Zeit, sondern auch in der Gewissheit: Alles ist automatisiert und unter Kontrolle.“

Eine solide Grundlage für zukünftige Entwicklungen

Wenn FTPA derzeit verwendet Signitic für E-Mail-Signaturen, das Unternehmen erwägt bereits, die Nutzung auszudehnen auf Verwaltung von Kommunikationsbannern.
Diese Erweiterung ermöglicht es der IT-Abteilung, die interne Kommunikation und die Marketingkommunikation zu unterstützen und gleichzeitig die zentrale technische Kontrolle aufrechtzuerhalten.

Ein Wort vom CIO

„Signitic ist eine einfache und effektive Plattform, die unsere Anforderungen perfekt erfüllt.
Das Entra ID-Add-In und die Synchronisierung machen den Unterschied in Bezug auf Verwaltung und Zuverlässigkeit aus.“

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