Signitic zeigt Ihnen bewährte Tipps zur Optimierung Ihrer Signatur für geschäftliche E-Mails. Das Ergebnis: Zeitersparnis und bessere Kundenbeziehungen.
Nachrichten an Kunden, die Ansprache von Interessenten, Terminvereinbarungen, Rückfragen oder Berichte: E-Mails sind heute das beliebteste Kommunikationsmittel im Unternehmen.
Laut The Wall Street Journal verbringen Beschäftigte durchschnittlich 8,8 Stunden pro Woche mit dem Lesen und Schreiben von E-Mails. Diese Zahl verdeutlicht eine umfassendere digitale Überlastung, die Produktivität und Innovation beeinträchtigen kann.
Um diesem Problem entgegenzuwirken und wertvolle Zeit freizusetzen, sollten Mitarbeitende bewährte Vorgehensweisen beim Schreiben geschäftlicher E-Mails beachten – und ebenso bei der Signatur!
Ihre Expertise präsentieren, die Markenidentität stärken, Marketing unterstützen, effizienter arbeiten und die Chance auf eine Kontaktaufnahme durch Interessenten erhöhen: Signitic hilft Ihnen, diesen teilweise unterschätzten Vertriebs- und Kommunikationskanal zu optimieren.
Was ist eine professionelle E-Mail-Signatur?
Laut einer Studie des Projet Voltaire räumen 91 % der Entscheidungsträger ein, dass die Qualität der Kundenbeziehung leidet, wenn eine E-Mail Rechtschreibfehler enthält. Für 92 % der befragten Führungskräfte schaden diese Fehler dem Unternehmensimage. Mit jeder E-Mail werden Mitarbeitende somit zu Botschaftern ihres Unternehmens und stehen für dessen Markenimage ein.
Auch die professionelle E-Mail-Signatur spielt neben dem Nachrichtentext eine zentrale Rolle. Sie besteht unter anderem aus Text, Bildern, Links und dem Unternehmenslogo. Dieser Block kann die Farben des Corporate Designs aufnehmen und erscheint am Ende jeder E-Mail an Kunden, Interessenten, Partner oder Kollegen.
Die E-Mail-Signatur lässt sich als virtuelle Visitenkarte verstehen, die der Identifikation und Kommunikation dient. Als Ausdruck Ihrer Seriosität, Glaubwürdigkeit und möglicherweise Kreativität verdient sie ebenso viel Aufmerksamkeit wie der Nachrichtentext und sollte als Marketinginstrument betrachtet werden!
Warum muss eine professionelle E-Mail-Signatur einfach und lesbar sein?
Sie ist das letzte Element, das Empfänger beim Lesen sehen, und hilft ihnen, Ihr Unternehmen zu erkennen. Eine professionelle Signatur sollte optisch ansprechen und zugleich leicht verständlich sein.
Sie soll nicht nur das Markenimage widerspiegeln, sondern auch die Seriosität des Absenders zeigen und wesentliche Informationen leicht zugänglich machen, etwa Telefonnummer und Unternehmensname. Diese Angaben müssen auf einen Blick erkennbar sein, ohne danach suchen zu müssen.
Denken Sie daran: E-Mails dienen der schnellen Kommunikation. Sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, ist eine Kunst – auch in der Signatur!
Die fünf wichtigsten Angaben in Ihrer professionellen Signatur
Damit Empfänger alle notwendigen Informationen erhalten, sollten Sie Folgendes aufnehmen:
Ihren vollständigen Namen
Ihr vollständiger Name ist die erste Information, die in der Signatur auffällt. Er repräsentiert Ihre berufliche Identität und stellt sicher, dass Ihre Kontakte wissen, mit wem sie sprechen.
Stellen Sie ihn klar und gut lesbar dar, mit einer Standardschrift in angemessener Größe. Ein gut sichtbarer Name macht Ihre Kommunikation persönlicher.
Ihren Titel oder Ihre Position
Die Angabe Ihrer Position hilft dem Gegenüber, Ihre Rolle im Unternehmen einzuordnen.
Ob Marketingleiter, freiberuflicher Berater oder Vertriebsverantwortlicher: Diese Information gibt Ihrer Nachricht wertvollen Kontext und vermittelt Professionalität und Glaubwürdigkeit.
Ihr Unternehmenslogo
Das Unternehmenslogo in Ihrer Signatur stärkt Ihr Markenimage. Dieses visuelle Element macht die Signatur attraktiver und unterstreicht die visuelle Identität Ihrer Organisation.
Verwenden Sie ein hochwertiges, für das Web optimiertes Logo, um Ladeprobleme zu vermeiden.
Ihre Telefonnummer oder die Ihres Unternehmens
Die Telefonnummer ist wesentlich, damit Empfänger Sie schnell erreichen können.
Kennzeichnen Sie, ob es sich um Ihre direkte Durchwahl, eine allgemeine Nummer oder die Zentrale handelt. Das erleichtert den Kontakt und zeigt Ihre Erreichbarkeit.
Postanschrift, soziale Netzwerke und Unternehmenswebsite
Diese Angaben ergänzen die Signatur um verschiedene Kontaktmöglichkeiten. Die Postanschrift ist für offizielle Schreiben und den physischen Schriftverkehr nützlich.
Links zu sozialen Netzwerken wie LinkedIn und Twitter erweitern die Interaktionsmöglichkeiten. Die Website bietet jederzeit Zugang zu weiteren Informationen über Ihr Unternehmen.
Halten Sie das Corporate Design ein
Visuelle Elemente wie Farben und Typografie repräsentieren Ihr Unternehmen und machen es erkennbar. Um Ihre Signatur mit denen Ihrer Kollegen abzustimmen und das Markenimage zu festigen, entwickeln Sie eine visuelle Identität, die dem Corporate Design entspricht.
Der Tipp von Signitic: Beschränken Sie sich aus Gründen der Lesbarkeit auf zwei Farben und eine einzige Schriftart.
Fügen Sie Links und anklickbare Schaltflächen hinzu
Wussten Sie, dass Sie anklickbare Schaltflächen und Links in eine E-Mail-Signatur einfügen können? Diese führen beispielsweise zu Ihrer Website, Ihrer Telefonnummer oder Ihrem Kalender. So lassen sich Termine bequem vereinbaren und Kundenbeziehungen fördern!
Sie können verschiedene Elemente mit Hyperlinks versehen:
- Ihr Logo;
- eine CTA-Schaltfläche zu einem Kontaktformular, einer Zufriedenheitsumfrage oder einer Angebotsanfrage;
- ein Bild;
- Text, etwa Ihre Telefonnummer;
- ein Banner, das beispielsweise aktuelle Angebote zeigt.
Vermeiden Sie persönliche Zitate
E-Mail-Kommunikation gehört zur Außendarstellung Ihres Unternehmens. Bleiben Sie deshalb professionell und seriös. Finden Sie die richtige Balance zwischen Kreativität und Professionalität und wägen Sie jedes Signaturbestandteil sorgfältig ab.
Vermeiden Sie persönliche Zitate, die das Markenimage oder Ihren Ruf beeinträchtigen könnten. Oft sind sie lang und erschweren die Lesbarkeit, sodass wesentliche Informationen übersehen werden.
Integrieren Sie soziale Netzwerke in die Signatur
Links zu sozialen Netzwerken in geschäftliche E-Mails einzufügen, ist ebenfalls empfehlenswert. Nutzen Sie die Symbole Ihrer sozialen Netzwerke und hinterlegen Sie entsprechende Hyperlinks.
Mit Links zu Ihren Profilen bewerben Sie Ihre Social-Media-Präsenz und aktuelle Inhalte wie Blogartikel, Instagram- oder Facebook-Beiträge. Sie stärken Ihre Online-Präsenz und Bekanntheit und erweitern zugleich die Kontaktmöglichkeiten in Ihrer professionellen Signatur.
Testen Sie Ihre Signatur in verschiedenen E-Mail-Programmen und auf unterschiedlichen Geräten
Sie sind stolz auf Ihre neue Signatur und möchten gleich E-Mails an Interessenten, Kunden, Partner und Kollegen senden? Einen Moment noch! Bevor Sie sie in alle Nachrichten integrieren, müssen Sie Ihre Gestaltung auf verschiedenen Geräten und in unterschiedlichen E-Mail-Diensten testen.
Jeder E-Mail-Dienst – Gmail, Yahoo, Outlook und andere – verwendet eine eigene Darstellungstechnik, die das Erscheinungsbild verändern kann.
Vielleicht entdecken Sie dabei auch einen Tippfehler, ein uneinheitliches Layout oder einen Social-Media-Link, der auf eine Fehlerseite führt. Der Test verhindert dann, dass Ihr Markenimage oder der Ruf Ihres Unternehmens Schaden nimmt!
Professionelle Signaturen: warum responsives Design wichtig ist
Für ein optimales Leseerlebnis muss Ihre Signatur responsiv sein, sich also automatisch an die Bildschirmgröße des verwendeten Geräts anpassen!
Nicht nur das E-Mail-Programm beeinflusst die Darstellung. Auch das Gerät spielt eine Rolle: Computer und Smartphones haben unterschiedliche Bildschirmformate.
Das Format Ihrer E-Mail-Signatur ist daher entscheidend für die Lesbarkeit. Damit Ihre Kontakte die Signatur unabhängig von Programm und Gerät richtig sehen, sollten Sie:
- eine Standardschrift verwenden und ausgefallene Schriften vermeiden;
- das HTML-Format bevorzugen;
- übliche Bildgrößen von 320 bis 600 px Breite und 90 bis 150 px Höhe einhalten;
- Text und Bilder für mehr Lesbarkeit und Harmonie bündig ausrichten;
- 120 KB nicht überschreiten;
- eine Schriftgröße von mindestens 10 px wählen;
- ausreichend Abstand zwischen anklickbaren Elementen lassen, um Verwechslungen zu vermeiden;
- Klickflächen groß genug gestalten, damit Links auch auf Smartphones erreichbar sind.
Mit Signitic wird das Erstellen Ihrer professionellen Signatur zum Kinderspiel! Von Signaturbeispielen über Gestaltungstipps bis zu Vorlagen: Entdecken Sie unsere Lösungen und starten Sie noch heute Ihre Testphase.
Ergänzen Sie Ihre Signatur um ein E-Mail-Banner
Ein E-Mail-Banner verleiht Ihren Nachrichten zusätzliche Wirkung. Es kann eine Kampagne bewerben, eine Veranstaltung hervorheben oder Ihr Corporate Design stärken.
Wählen Sie ein attraktives, aber dezentes Motiv, das die Signatur harmonisch ergänzt und nicht ablenkt. Beispielsweise kann ein Banner mit „Exklusives Webinar: Jetzt anmelden!“ Aufmerksamkeit wecken und zum Handeln motivieren. Mit einem Generator lassen sich zudem Banner erstellen, die Ihren Anforderungen entsprechen.
Beispiele professioneller Signaturen für Ihr Unternehmen
Beispiele veranschaulichen bewährte Vorgehensweisen und inspirieren zur Gestaltung einer eigenen Signatur. Es gibt Vorlagen für unterschiedliche Branchen und Anforderungen.
Diese lassen sich an Ihre visuelle Identität und Kommunikationsziele anpassen. Nutzen Sie einen kostenlosen Generator, um verschiedene Varianten zu testen und die passende Vorlage für Ihr Unternehmen auszuwählen.
