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Eine E-Mail-Signatur ist weit mehr als nur ein netter Zusatz – sie ist Ihre digitale Visitenkarte im beruflichen Austausch. Sie enthält nicht nur wichtige Informationen wie Ihre Telefonnummer, Position oder den Firmennamen, sondern signalisiert auch Professionalität, Seriosität und spiegelt das Markenimage Ihres Unternehmens wider.
Als letztes Element, das Ihre Empfänger beim Lesen Ihrer Nachricht sehen, hinterlässt die Signatur einen bleibenden Eindruck. Deshalb sollte sie nicht nur funktional, sondern auch optisch ansprechend und klar strukturiert sein – und Ihren Gesprächspartner im besten Fall überzeugen.
Die Zeiten, in denen eine Signatur lediglich aus Vor- und Nachnamen bestand, sind vorbei. Heute darf sie ruhig kreativ, aber zugleich professionell gestaltet sein. Doch wie ändert man seine E-Mail-Signatur direkt aus dem Outlook-Posteingang heraus, sodass sie automatisch am Ende jeder neuen E-Mail erscheint?
Signitic zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Ihre Signatur in Microsoft Outlook ganz einfach erstellen, anpassen und verwalten. Meistern Sie die Kunst der E-Mail-Signaturen – mit unserem umfassenden Leitfaden!
Wenn Sie Outlook nutzen, können Sie Ihre professionelle E-Mail-Signatur ganz einfach manuell hinzufügen. Klicken Sie in der Symbolleiste auf „Neue E-Mail“. Gehen Sie dann im geöffneten Fenster auf „Nachricht“ > „Signatur“ > „Signaturen“.
Daraufhin öffnet sich das Dialogfenster zur Signaturverwaltung. Klicken Sie dort auf „Neu“, um eine neue Signatur zu erstellen.
Im nächsten Schritt geben Sie Ihrer Signatur einen Namen, gestalten deren Inhalt und passen das Layout an. Achten Sie dabei darauf, die gestalterischen Vorgaben Ihrer Unternehmensidentität (Corporate Design) einzuhalten. Fügen Sie alle relevanten Informationen hinzu, etwa Ihre Position, Adresse, Telefonnummer, das Firmenlogo, ein Bild oder einen Link zu sozialen Netzwerken wie LinkedIn. Auch ein Call-to-Action-Button (z. B. „Jetzt Termin buchen“) kann sinnvoll sein.
Vergessen Sie nicht, Ihre Signatur gründlich zu prüfen, um Tipp- und Rechtschreibfehler zu vermeiden – schließlich sehen alle Empfänger Ihre Signatur mit jedem versendeten Schreiben.
Zum Schluss: Speichern Sie Ihre neue Signatur. Sie wird nun automatisch in jede neue E-Mail sowie in Ihre Antworten und Weiterleitungen eingefügt – ganz ohne zusätzlichen Aufwand.
Möchten Sie neue Links in Ihre E-Mail-Signatur einfügen, ein Banner im Corporate Design Ihres Unternehmens integrieren oder Ihre Berufsbezeichnung nach einem Jobwechsel aktualisieren? Kein Problem – das Ändern Ihrer Outlook-Signatur ist schnell und unkompliziert möglich.
Melden Sie sich einfach in Ihrem Outlook-Konto an. Klicken Sie dann oben rechts auf das Zahnrad-Symbol für „Einstellungen“ und wählen Sie ganz unten im Menü den Punkt „Alle Outlook-Einstellungen anzeigen“ aus.
Navigieren Sie anschließend zum Reiter „E-Mail“ und wählen Sie dort „Verfassen und antworten“. Im Abschnitt „E-Mail-Signatur“ können Sie Ihre vorhandene Signatur bearbeiten, erweitern oder vollständig neu gestalten.
Wenn Sie die Outlook-App auf Ihrem Smartphone (Android oder iOS) verwenden, können Sie Ihre E-Mail-Signatur auch ganz bequem unterwegs anpassen.
Öffnen Sie dazu die App und tippen Sie oben links auf Ihr Profilbild oder die drei Linien, um das Menü zu öffnen. Wählen Sie anschließend den Punkt „Einstellungen“ (Zahnrad-Symbol) aus. Tippen Sie dort auf das E-Mail-Konto, dessen Signatur Sie bearbeiten möchten, und wählen Sie die Option „Signatur“.
Nun sehen Sie Ihre bisherige Signatur. Sie können einfach einen neuen Text eingeben oder bei unterstützten Geräten und Konten auch ein Bild hinzufügen – zum Beispiel ein Logo – indem Sie auf „Signaturbild“ tippen.
Sind Sie mit Ihrer neuen Signatur zufrieden, vergessen Sie nicht, auf „Speichern“ zu tippen, damit Ihre Änderungen übernommen werden.
Ja, in Outlook können Sie problemlos mehrere E-Mail-Signaturen anlegen. Um dies zu tun, klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol für die Einstellungen und anschließend auf „Alle Outlook-Einstellungen anzeigen“. Wechseln Sie dort zum Reiter „E-Mail“ und öffnen Sie den Bereich „Verfassen und antworten“ – hier finden Sie alle bereits gespeicherten Signaturen.
Sie können beliebig viele Signaturen erstellen und individuell gestalten – etwa für verschiedene Projekte, Abteilungen oder Sprachen. Allerdings lässt sich in Outlook nur eine Signatur als Standard festlegen. Wenn Sie also eine andere Signatur verwenden möchten, müssen Sie diese beim Schreiben Ihrer E-Mail manuell auswählen.
Mit einer personalisierten E-Mail-Signatur geben Sie dem Empfänger auf den ersten Blick alle wichtigen Informationen an die Hand, um Sie korrekt einzuordnen. Sie macht deutlich, wer Sie sind, welches Unternehmen Sie vertreten und welche Position Sie innehaben. Dadurch stärken Sie das Vertrauen Ihrer Gesprächspartner – sei es bei Kund:innen, Kolleg:innen oder Geschäftspartnern – und unterstreichen zugleich Ihre berufliche Glaubwürdigkeit.
Darüber hinaus trägt eine individuelle Signatur wesentlich zur Stärkung der Unternehmensidentität bei. Elemente wie Logo, Farben, Schriftart und ggf. ein Slogan spiegeln das visuelle Erscheinungsbild Ihrer Marke wider. Indem Sie diese visuell einheitlich über E-Mails kommunizieren, fördern Sie die Wiedererkennung Ihrer Marke – bei Interessenten ebenso wie bei bestehenden Kunden.
Kurz gesagt: Eine personalisierte E-Mail-Signatur ist nicht nur ein praktisches Informationsfeld, sondern auch ein starkes Marketinginstrument zur Erhöhung der Sichtbarkeit und des Vertrauens in Ihr Unternehmen.
Wenn Sie Ihrer Outlook-Signatur einen Link zu einem Ihrer sozialen Netzwerke hinzufügen möchten, markieren Sie zunächst den Text oder das Symbol (z. B. ein Icon), das als Link dienen soll. Klicken Sie anschließend auf „Hyperlink einfügen“ und geben Sie die Webadresse ein, zu der der Link führen soll – etwa Ihre LinkedIn- oder Instagram-Seite.
Möchten Sie ein Bild – zum Beispiel Ihr Firmenlogo oder ein Icon – integrieren, platzieren Sie den Cursor an der gewünschten Stelle im Signaturfeld und klicken Sie auf „Bild“. Wählen Sie das gewünschte Bild von Ihrem Computer aus und bestätigen Sie mit „Einfügen“.
Sie möchten lieber ein Video oder eine Vorschau dazu einbauen – etwa zu einem Produkt oder einem Webinar? Dann fügen Sie ein entsprechendes Vorschaubild oder eine kleine Videovignette ein und verlinken dieses Element ebenfalls über die Funktion „Hyperlink einfügen“ mit dem Video auf einer Plattform wie YouTube oder Vimeo.
So wird Ihre E-Mail-Signatur nicht nur informativer, sondern auch visuell ansprechend – und gleichzeitig zu einem dezenten, aber wirkungsvollen Marketinginstrument.
Mit Signitic können Sie die E-Mail-Signaturen in Ihrem Unternehmen zentral verwalten und einheitlich gestalten – ganz ohne manuellen Aufwand auf Seiten der Mitarbeitenden. Über eine intuitive Benutzeroberfläche lassen sich Signaturen für einzelne Nutzer oder ganze Teams mit nur wenigen Klicks erstellen, anpassen und ausrollen.
Unsere Lösung erfüllt alle Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Bezug auf Transparenz und Nachverfolgbarkeit und stellt somit eine sichere und zuverlässige Umgebung für Ihre digitale Kommunikation bereit.
Dank der nativen Integration in Microsoft lässt sich Signitic nahtlos in Ihre bestehende Microsoft 365-Umgebung und in Outlook einbinden – ganz ohne technische Hürden.
Entdecken Sie jetzt Signitic und gestalten Sie Ihre Outlook-E-Mail-Signaturen professionell, zentral und effizient – mit nur einem Klick.
