Bonnes pratiques signature professionnelle : le guide pour signer vos mails d’entreprise
Envois de mail à des clients, prises de contact avec des prospects, planifications de rendez-vous, demandes d’informations complémentaires ou encore envois de rapports : les e-mails sont aujourd’hui le moyen de communication le plus plébiscité en entreprise. Chaque semaine, d’après The Wall Street Journal, les salariés passent en moyenne 8,8 heures à lire et écrire des e-mails : un constat, qui, au-delà de révéler un phénomène plus large de surcharge numérique, pourrait nuire à la productivité et à l’innovation en entreprise.
Pour pallier ce problème et libérer un temps précieux à vos collaborateurs, il convient d’adopter les bonnes pratiques de rédaction d’e-mail professionnel, mais aussi de signature !
Promotion de votre expertise, identité de marque, stratégie marketing, gain d’efficacité et augmentation des chances d’être contacté par un prospect : Signitic vous donne les clés pour vous aider à optimiser ce canal commercial et communicationnel, parfois sous-estimé. Découvrez dans cet article comment tirer profit de vos mails professionnels grâce à leur signature !
Qu'est-ce qu'une signature de mail professionnel ?
D’après une étude du projet Voltaire, 91% des décideurs concèdent que la qualité de la relation client est mise à mal lorsqu’un e-mail contient des fautes d’orthographe. Pour 92% des dirigeants interrogés, ces lacunes dégradent l’image de l’entreprise. En envoyant un e-mail, les collaborateurs deviennent en ce sens ambassadeurs de l’entreprise dans laquelle ils travaillent, et se portent garant de l’image de marque.
La signature de mail professionnel, tout comme le contenu textuel, joue, elle aussi, un rôle prépondérant. Il s’agit d’un ensemble d’éléments formé notamment par du texte, des images, des liens et le logo de l'entreprise. Ce bloc peut également inclure les couleurs de la charte graphique de l'entreprise, apparaissant à la fin de chaque e-mail envoyé à vos clients, prospects, partenaires ou collaborateurs.
La signature électronique peut en ce sens être perçue comme une carte de visite virtuelle, jouant un rôle d’identification et de communication. Témoin de votre sérieux, de votre crédibilité, voire de votre créativité, elle doit, tout comme le corps du texte, être travaillée et considérée comme un levier marketing !
Signature mail professionnel : pourquoi faut-il qu’elle soit simple et lisible ?
Parce qu’elle est le dernier élément que vos destinataires verront à la lecture de votre mail et qu’elle permet au lecteur d’identifier votre entreprise. Une signature de mail professionnel doit visuellement séduire votre lecteur, mais également être aisément compréhensible.
Plus que de refléter l’image de marque, une signature de mail doit montrer le sérieux de l’interlocuteur et faciliter l’accès aux informations essentielles telles que le numéro de téléphone ou le nom de l’entreprise. En un simple coup d'œil, le lecteur doit pouvoir visualiser ces informations, sans avoir à les chercher.
Par ailleurs, gardez en tête que l’e-mail est un outil conçu pour communiquer rapidement : aller à l’essentiel est tout un art, même dans votre signature !
Les informations essentielles à intégrer dans votre signature professionnelle
Afin que votre destinataire dispose de toutes les informations nécessaires, veillez à intégrer :
- Votre nom complet ;
- Votre titre ou le poste que vous occupez ;
- Le nom de votre entreprise ;
- Votre numéro de téléphone, ou celui de votre entreprise ;
- L’adresse postale de votre entreprise et les mentions légales si vous pensez que ces éléments sont pertinents.
Respect de la charte graphique de l'entreprise
Les éléments visuels, tels que les couleurs et la typographie, représentent votre entreprise et permettent au destinataire de vous identifier. Afin d’harmoniser votre signature électronique avec celle de vos collaborateurs et d’asseoir votre image de marque, il convient de vous créer une identité visuelle en respectant la charte graphique de votre entreprise.
Le conseil de Signitic : dans un souci de lisibilité, limitez votre palette graphique à deux couleurs et utilisez une seule police d’écriture.
Ajout de liens et de boutons cliquables
Saviez-vous qu’il est possible d’ajouter des boutons cliquables et des liens dans une signature de mail ? Ces derniers peuvent renvoyer vers votre site web, votre numéro de téléphone ou encore vers votre calendrier, permettant à vos interlocuteurs de planifier aisément un rendez-vous et encourageant la relation client !
Vous pouvez placer les liens hypertextes sur divers éléments tels que :
- Votre logo ;
- Un bouton CTA (Call To Action) menant à un formulaire de contact, de satisfaction ou de demande de devis ;
- Une image ;
- Du texte, comme votre numéro de téléphone ;
- Une bannière, présentant par exemple les offres promotionnelles du moment.
Signature mail professionnel : éviter les citations personnelles
Parce que la communication par mail fait partie intégrante du discours de votre entreprise, veillez à rester professionnel et à démontrer d’un certain sérieux. Il convient de trouver le juste milieu entre créativité et professionnalisme, et de soupeser chaque élément présent dans votre signature.
En ce sens, évitez les citations personnelles, qui pourraient entacher votre image de marque ou nuire à votre réputation. Souvent longues, les citations pourraient par ailleurs nuire à la lisibilité : le lecteur passerait alors à côté de l’information essentielle.
Intégration des réseaux sociaux dans la signature
Ajouter vos réseaux sociaux dans un mail professionnel est également une bonne pratique à avoir ! Vous pouvez inclure les pictogrammes des réseaux sociaux que vous utilisez et insérer des liens hypertextes au-dessus.
En ajoutant des liens vers les comptes de vos réseaux sociaux, vous pourrez promouvoir votre présence sociale et vos derniers contenus (articles de blog, publication Instagram, post Facebook, etc.), renforcer votre présence en ligne et votre notoriété. Par ailleurs, vous démultiplierez également les points de contact de votre signature professionnelle.
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Tester sa signature sur différentes messageries et divers appareils
Vous êtes fier de votre nouvelle signature professionnelle et vous êtes prêt à envoyer des mails à vos prospects, vos clients, vos partenaires et vos collègues ? Patience ! Avant d’intégrer votre nouvelle signature professionnelle à tous vos e-mails, tester votre création sur divers appareils et messageries en ligne est un impondérable !
Chaque messagerie électronique (Gmail, Yahoo, Outlook, etc.) propose en effet un système d’affichage distinct, pouvant altérer l’apparence de votre signature. Vous pourriez également vous apercevoir d’une petite coquille, d’un problème d’harmonisation dans la mise en page ou encore d’un lien vers un réseau social renvoyant vers une page d’erreur, auquel cas le test vous aura permis de ne pas entacher votre image de marque ou la réputation de votre société !
Bonnes pratiques signature professionnelle : l’importance d'une signature responsive
Pour garantir une expérience de consultation optimale, votre signature professionnelle doit être responsive, c'est-à-dire s’adapter automatiquement à la taille de l’écran du terminal qui le lit !
En effet, en plus d'apparaître différemment selon la messagerie utilisée, un mail ne s’affiche pas de la même manière en fonction de l’appareil sur lequel il est lu : les ordinateurs et les smartphones ne disposent pas du même format.
Le format de votre signature de mail apparaît en ce sens comme un élément incontournable, garant de la lisibilité de votre courriel. Pour vous assurer que vos interlocuteurs perçoivent correctement votre signature, quels que soient leur messagerie ou leur support, veillez à :
- Utiliser une police standard et bannir les polices extravagantes
- Privilégier un format HTLM ;
- Respecter la taille d’image standard, entre 320 px et 600 px de largeur entre 90 px et 150 px de hauteur ;
- Justifier le texte et les images pour davantage de lisibilité et d’harmonie ;
- Ne pas dépasser 120 Ko ;
- Choisir un minium 10 px pour les polices de caractères ;
- Maintenir une distance assez éloignée entre les éléments cliquables pour éviter les confusions ;
- Réaliser des zones cliquables suffisamment grandes pour que les liens soient accessibles depuis un smartphone.
Grâce à Signitic, la création de votre signature professionnelle devient un jeu d’enfant ! Des exemples de signatures, aux conseils de création de designs jusqu’à nos modèles pour créer une signature : découvrez nos solutions en débutant votre période d’essai dès aujourd’hui.
