Eurolls

Chi è Eurolls (dalle parole del cliente)

Raccontateci brevemente l'azienda: cosa fate, quanti dipendenti comunicano via email con clienti e partner ogni giorno, e in quante sedi/paesi operate?

Eurolls, azienda nata nel 1987, opera nel settore dell'acciaio, producendo rulli e accessori per la laminazione del tubo e del filo. Azienda prettamente B2B con 150 dipendenti, 7 sedi in Italia (6 in FVG e 1 vicino a Milano) e 5 filiali estere (1 in Brasile, 2 in Messico, 1 in USA solo commerciale e 1 in Cina), ogni giorno una media di 80 utenti comunica verso l'esterno. Dall'Head Quarter di Attimis (UD) gestiamo la posta elettronica di tutti i dipendenti del gruppo ad esclusione della Cina (in divenire).

La sfida: coordinare tante sedi e persone diverse

Perché avete cercato un software di Email Signature Management? Qual era la vostra esigenza?

L'esigenza primaria era mettere ordine nella comunicazione istituzionale, per evitare che ogni firma fosse diversa e che i banner delle fiere/chiusure non venissero gestiti correttamente. Inoltre, era una perdita di tempo spiegare continuamente agli utenti cosa modificare.

Prima di Signitic, come gestivate le firme email tra le diverse sedi e reparti (Italia, Brasile, Cina, Messico, USA)? Qual era la difficoltà principale — disomogeneità del brand, gestione manuale, mancanza di controllo centralizzato?

Le firme delle mail venivano gestite manualmente dagli utenti, con un format condiviso da parte di Marketing e IT. Ogni variazione veniva comunicata dal marketing ma poi ogni utente doveva modificare manualmente la firma. Il controllo avveniva solo a ricevimento delle mail da parte degli utenti.

Come Signitic organizza utenti e sedi

Come avete usato Signitic per armonizzare le firme tra le diverse sedi e reparti? Quanti modelli di firma avete impostato (uno unico o varianti per sede/lingua/reparto)? Come avete gestito eventuali specificità locali (es. lingua, riferimenti legali, contatti locali)?

Abbiamo creato un modello per ogni sede aziendale. Per alcune sedi, abbiamo dovuto creare un modello aggiuntivo per necessità organizzative (caselle mail condivise che devono pescare dati dal singolo utente). Le firme sono state tutte impostate in lingua inglese in quanto il nostro business è al 90% estero. I campi anagrafici sono stati impostati direttamente sull'utente Signitic, in quanto il nostro Tenant al momento è gestito da parte di un fornitore esterno. In questo modo ci siamo resi autonomi nella gestione dei dati delle firme, anche se l'utilizzo della rubrica lato Microsoft 365 sarebbe preferibile.

Come avete configurato Signitic internamente (con quali tool è integrato)? Quanti gruppi/team avete impostato? Chi si occupa della gestione e dell'aggiornamento dei modelli di firma?

In azienda usiamo Outlook quindi l'integrazione è stata fatta con Microsoft 365. Abbiamo importato gli utenti e gestito i gruppi in funzione delle sedi. Gestione e aggiornamento modelli sono in carico al marketing. Il collega dell'IT viene coinvolto quando ci sono necessità tecniche.

Nota: questo è probabilmente il cuore dell'insight — l'autonomia dal fornitore esterno del Tenant, ottenuta gestendo i dati anagrafici direttamente su Signitic. Vale la pena valorizzarlo nel copy finale.

Il risultato

C'è stato un cambiamento concreto e misurabile dopo l'implementazione? Es. tempo risparmiato nella gestione delle firme, riduzione di errori o incoerenze, feedback positivo da clienti/partner sull'immagine più professionale e coerente dell'azienda.

Il risultato più concreto è stato il risparmio temporale nella gestione da parte di marketing e IT e l'omogeneità delle firme per tutto il gruppo. Non abbiamo avuto feedback da clienti.

In conclusione

In una frase, come descrivereste Signitic a un collega del settore industriale/manifatturiero?

Puoi comunicare bene anche se non ne senti la necessità: con Signitic imposti tutto in pochi semplici passaggi e ti dimentichi di dover gestire le firme delle mail! - Chiara

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