Vero e proprio biglietto da visita digitale, la firma email gioca un ruolo centrale negli scambi professionali. Oltre a fornire informazioni essenziali sull'autore del messaggio, come il numero di telefono o il nome dell'azienda, la firma email testimonia la serietà dell'interlocutore e riflette l'immagine del brand aziendale.
Ultimo elemento che i destinatari vedono alla lettura di un'email, la firma deve essere chiara e capace di conquistare chi la riceve. Addio alle firme classiche composte solo da nome e cognome: è il momento di dare spazio alla creatività!
Ma come modificare la tua firma direttamente dalla casella di posta affinché compaia automaticamente al termine di tutte le tue email? Signitic ti svela tutti i trucchi per modificare la firma tramite la posta elettronica di Microsoft Outlook. Scopri l'arte della firma email con la nostra guida completa!
Come aggiungere una firma email su Outlook desktop (versione classica)
Se usi la versione desktop classica di Outlook (l'app installata su Windows o Mac, non il nuovo client unificato), l'aggiunta manuale della firma professionale si fa direttamente dall'interfaccia di composizione:
- Apri una "Nuova e-mail".
- Nella scheda "Messaggio", clicca sul menu a tendina "Firma" e seleziona "Firme".
- Nella finestra che si apre, clicca su "Nuovo" per creare un profilo di firma.
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Dopo aver dato un nome alla firma, puoi personalizzarla nell'area di modifica. Per un risultato professionale, assicurati di inserire:
- Il tuo logo in alta definizione.
- Link cliccabili ai tuoi social network.
- Un pulsante di chiamata all'azione (CTA) per la prenotazione di appuntamenti.
Ricordati di rileggere con attenzione per evitare refusi o errori ortografici che potrebbero danneggiare la tua immagine professionale. Tieni a mente che tutti i tuoi destinatari vedranno la tua firma!
Non dimenticare di salvare la firma! Da questo momento in poi, la tua firma verrà inserita automaticamente ogni volta che scriverai una nuova e-mail o risponderai a un messaggio.
Come modificare la firma email su Outlook sul web (versione classica)
Vuoi aggiungere nuovi link alla tua firma email per personalizzarla? Creare un banner per adattarla ai colori della tua azienda o aggiornare il tuo titolo di lavoro dopo una nuova nomina? Su Outlook sul web (outlook.com o la versione web di Microsoft 365), modificare la firma è semplicissimo!
Accedi al tuo account Outlook dal browser, quindi:
- Clicca sull'icona "Impostazioni" in alto a destra;
- Seleziona "Visualizza tutte le impostazioni di Outlook" in fondo al menu;
- Vai alla scheda "Posta" > "Composizione e risposta";
- Modifica la tua firma nella sezione "Firma elettronica".
Come modificare la firma email sul nuovo Outlook
Microsoft sta progressivamente sostituendo Outlook classico con il "nuovo Outlook", il client unificato per Windows che riunisce le funzionalità desktop e web in un'unica interfaccia. Se il tuo Outlook si presenta con questa veste grafica, il percorso per la firma cambia rispetto alla versione classica:
- Clicca sull'icona "Impostazioni" in alto a destra;
- Seleziona "Account";
- Apri la sezione "Firme";
- Crea o modifica la tua firma e scegli se applicarla automaticamente a nuovi messaggi e risposte.
Non sei sicuro di quale versione stai usando? Guarda in alto a destra della finestra: se vedi un interruttore "Prova il nuovo Outlook", sei già nel client unificato; se non lo vedi, stai usando la versione classica.
Come modificare la firma email sull'app mobile di Outlook?
Se utilizzi l'app di Outlook, puoi modificare la tua firma email direttamente dallo smartphone, sia Android che Apple. Apri l'app della tua posta elettronica, quindi vai su "Impostazioni". Seleziona il tuo account e premi sulla voce "Firma".
A questo punto troverai la tua vecchia firma. Ti basterà scrivere il nuovo testo nell'apposito campo oppure aggiungere un'immagine selezionando il pulsante "Immagine firma". Quando sei soddisfatto del risultato, premi su "Salva" per non perdere le modifiche.
È possibile aggiungere più firme email?
Sì, è possibile aggiungere più firme al tuo account Outlook. Per farlo, seleziona l'icona "Impostazioni" in alto a destra, quindi clicca su "Visualizza tutte le impostazioni di Outlook". Nella scheda "Posta" > "Composizione e risposta" troverai le tue firme.
Potrai aggiungere tutte le firme che desideri. Tuttavia, Outlook consente di impostare una sola firma predefinita: dovrai quindi scegliere manualmente quale utilizzare al momento della scrittura di una email.
Perché aggiungere una firma email personalizzata su Outlook?
Con un solo colpo d'occhio, il tuo destinatario ha a disposizione tutte le informazioni essenziali per riconoscerti grazie a una firma email. Può così identificare la tua azienda e il tuo ruolo, comprendendo immediatamente chi sei. In questo modo potrai non solo rafforzare la fiducia che prospect e clienti ripongono in te, ma anche accrescere la tua credibilità professionale.
La firma email personalizzata rafforza inoltre l'identità della tua azienda: il logo, i colori e la tipografia riflettono l'immagine del brand. Diffondendo la tua firma con costanza, prospect e clienti riconosceranno la tua marca. In questo senso, la firma email gioca un ruolo centrale nella visibilità della tua impresa.
Come integrare un'immagine, un video o i link ai social nella firma email?
Per aggiungere un link ai tuoi profili social nella firma email, seleziona il testo o l'immagine da associare e clicca su "Inserisci collegamento ipertestuale". Seleziona poi la pagina web a cui il link deve rimandare.
Se invece desideri aggiungere un'immagine, posiziona il cursore nel punto desiderato all'interno dell'area di testo della tua firma, quindi clicca su "Immagine". Cerca il file, selezionalo e clicca su "Inserisci". Preferisci integrare un'anteprima video? Segui lo stesso percorso, ma questa volta inserisci il tuo video!
Perché scegliere la soluzione Signitic per impostare la tua firma email su Outlook?
La modifica manuale mostra presto i suoi limiti in un contesto professionale. Per un decisore Marketing o un Responsabile IT, la sfida è duplice: uniformità visiva e sicurezza tecnica.
- Identità di Marca: Assicura che ogni collaboratore utilizzi il logo corretto e rispetti l'immagine coordinata.
- Comunicazione: Trasforma la firma in una leva di marketing grazie all'aggiunta di banner programmati.
- Risparmio di Tempo: Evita l'invio di tutorial interni e gli errori di configurazione da parte degli utenti.
- Sicurezza: La nostra soluzione di gestione delle firme e-mail risponde ai requisiti GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati) in materia di trasparenza e tracciabilità, offrendo un ambiente sicuro e affidabile.
Signitic si integra nativamente con Microsoft 365 per consentire un'implementazione istantanea delle firme su tutte le postazioni aziendali, senza alcun intervento da parte dei dipendenti.
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