IT-Labs GmbH: Aus 35 unterschiedlichen Signaturen wird ein einheitliches Corporate Design

Das Unternehmen im Überblick

Die IT-Labs GmbH mit Sitz in Fürth ist ein mittelständisches Softwareunternehmen, das sich auf B2B-Lösungen für die Homecare- und Hilfsmittelbranche spezialisiert hat. Gegründet wurde das Unternehmen 2017 von Güven Karakuzu, der zuvor selbst jahrelang in einem großen Homecare-Unternehmen tätig war und aus dieser Erfahrung heraus die Lösung Alberta entwickelte, eine App für den Außendienst von Homecare-Unternehmen, die zeitaufwändige Bürokratie digital und effizient abbildet. Heute nutzen über 3.500 Fachkräfte Alberta und versorgen damit gemeinsam mehr als 1,5 Millionen Patientinnen und Patienten.

Mit inzwischen 55 Mitarbeitenden gehört IT-Labs GmbH zu den etablierten Anbietern in seinem Segment. 35 Mitarbeiter nutzen Signitic mittlerweile für die Verwaltung ihrer E-Mail Signaturen. 

Die Herausforderungen

Bevor die IT-Labs GmbH auf Signitic umgestiegen ist, verwaltete jeder Mitarbeiter seine E-Mail Signatur eigenständig über Outlook. Was zunächst nach einer pragmatischen Lösung klingt, führte in der Praxis schnell zu einem uneinheitlichen und wenig professionellen Erscheinungsbild: Da IT-Labs GmbH viel im direkten Kontakt mit ihren Kunden steht, häufig auch mit mehreren Ansprechpersonen gleichzeitig, fiel es besonders auf, wenn jede Signatur anders aussah. Hinzu kamen technische Probleme auf Seiten der Mitarbeiter, deren Signaturen in Outlook plötzlich viel zu groß oder viel zu klein dargestellt wurden.

Besonders aufwändig gestaltete sich die Aktualisierung der Signaturen im Rahmen von Messeauftritten. IT-Labs GmbH ist rund 8 bis 10 Mal im Jahr auf Messen vertreten und wollte diese Präsenz auch über Signatur Banner sichtbar machen. In der Praxis scheiterte das jedoch regelmäßig: Die Kollegen mussten die Banner manuell einfügen, was selten zuverlässig funktionierte. Irgendwann wurde die Idee ganz aufgegeben, weil es zu mühsam war, dem einzeln „hinterherzulaufen". Auch wenn die Banner eingebunden wurden, passte das Format häufig nicht zur gestalterischen Grundlage der jeweils individuell eingerichteten Signatur.

Diese Herausforderungen wirkten sich spürbar auf mehrere Bereiche im Unternehmen aus. Die IT wurde wiederholt kontaktiert, wenn es zu Darstellungsproblemen mit den Signaturen kam. Für das Marketing bedeutete jede Signatur Änderung einen erheblichen Koordinationsaufwand: Neue Vorgaben mussten unternehmensweit kommuniziert werden, verbunden mit der Bitte, sie in einem bestimmten Zeitraum einzustellen und anschließend wieder zu entfernen. Im besten Fall inklusive Kontrolle, ob die Umsetzung tatsächlich erfolgt war, und Unterstützung bei Rückfragen.

Wie hat Signitic zur Lösung dieser Herausforderungen beigetragen?

Für IT-Labs GmbH war neben dem überzeugenden Preismodell vor allem die Funktionsweise von Signitic ausschlaggebend: Das Marketing Team erstellt eine zentrale Signaturvorlage und die Signaturen der Mitarbeiter generieren sich darauf basierend automatisch. Genau diese Automatisierung war es, wonach im Unternehmen gesucht wurde. Das Ganze wird zudem verbunden mit der Möglichkeit, Banner gezielt für bestimmte Zeiträume und bestimmte Mitarbeiter einzustellen, was das frühere Messe-Problem direkt adressierte.

Die Implementierung verlief problemlos und war innerhalb von zwei Wochen abgeschlossen. Beteiligt war im Wesentlichen das Marketing Team, ergänzt durch die Geschäftsführung, die für die Einrichtung im Outlook Admin Center benötigt wurde. Während der Einführung stand das Signitic Team durchgehend bei technischen Fragen rund um die Outlook-Anbindung zur Verfügung.

Eine Herausforderung zu Beginn war weniger technischer als organisatorischer Natur: Zahlreiche individuelle Wünsche der Kollegen zu Schriftart, Grußformel, Bildwahl oder der Frage, ob Handynummer, Festnetznummer oder beides angezeigt werden sollten, mussten zusammengeführt werden. Am Ende einigte sich IT-Labs GmbH nicht auf eine einzige, sondern auf drei verschiedene Signatur Varianten, mit denen alle Beteiligten zufrieden waren. Auch die Einrichtung der Sammelpostfächer empfand das Team zunächst als komplex, erhielt hierbei jedoch gezielte Unterstützung vom Signitic Support.

Insgesamt beschreibt die IT-Labs GmbH die Zusammenarbeit mit dem Signitic Team als durchgehend positiv: schnell erreichbar, technisch versiert und mit spürbarem Interesse daran, individuelle Probleme zu lösen.

Die Ergebnisse

Das zentrale und für IT-Labs GmbH wichtigste Ergebnis: 100 % einheitliche E-Mail-Signaturen im gesamten Unternehmen. Da das Ziel von Anfang an nicht in der Generierung von Landing Page Klicks oder ähnlichen Kennzahlen lag, sondern in einem konsistenten und professionellen Auftritt nach außen, bewertet IT-Labs GmbH dieses Ergebnis als vollen Erfolg.

Besonders hervorzuheben aus Sicht von IT-Labs GmbH sind der Vorlagengenerator sowie die unkomplizierte Möglichkeit, Kampagnen über die E-Mail Signaturen aller Mitarbeiter auszuspielen. Das sind genau jene Funktionen, die zuvor manuell kaum zuverlässig umsetzbar waren.

Fazit

Für IT-Labs GmbH hat sich der Umstieg von individuell verwalteten Outlook Signaturen auf eine zentrale Lösung mit Signitic in mehrfacher Hinsicht ausgezahlt: Ein einheitliches Corporate Design ersetzt das frühere Nebeneinander unterschiedlichster Signaturformate, das Marketing Team ist von der aufwendigen manuellen Koordination befreit und Kampagnen wie Messe-Banner lassen sich nun gezielt und zuverlässig über alle Signaturen hinweg ausspielen. Die kurze Implementierungszeit von rund zwei Wochen sowie die enge Unterstützung durch das Signitic Team trugen maßgeblich dazu bei, dass auch anfängliche Herausforderungen von individuellen Signatur Wünschen bis zur Einrichtung der Sammelpostfächer schnell gelöst werden konnten.