Signitic przedstawia dobre praktyki optymalizacji podpisu w profesjonalnej wiadomości e-mail. Korzyści to oszczędność czasu i lepsze relacje z klientami.
Wiadomości do klientów, nawiązywanie kontaktu z potencjalnymi klientami, planowanie spotkań, prośby o dodatkowe informacje czy wysyłanie raportów: e-maile są dziś najpopularniejszym środkiem komunikacji w firmach.
Według The Wall Street Journal pracownicy poświęcają średnio 8,8 godziny tygodniowo na czytanie i pisanie e-maili. Obserwacja ta nie tylko ujawnia szersze zjawisko cyfrowego przeciążenia, lecz może również wskazywać na zagrożenie dla produktywności i innowacyjności firm.
Aby przeciwdziałać temu problemowi i uwolnić cenny czas pracowników, należy stosować dobre praktyki zarówno przy pisaniu profesjonalnych wiadomości, jak i przy tworzeniu podpisów!
Promowanie wiedzy eksperckiej, tożsamość marki, strategia marketingowa, większa efektywność i większe szanse na kontakt ze strony potencjalnego klienta: Signitic podpowiada, jak optymalizować ten czasem niedoceniany kanał sprzedaży i komunikacji.
Czym jest profesjonalny podpis e-mail?
Według badania projektu Voltaire 91% decydentów przyznaje, że jakość relacji z klientami pogarsza się, gdy e-mail zawiera błędy ortograficzne. Dla 92% ankietowanych menedżerów braki te pogarszają wizerunek firmy. Wysyłając wiadomości, pracownicy stają się więc ambasadorami swojej firmy i odpowiadają za jej wizerunek marki.
Profesjonalny podpis, podobnie jak treść wiadomości, także odgrywa bardzo ważną rolę. Jest to zestaw elementów obejmujący między innymi tekst, obrazy, linki i logo firmy. Blok ten może również zawierać kolory identyfikacji wizualnej firmy i pojawia się na końcu każdej wiadomości wysyłanej do klientów, potencjalnych klientów, partnerów lub pracowników.
Podpis elektroniczny można zatem postrzegać jako wirtualną wizytówkę pełniącą funkcję identyfikacyjną i komunikacyjną. Świadczy o Twojej rzetelności, wiarygodności, a nawet kreatywności, dlatego podobnie jak treść wiadomości powinien być dopracowany i traktowany jako narzędzie marketingowe!
Profesjonalny podpis e-mail: dlaczego powinien być prosty i czytelny?
Ponieważ jest ostatnim elementem, który zobaczą odbiorcy podczas czytania wiadomości, i pozwala czytelnikowi rozpoznać Twoją firmę. Profesjonalny podpis powinien wizualnie przyciągać czytelnika, a jednocześnie być łatwo zrozumiały.
Podpis powinien nie tylko odzwierciedlać wizerunek marki, lecz także pokazywać profesjonalizm rozmówcy i ułatwiać dostęp do najważniejszych informacji, takich jak numer telefonu lub nazwa firmy. Czytelnik powinien zobaczyć te dane jednym rzutem oka, bez konieczności ich szukania.
Pamiętaj również, że e-mail jest narzędziem przeznaczonym do szybkiej komunikacji: przechodzenie do sedna to prawdziwa sztuka, także w podpisie!
Top 5 najważniejszych informacji w profesjonalnym podpisie
Aby odbiorca miał wszystkie potrzebne informacje, dodaj:
Pełne imię i nazwisko
Pełne imię i nazwisko jest pierwszą informacją, którą odbiorca zauważy w podpisie. Odzwierciedla Twoją tożsamość zawodową i gwarantuje, że rozmówcy wiedzą, z kim się kontaktują.
Zadbaj o jasną i czytelną prezentację, korzystając ze standardowego kroju pisma w odpowiednim rozmiarze. Dobrze widoczne nazwisko wzmacnia personalizację komunikacji.
Tytuł lub zajmowane stanowisko
Podanie tytułu lub stanowiska pomaga rozmówcy lepiej zrozumieć Twoją rolę w firmie.
Niezależnie od tego, czy jesteś dyrektorem marketingu, niezależnym konsultantem, czy kierownikiem sprzedaży, informacja ta dodaje wiadomości cennego kontekstu. Pomaga również stworzyć wrażenie profesjonalizmu i wiarygodności.
Logo firmy
Umieszczenie logo firmy w podpisie jest doskonałym sposobem na wzmocnienie wizerunku marki. Ten element wizualny uatrakcyjnia podpis i jednocześnie podkreśla identyfikację wizualną organizacji.
Używaj wysokiej jakości logo zoptymalizowanego do internetu, aby uniknąć problemów z ładowaniem.
Twój numer telefonu lub numer firmy
Numer telefonu jest niezbędną informacją, dzięki której odbiorcy mogą szybko się z Tobą skontaktować.
Wyraźnie zaznacz, czy podany numer to linia bezpośrednia, numer ogólny, czy numer centrali. Ułatwia to kontakt i pokazuje rozmówcom Twoją dostępność.
Adres pocztowy, media społecznościowe i strona internetowa firmy
Informacje te uzupełniają podpis, zapewniając odbiorcom różne możliwości kontaktu. Adres pocztowy przydaje się w oficjalnych kontaktach lub korespondencji tradycyjnej.
Linki do mediów społecznościowych (LinkedIn, Twitter) pozwalają rozszerzać interakcje, a strona internetowa stanowi dostępną w każdej chwili wizytówkę, dzięki której można dowiedzieć się więcej o firmie.
Zgodność z identyfikacją wizualną firmy
Elementy wizualne, takie jak kolory i typografia, reprezentują Twoją firmę i pozwalają odbiorcy ją rozpoznać. Aby ujednolicić podpis z podpisami pracowników i wzmocnić wizerunek marki, należy stworzyć tożsamość wizualną zgodną z identyfikacją wizualną firmy.
Rada Signitic: dla zachowania czytelności ogranicz paletę do dwóch kolorów i używaj tylko jednego kroju pisma.
Dodawanie linków i klikalnych przycisków
Czy wiesz, że do podpisu można dodawać klikalne przyciski oraz linki? Mogą one prowadzić do strony internetowej, numeru telefonu albo kalendarza, dzięki czemu rozmówcy łatwo zaplanują spotkanie, a Ty wzmocnisz relacje z klientami!
Linki można umieszczać na różnych elementach, takich jak:
- Logo;
- Przycisk CTA (Call To Action) prowadzący do formularza kontaktowego, ankiety satysfakcji lub zapytania ofertowego;
- Obraz;
- Tekst, na przykład numer telefonu;
- Baner prezentujący na przykład aktualne oferty promocyjne.
Unikanie osobistych cytatów
Ponieważ komunikacja e-mail stanowi integralną część przekazu firmy, zachowaj profesjonalizm i wykaż się odpowiednią powagą. Trzeba znaleźć właściwą równowagę między kreatywnością a profesjonalizmem i rozważyć każdy element podpisu.
Unikaj zatem osobistych cytatów, które mogłyby zaszkodzić wizerunkowi marki lub reputacji. Cytaty bywają również długie i mogą pogorszyć czytelność, przez co czytelnik przeoczy najważniejszą informację.
Integracja mediów społecznościowych z podpisem
Dodawanie mediów społecznościowych do profesjonalnej wiadomości jest również dobrą praktyką! Możesz umieścić ikony używanych serwisów społecznościowych i nałożyć na nie linki.
Dodając linki do kont w mediach społecznościowych, możesz promować swoją obecność społecznościową i najnowsze treści (artykuły blogowe, publikacje na Instagramie, posty na Facebooku itd.), a także zwiększać obecność online i rozpoznawalność. Zwielokrotnisz również liczbę punktów kontaktu w profesjonalnym podpisie.
Testowanie podpisu w różnych usługach pocztowych i na różnych urządzeniach
Nowy profesjonalny podpis napawa Cię dumą i chcesz już wysłać wiadomości potencjalnym klientom, klientom, partnerom i współpracownikom? Zaczekaj! Przed dodaniem go do wszystkich e-maili koniecznie przetestuj swoją kreację na różnych urządzeniach i w różnych usługach pocztowych!
Każda usługa poczty elektronicznej (Gmail, Yahoo, Outlook itd.) wykorzystuje bowiem inny system wyświetlania, który może zmienić wygląd podpisu.
Możesz również zauważyć drobną literówkę, niespójność układu albo link do serwisu społecznościowego prowadzący do strony błędu. Test pozwoli wtedy uniknąć szkody dla wizerunku marki lub reputacji firmy!
Dobre praktyki dotyczące profesjonalnego podpisu: znaczenie responsywności
Aby zapewnić optymalne wrażenia podczas przeglądania, profesjonalny podpis musi być responsywny, czyli automatycznie dostosowywać się do rozmiaru ekranu urządzenia, na którym jest wyświetlany !
Wiadomość nie tylko wygląda inaczej zależnie od używanej usługi pocztowej, lecz także wyświetla się w inny sposób w zależności od urządzenia, na którym jest czytana: komputery i smartfony mają inne formaty.
Format podpisu e-mail jest zatem nieodzownym elementem gwarantującym czytelność wiadomości. Aby mieć pewność, że rozmówcy prawidłowo zobaczą podpis niezależnie od używanej usługi i urządzenia, należy:
- Używać standardowego kroju pisma i unikać ekstrawaganckich fontów
- Wybierać format HTLM;
- Zachować standardowy rozmiar obrazu : od 320 px do 600 px szerokości oraz od 90 px do 150 px wysokości;
- Wyrównać tekst i obrazy, aby zwiększyć czytelność i harmonię;
- Nie przekraczać 120 KB;
- Wybrać minimalny rozmiar fontu wynoszący 10 px;
- Zachować odpowiednio duży odstęp między klikalnymi elementami, aby uniknąć pomyłek;
- Tworzyć wystarczająco duże obszary klikalne, aby linki były dostępne na smartfonie.
Dzięki Signitic tworzenie profesjonalnego podpisu staje się dziecinnie proste! Od przykładów podpisów, przez wskazówki dotyczące projektowania, aż po modele do tworzenia podpisu: poznaj nasze rozwiązania i już dziś rozpocznij bezpłatny okres próbny.
Połączenie banera e-mail z podpisem
Baner e-mail jest dodatkowym atutem, który zwiększa siłę przekazu wiadomości. Można go użyć do promowania kampanii, wyróżnienia wydarzenia albo po prostu wzmocnienia identyfikacji wizualnej.
Wybierz atrakcyjną, lecz dyskretną grafikę, która harmonijnie uzupełni podpis i nie odwróci uwagi odbiorcy. Baner z komunikatem „Ekskluzywny webinar: zarejestruj się już teraz!” może na przykład przyciągnąć uwagę i zachęcić do działania. Do tworzenia banerów dopasowanych do potrzeb możesz również użyć generatora.
Przykłady profesjonalnych podpisów dla Twojej firmy
Przykłady skutecznie ilustrują dobre praktyki i stanowią inspirację do stworzenia wyjątkowego podpisu. Oto kilka modeli dopasowanych do różnych branż i potrzeb.
Modele te można spersonalizować, aby odzwierciedlały identyfikację wizualną i odpowiadały celom komunikacji. Skorzystaj z bezpłatnego generatora, aby przetestować i wybrać model najlepiej pasujący do Twojej firmy.
