E-Mail Signatur Compliance: rechtssicher, einheitlich, automatisiert

Fehlende Pflichtangaben nach HGB §37a sind abmahnfähig. Mit Signitic behalten Sie die vollständige Kontrolle über die Konformität Ihrer E-Mail-Signaturen. Zentralisieren Sie die Verwaltung, stellen Sie die Richtigkeit jeder Signatur sicher und wenden Sie Ihre Standards unternehmensweit an.

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Mehr als 5.000 Unternehmen zentralisieren ihre E-Mail Signaturen mit Signitic

Sehr zufrieden mit der Erfahrung. Die Einarbeitung erfolgte sehr schnell. Heute basieren unsere Signaturen alle auf demselben Muster, professionell und schlicht.

Dank Signitic vereinfachte King Jouet die tägliche Verwaltung von E-Mail-Signaturen und Kommunikationsbannern und sorgte gleichzeitig für eine grundlegende Homogenität zwischen den Mitarbeitern. Das Tool spart nicht nur Zeit, sondern bietet auch einen echten Mehrwert, da es ermöglicht, die Wirkung von Kampagnen anhand genauer Statistiken zu überwachen und so eine kontrolliertere und effizientere Kommunikation zu gewährleisten.

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Seitdem wir Signitic verwenden, haben wir eine deutliche Verbesserung der Konsistenz unserer Marke festgestellt.

Seitdem wir Signitic verwenden, haben wir eine deutliche Verbesserung der Konsistenz unserer Marke festgestellt.

Der Status Quo vieler Unternehmen

E-Mail Signaturen stellen ein Compliance-Risiko und einen blinden Fleck für das Markenimage dar

E-Mails gelten rechtlich gesehen als Geschäftsbriefe. Jede ausgehende E-Mail eines Mitarbeiters unterliegt daher den Pflichtangaben nach HGB §37a, GmbHG §35a und AktG §80: vollständiger Firmenname, Rechtsform, Registergericht, Handelsregisternummer, Namen der Geschäftsführer. Fehlen diese Angaben, riskieren Unternehmen wettbewerbsrechtliche Abmahnungen und Ordnungsgelder.

Unterschiedliche Logos

Nicht konforme Schriftarten

Veraltete Kontaktdaten

Inkonsistente Markenbotschaften

Fehlende Pflichtangaben im Impressum

Falsche oder veraltete Links zu sozialen Netzwerken oder zur Website

Was als einfache E-Mail Signaturvorlage beginnt, wird mit der Zeit oft zum Problem.

Mitarbeiter nehmen eigene Änderungen vor, alte Versionen bleiben im Umlauf und die Marketingabteilung verliert die Kontrolle über einen wichtigen Kommunikationskanal.

Erfahren Sie wie Sie die Rechtssicherheit Ihrer Signaturen gewährleisten: Rechtssichere E-Mail Signatur erstellen: Compliance, einheitlicher Markenauftritt und Marketing aus einer Hand

Nach dem Wechsel zu Signitic

Übernehmen Sie die volle Kontrolle über Ihre E-Mail Signaturen

Signitic verbindet sich direkt mit Microsoft 365 (Entra/Azure AD) oder Google Workspace und importiert alle Mitarbeiterdaten automatisch. Die Pflichtangaben nach HGB §37a, Abmeldelinks und aktuelle Unternehmensdaten sind somit in jeder Signatur korrekt hinterlegt, ohne manuelle Pflege und ohne Fehlerrisiko. Eine Änderung im Dashboard gilt sofort für alle Mitarbeiter, auf allen Geräten.

Verbinden Sie Signitic mit Microsoft 365 (Entra ID / Azure AD) oder Google Workspace, um Mitarbeiterdaten automatisch zu synchronisieren und alle erforderlichen rechtlichen Hinweise sowie Unternehmensinformationen zu integrieren.

Stellen Sie sicher, dass alle ausgehenden Nachrichten dasselbe Logo, dieselben Farben, Schriftarten und Unternehmensinformationen verwenden – unabhängig vom Absender, der Abteilung oder dem Standort.

Nehmen Sie Änderungen zentral im Signitic Dashboard vor und übertragen Sie diese sofort auf alle Mitarbeiter, Geräte, E-Mail Clients, Webmailer und Mobiltelefone.

Halten Sie Ihre Signaturen bei Unternehmensänderungen, Umstrukturierungen oder neuen gesetzlichen Anforderungen stets auf dem neuesten Stand, ohne sich darauf verlassen zu müssen, dass Mitarbeiter ihre Daten selbst aktualisieren.

Das Marketing Team kontrolliert den Markenauftritt zentral, ohne IT-Tickets. Konsistenz ist kein Aufwand mehr, sondern der Standard.

Unterbinden Sie manuelle Änderungen der Signaturen durch Mitarbeiter, um eine dauerhafte Compliance und Markenkonsistenz zu gewährleisten.

Mit Signitic wird die Verwaltung von E-Mail Signaturen zum Kinderspiel: Die Compliance ist garantiert, das Markenimage bleibt einheitlich und jede E-Mail wird zu einem professionellen Kontaktpunkt für Ihr Unternehmen.

Sicherheit

Sicherheit hat für uns höchste Priorität

ISO 27001-Zertifizierung

Die ISO 27001-Norm gewährleistet, dass jeder Prozess der Datenspeicherung, des Datenzugriffs und der Datenverarbeitung den strengsten Branchenanforderungen entspricht. Unsere Praktiken werden regelmäßig von unabhängigen Organisationen geprüft.

DSGVO-Konformität

Alle Ihre Daten werden in Europa gehostet, auf Infrastrukturen, die der europäischen Verordnung entsprechen. Kein Transfer außerhalb der EU. Sie wissen, wo Ihre Daten sind und sie bleiben dort.

Google Partner & Microsoft Partner

Unsere zertifizierten Integrationen für Google Workspace und Microsoft 365 sorgen für eine nahtlose Anbindung an Ihre bestehende IT-Umgebung.

Europäischer Marktführer 2026 laut G2

Wir haben uns für Signitic entschieden, weil es sich um eine sehr einfache SaaS-Lösung handelt: Auf den Workstations muss nichts installiert werden. Für uns ist dies der ideale Weg, um unsere Signaturen zu zentralisieren und unsere Neuigkeiten, wie z. B. unsere Webinare, professionell zu bewerben.

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Pascal

Eurex

E-Mail Signatur Compliance: rechtssicher, einheitlich, automatisiert

E-Mail Signaturen stellen ein Compliance-Risiko und einen blinden Fleck für das Markenimage dar

Übernehmen Sie die volle Kontrolle über Ihre E-Mail Signaturen