Best practice per la firma professionale: la guida per firmare le email aziendali

Invii di email ai clienti, contatti con i prospect, pianificazione di appuntamenti, richieste di informazioni aggiuntive o ancora invio di report: le email sono oggi il canale di comunicazione più utilizzato in azienda.

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Ogni settimana, secondo il Wall Street Journal, i dipendenti trascorrono in media 8,8 ore a leggere e scrivere email: un dato che, oltre a rivelare un fenomeno più ampio di sovraccarico digitale, potrebbe compromettere la produttività e l’innovazione in azienda.

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Per ovviare a questo problema e liberare tempo prezioso ai tuoi collaboratori, è fondamentale adottare le best practice non solo nella redazione delle email professionali, ma anche nella firma!

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Valorizzazione della tua expertise, identità di brand, strategia di marketing, maggiore efficienza e più opportunità di essere contattato da un prospect: Signitic ti offre le chiavi per ottimizzare questo canale commerciale e comunicativo, spesso sottovalutato.

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Cos'è una firma email professionale?

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Secondo uno studio del progetto Voltaire, il 91% dei decisori ammette che la qualità della relazione con il cliente viene compromessa quando un’email contiene errori ortografici. Per il 92% dei dirigenti intervistati, queste mancanze danneggiano l’immagine dell’azienda. Inviando un’email, i collaboratori diventano a tutti gli effetti ambassador dell'azienda per cui lavorano e si fanno garanti della sua brand image.

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La firma email professionale, al pari del contenuto testuale, svolge anch’essa un ruolo fondamentale. Si tratta di un insieme di elementi composto principalmente da testo, immagini, link e dal logo aziendale. Questo blocco può inoltre includere i colori della brand identity dell’azienda e compare alla fine di ogni email inviata a clienti, prospect, partner o collaboratori.

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La firma elettronica può essere considerata a tutti gli effetti come un biglietto da visita virtuale, con un ruolo di identificazione e comunicazione. Testimone della tua serietà, credibilità e persino della tua creatività, deve essere curata quanto il corpo del testo ed essere vista come una vera e propria leva di marketing!

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Firma email professionale: perché deve essere semplice e leggibile?

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Perché rappresenta l’ultimo elemento che i tuoi destinatari vedranno nella lettura della tua email e permette loro di identificare subito la tua azienda. Una firma email professionale deve colpire visivamente il lettore, ma anche essere chiara e facilmente comprensibile.

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Più che riflettere l’immagine del brand, una firma email deve trasmettere la serietà dell’interlocutore e facilitare l’accesso alle informazioni essenziali, come il numero di telefono o il nome dell’azienda. Con un solo colpo d’occhio, il lettore deve poter visualizzare questi dati senza doverli cercare.

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Inoltre, ricorda che l’email è uno strumento pensato per comunicare in modo rapido: andare dritto al punto è un’arte, anche nella tua firma!

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Le 5 informazioni essenziali da inserire nella tua firma professionale

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Per fare in modo che il tuo destinatario abbia sempre a disposizione tutte le informazioni necessarie, assicurati di includere:

Il tuo nome completo

Il tuo nome completo è la prima informazione che il destinatario noterà nella tua firma. Riflette la tua identità professionale e garantisce che i tuoi interlocutori sappiano con chi stanno comunicando.

Assicurati che sia presentato in modo chiaro e leggibile, utilizzando un font standard e una dimensione appropriata. Un nome ben visibile rafforza la personalizzazione delle tue comunicazioni.

La tua posizione o il ruolo che ricopri

Indicare la tua posizione o il tuo ruolo consente al tuo interlocutore di comprendere meglio la tua funzione all’interno dell’azienda.

Che tu sia direttore marketing, consulente freelance o responsabile vendite, questa informazione aggiunge un contesto prezioso al tuo messaggio. Aiuta inoltre a trasmettere professionalità e credibilità.

Il logo della tua azienda

Inserire il logo della tua azienda nella firma è un ottimo modo per rafforzare la tua brand identity. Questo elemento visivo rende la firma più accattivante e contribuisce a consolidare l’identità visiva della tua organizzazione.

Assicurati di utilizzare un logo di alta qualità, ottimizzato per il web, così da evitare problemi di caricamento.

Il tuo numero di telefono, o quello della tua azienda

Il numero di telefono è un’informazione essenziale che permette ai tuoi destinatari di contattarti rapidamente.

Specifica chiaramente se il numero fornito è la tua linea diretta, un recapito generale o quello del centralino. Questo semplifica le interazioni e dimostra la tua disponibilità nei confronti degli interlocutori.

L’indirizzo, i social network e il sito web dell’azienda

Queste informazioni completano la tua firma offrendo ai destinatari diversi punti di contatto. L’indirizzo postale è utile per gli scambi ufficiali o per la corrispondenza cartacea.

I link ai tuoi profili social (LinkedIn, X/Twitter) permettono di ampliare le interazioni, mentre il sito web rappresenta una vetrina sempre accessibile per approfondire la conoscenza della tua azienda.

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Rispetto della brand identity aziendale

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Gli elementi visivi, come i colori e la tipografia, rappresentano la tua azienda e permettono al destinatario di identificarti subito. Per armonizzare la tua firma elettronica con quella dei tuoi collaboratori e rafforzare l’immagine del brand, è fondamentale creare un’identità visiva coerente, rispettando le linee guida grafiche della tua azienda.

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Il consiglio di Signitic: per garantire leggibilità, limita la palette cromatica a due colori e utilizza un solo font.

Aggiunta di link e pulsanti cliccabili

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Sapevi che è possibile inserire pulsanti cliccabili e link all’interno di una firma email? Questi elementi possono rimandare al tuo sito web, al tuo numero di telefono o persino al tuo calendario, permettendo ai tuoi interlocutori di fissare facilmente un appuntamento e incentivando la relazione con i clienti!

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Puoi inserire link ipertestuali su diversi elementi, come ad esempio:

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• il tuo logo
• unpulsante CTA (Call To Action) che rimandi a un form di contatto, di feedback o di richiesta preventivo
• un’immagine
• un testo, ad esempio il tuo numero di telefono
• un banner, che presenti ad esempio offerte promozionali in corso.

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Evitare le citazioni personali

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Poiché la comunicazione via email fa parte integrante del linguaggio della tua azienda, è importante mantenere un tono professionale e trasmettere serietà. Occorre trovare il giusto equilibrio tra creatività e professionalità, valutando con attenzione ogni elemento presente nella firma.

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In questo senso, è meglio evitare le citazioni personali, che potrebbero compromettere l’immagine del brand o danneggiare la tua reputazione. Inoltre, essendo spesso troppo lunghe, le citazioni rischiano di ridurre la leggibilità: il lettore potrebbe così perdere di vista le informazioni davvero essenziali.

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Integrazione dei social network nella firma

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Aggiungere i tuoi profili social in un’email professionale è un’ottima pratica! Puoi includere le icone dei social che utilizzi e inserire link ipertestuali sopra di esse.

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Inserendo i link ai tuoi account social, potrai promuovere la tua presenza online e i tuoi ultimi contenuti (articoli del blog, post su Instagram, aggiornamenti su LinkedIn o Facebook, ecc.), rafforzare la tua visibilità digitale e la notorietà del brand. Inoltre, moltiplicherai i punti di contatto offerti dalla tua firma professionale.

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Testare la firma su diversi client di posta e dispositivi

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Sei orgoglioso della tua nuova firma professionale e pronto a inviare email a prospect, clienti, partner e colleghi? Un attimo di pazienza! Prima di integrarla in tutte le tue comunicazioni, testare la tua firma su vari dispositivi e servizi di posta elettronica è un passaggio imprescindibile.

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Ogni client di posta (Gmail, Yahoo, Outlook, ecc.) ha infatti un proprio sistema di visualizzazione che può alterare l’aspetto della firma.

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Potresti inoltre accorgerti di una piccola svista, di un problema di armonizzazione nel layout o di un link ai social che porta a una pagina di errore: in questi casi, il test ti eviterà di compromettere l’immagine del brand o la reputazione della tua azienda.

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Best pratice per la firma professionale: l’importanza di una firma responsive

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Per garantire un’esperienza di consultazione ottimale, la tua firma professionale deve essere responsive, ovvero adattarsi automaticamente alla dimensione dello schermo del dispositivo su cui viene letta!

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Infatti, oltre a variare a seconda del client di posta utilizzato, un’email non si visualizza allo stesso modo su computer e smartphone, che hanno formati diversi.

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Il formato della firma email diventa quindi un elemento imprescindibile, garante della leggibilità della comunicazione. Per assicurarti che i tuoi interlocutori vedano correttamente la tua firma, indipendentemente dal client di posta o dal dispositivo utilizzato, ricordati di:

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• Utilizzare un font standard ed evitare caratteri troppo elaborati
• Preferire un formato HTML
• Rispettare le dimensioni standard delle immagini: larghezza tra 320 px e 600 px e altezza tra 90 px e 150 px
• Allineare testo e immagini per una maggiore leggibilità e armonia
• Non superare i 120KB di peso
• Scegliere una dimensione minima di 10 px per i caratteri
• Mantenere una distanza adeguata tra gli elementi cliccabili per evitare confusione
• Creare aree cliccabili sufficientemente grandi da risultare accessibili anche da smartphone

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