Zauważyliśmy już kilka pułapek związanych z podpisami e-mail. Dlatego przygotowaliśmy listę rzeczy, które warto robić, oraz tych, których zdecydowanie należy unikać.
1) Dodaj logo firmy
Ta rada może wydawać się oczywista, a jednak niektórzy nadal rezygnują z logo w podpisie. Szkoda pomijać tę funkcję, ponieważ logo ułatwia odbiorcom rozpoznawanie Cię podczas korespondencji.
2) Przestrzegaj identyfikacji wizualnej firmy
Tak jak każdy materiał komunikacyjny, grafiki i podpisy e-mail powinny być zgodne z identyfikacją wizualną. To znak rozpoznawczy marki, który pomaga budować rozpoznawalność i zapewnia spójność komunikacji.
3) Koniecznie używaj znaczników <table>
Znaczniki <table> umożliwiają tworzenie tabel. Zalecamy ich używanie, szczególnie gdy chcesz kontrolować sposób wyświetlania, układ wizualny i optymalizację podpisów e-mail.
4) Zawsze ustawiaj atrybuty wysokości i szerokości obrazów
Dzięki temu unikniesz problemów z proporcjami podpisu. Podanie szerokości i wysokości obrazów gwarantuje właściwe wymiary i poprawne wyświetlanie.
5) Używaj CSS inline z atrybutem style
Obecnie w treści e-maili akceptowany jest wyłącznie CSS inline. Codziennie liczymy, że wkrótce się to zmieni.
6) Sprawdzaj wygląd na większości urządzeń i klientów (mobile, Outlook, Gmail)
Odbiorcy korzystają z różnych kanałów i urządzeń, dlatego zawsze sprawdzaj, czy podpis działa poprawnie na każdym z nich. W przeciwnym razie może ucierpieć Twoja wiarygodność.
7) Nie przekraczaj 650 px szerokości
Jeśli chcesz, aby podpis był czytelny na telefonie, nie pomijaj tej ważnej wskazówki.
8) Nie przekraczaj 500 px wysokości
Jeśli podpis nie ma być większy od treści wiadomości, również nie pomijaj tej rady.
9) Sprawdzaj aktualność danych kontaktowych
Wyobraź sobie, że potencjalny klient wreszcie chce się z Tobą skontaktować, ale trafia na błędny numer telefonu. Szkoda byłoby stracić taką okazję.
10) Dodaj ikony Twitter, Facebook i LinkedIn, aby zwiększać liczbę obserwujących
Niewykorzystywanie codziennych okazji do rozwijania profili społecznościowych byłoby prawdziwą stratą.
11) Dodaj najnowszy artykuł z bloga do podpisu e-mail
Stosujesz content marketing? To świetna strategia. Wykorzystaj podpisy e-mail, aby zwiększać liczbę czytelników white paperów, newsletterów i artykułów blogowych.
12) Działaj zgodnie z prawem
Przepisy stale się zmieniają, dlatego warto znać najnowsze wymagania. Jak wiadomo, nieznajomość prawa nie zwalnia z odpowiedzialności.
13) Dodaj LinkedIn — ale który profil? Firmowy czy osobisty?
Podejmując decyzję, kieruj się strategią komunikacji. Zwykle polecamy profil osobisty LinkedIn, ponieważ użytkownicy wolą rozmawiać z ludźmi niż z kontami firmowymi.
14) Mierz ruch generowany przez podpisy e-mail
Strategia bez sprecyzowanych, ilościowych i jakościowych celów oraz wskaźników pomiaru jest skazana na porażkę. Nie zaniedbuj oceny działań: pomiar i analiza ruchu pomagają wskazać korekty potrzebne do osiągnięcia celów.
15) Usuń „Wysłano z mojego iPhone’a”
Apple ma wystarczająco dużo reklamy — nie trzeba dodawać jej do każdego e-maila.
16) Dopasuj treść kampanii w podpisie e-mail do grup użytkowników
Catherine z księgowości i Gilles z IT mogą reagować na inne treści, ale warto zainteresować obie osoby. Przygotowanie komunikatów dla poszczególnych grup ułatwia pracę i eliminuje konieczność wybierania jednej wersji dla wszystkich.
17) Dodaj klauzulę prawną
Pamiętaj o informacjach prawnych na końcu podpisu, na przykład „ten e-mail jest poufny” lub „nie drukuj tej wiadomości”.
{{ban}}
18) Upewnij się, że linki w podpisie są aktywne
Niewiele rzeczy wygląda mniej profesjonalnie niż niedziałające linki w e-mailach.
19) Dodaj analitykę kliknięć i statystyk podpisu e-mail
Ponownie: nie zaniedbuj pomiaru i analizy. To właśnie one pomogą szybciej osiągać cele.
20) Umieść wyraźne wezwanie do działania na banerze
Baner, który nie zachęca do żadnego działania, traci sens. Przed publikacją warto dopracować jego komunikat.
21) Nie wysyłaj trzystronicowej instrukcji, aby pracownicy samodzielnie aktualizowali podpisy
Dbanie o komunikację przez podpisy e-mail należy naturalnie do działu komunikacji. Signitic oszczędza czas zarówno temu działowi, jak i wszystkim pracownikom.
22) Nie używaj punktorów, znaczników wyboru ani numeracji
Klienci nie powinni pomylić Twojego podpisu z listą zakupów.
23) Nie twórz całego podpisu jako jednego obrazu
Tworząc podpis jako obraz, rezygnujesz z funkcji takich jak przyciski do mediów społecznościowych, map i innych miejsc.
24) Nie używaj Comic Sans MS jako kroju pisma w e-mailach
Ta rada dotyczy właściwie każdego tekstu i materiału wizualnego.
25) Nie bój się obrazów w podpisie, ale używaj ich właściwie
Unikaj kotków i zdjęć roślin u babci. Wybieraj odpowiednie, profesjonalne grafiki, pamiętając, że nadal mogą być oryginalne.
26) Nie kopiuj szablonu podpisu e-mail z Microsoft Word
Chyba że zależy Ci na efekcie, który z pewnością nie będzie działał poprawnie.
27) Nie powierzaj tego zadania działowi IT
Zwykle działa bardzo sprawnie, ale ma inne, bardziej krytyczne zadania. Dlaczego nie zwrócić się do działu komunikacji?
28) Nie umieszczaj podpisu na początku e-maila
Nie trzeba wyjaśniać, dlaczego lepiej rozpocząć wiadomość od „Dzień dobry” niż od „Z poważaniem”.
29) Nie używaj 17 kolorów
Kolory są dobrym pomysłem, ale lepiej unikać tęczy. Nadmiar może pogorszyć czytelność i zmęczyć wzrok odbiorców.
30) Nie zakładaj, że podpis będzie identyczny na wszystkich urządzeniach
Konieczność sprawdzania wyglądu podpisu na różnych urządzeniach oznacza właśnie, że nie wszędzie będzie identyczny. Zachowaj czujność.
31) Nie marnuj miejsca na zbędne informacje
Aby komunikat został przeczytany i zrozumiany, musi być jasny, zwięzły i czytelny. Przechodź do sedna i ogranicz niepotrzebne informacje.
32) Nie zakładaj, że każdy wie, gdzie znajduje się Twoja firma
Niestety, adres w podpisie e-mail naprawdę jest potrzebny.
33) Jeden tytuł lub stanowisko na podpis
Najważniejsza pozostaje przejrzystość. Unikaj podpisów w rodzaju „Gilbert, wspólnik, założyciel, freelancer, coach życiowy, voodoo”, bo mogą wzbudzać sceptycyzm odbiorców.
34) Nie miej wyrzutów sumienia, że przeczytałeś cały artykuł
Wręcz przeciwnie — możesz być z siebie dumny. Teraz zostaniesz ekspertem i nauczysz się pomysłowo wykorzystywać podpisy e-mail.
To już koniec artykułu. Śledź blog Signitic — wkrótce pojawią się kolejne wskazówki i aktualności!
