Czy wiesz, że w skali kraju 60% populacji korzysta z poczty elektronicznej? Według badania przeprowadzonego przez Radicati Group Francuz wysyłałby ponad 30 wiadomości dziennie. E-mail jest zatem najczęściej używanym środkiem komunikacji w świecie zawodowym. Ta metoda komunikacji jest szybka, umożliwia płynną wymianę informacji na wszelkie tematy i pozwala zwracać się do różnych odbiorców: wysyłać wiadomości klientom lub potencjalnym klientom, prosić o dodatkowe materiały potrzebne do obsługi sprawy, przesyłać raporty przełożonemu itd. Pisanie profesjonalnych wiadomości podlega jednak pewnym zasadom, których nie należy lekceważyć.
Signitic pomaga Ci pisać profesjonalne wiadomości e-mail, aby komunikacja firmowa była właściwie uporządkowana.
Dlaczego warto zadbać o treść profesjonalnego e-maila?
E-mail służy do komunikowania się z wszelkiego rodzaju rozmówcami: specjalistami, firmami, klientami, współpracownikami itd. Umiejętność poprawnego pisania wiadomości w świecie zawodowym jest niezbędna, aby pokazać swoją rzetelność i zaangażowanie w pracę. Błąd ortograficzny w nazwisku odbiorcy, zapomniany załącznik czy zbyt poufały ton mogłyby zaszkodzić Tobie i Twojej firmie. Źle napisana wiadomość może również zniechęcić odbiorcę, który będzie mniej skłonny przychylić się do Twojej prośby.
Według badania przeprowadzonego przez projekt Voltaire w 2021 roku 77% pracodawców uważa, że braki pracowników w zakresie ortografii i wypowiadania się mają znaczący wpływ na produktywność i skuteczność zawodową ich zespołów, niezależnie od pełnionych funkcji. To kolejny powód, aby zadbać o ortografię i składnię profesjonalnych wiadomości!
Jak zacząć pisać profesjonalną wiadomość e-mail?
Temat wiadomości
Temat wiadomości ma ogromne znaczenie i należy go starannie sformułować. To pierwsze słowa e-maila, które przeczyta odbiorca. Temat powinien więc precyzyjnie wskazywać treść wiadomości i być zwięzły. Wysłanie wiadomości bez tematu lub z niewystarczającą ilością informacji jest błędem, którego bezwzględnie należy unikać: odbiorca może nie otworzyć e-maila albo wiadomość może trafić do folderu ze spamem. Temat musi być również na tyle jasny, aby odbiorca mógł świadomie ustalić kolejność obsługi wiadomości.
Aby mieć pewność, że temat e-maila jest dobrze napisany, przestrzegaj kilku zasad:
- użyj zaledwie kilku słów, najlepiej od pięciu do siedmiu;
- umieść tylko jeden temat w jednej wiadomości;
- wybierz temat związany z dalszą treścią e-maila;
- postaw na zdanie bez czasownika;
- nie dodawaj spójników, które mogłyby niepotrzebnie obciążyć temat.
Zwrot rozpoczynający
Zwrot rozpoczynający to forma grzecznościowa umieszczana na początku wiadomości, która nawiązuje kontakt i wskazuje, do kogo się zwracasz. Aby właściwie go sformułować, musisz najpierw wiedzieć, kim jest odbiorca. Nie możesz bowiem używać tych samych zwrotów ani tego samego tonu wobec wszystkich. W profesjonalnym e-mailu lepiej być przesadnie uprzejmym niż niewystarczająco, zwłaszcza gdy piszesz do przełożonego.
Aby zastosować zwrot rozpoczynający o odpowiednim tonie, napisz:
- Cześć, a następnie imię, gdy piszesz do współpracownika;
- Dzień dobry Pani lub Panie, a następnie nazwisko, gdy znasz rozmówcę;
- Szanowna Pani, Szanowny Panie, jeśli nie znasz odbiorcy;
- Szanowny Panie Dyrektorze lub Szanowna Pani Dyrektor, gdy zwracasz się do przełożonego mającego określony tytuł.
Zwrot rozpoczynający będzie więc w dużej mierze zależał od relacji łączącej Cię z rozmówcą. Jeśli jesteś blisko ze współpracownikiem, możesz komunikować się z nim mniej formalnie.
Zasady prawidłowego pisania treści profesjonalnego e-maila
Hierarchia informacji
Hierarchia informacji w treści wiadomości jest bardzo ważna, ponieważ warunkuje właściwe zapamiętanie informacji przez czytelnika. Zanim przedstawisz prośbę, musisz umieścić temat w kontekście. Kontekstem może być zwykłe pozytywne zdanie wprowadzające, zwłaszcza jeśli zamierzasz poruszyć nieprzyjemny temat. Istnieje kilka sposobów napisania wprowadzenia, możesz:
- się przedstawić;
- nawiązać do wcześniejszej rozmowy;
- wprowadzić temat.
Po takim wprowadzeniu przedstaw prośbę i wyjaśnij ewentualne korzyści. Kluczem do udanej treści jest umieszczenie najważniejszej informacji na początku wiadomości, a następnie rozwijanie każdego dodatkowego pomysłu w osobnym akapicie. Struktura tekstu powinna szybko eksponować najważniejszą informację, do której odnosi się temat — nazywa się to odwróconą piramidą. Pamiętaj jednak, że profesjonalna wiadomość nie powinna przekraczać czterech akapitów, ponieważ może stać się zbyt ciężka w odbiorze.
{{ban}}
Prosty i zwięzły styl
Aby każdy rozumiał Twoją komunikację zawodową, zalecamy przyjęcie prostego stylu pisania. Unikaj zbyt długich zdań i nadmiernie technicznych terminów, chyba że masz pewność, że czytelnik je zrozumie. Aby zapewnić dobre zrozumienie i czytelność, możesz:
- pogrubić kluczowe daty lub ważne informacje;
- stosować spójniki i wyrażenia łączące oraz łączyć ze sobą zdania;
- używać list punktowanych, aby pomóc czytelnikowi znaleźć najważniejsze informacje jednym rzutem oka.
Poprawianie błędów językowych i sprawdzanie elementów wiadomości
Błędy ortograficzne, gramatyczne i składniowe są szczególnie rażące w profesjonalnych wiadomościach. Z jednej strony Twój przekaz będzie trudniejszy do zrozumienia dla rozmówcy, a z drugiej błędy te mogą wywołać negatywne wrażenie na temat Twojego zaangażowania w pracę, a nawet sugerować czytelnikowi brak rzetelności lub zainteresowania. Pamiętaj więc o dokładnej korekcie, aby uniknąć literówek. Istnieją również korektory internetowe, które pomagają skutecznie usunąć pozostałe błędy z tekstu.
Przed wysłaniem wiadomości zawsze należy sprawdzić poszczególne jej elementy. Czy dodano wszystkich odbiorców i zapowiedziane załączniki? Czy odbiorcy mają otrzymać ukrytą kopię, czy zwykłą kopię? Musisz dopilnować, aby właściwe informacje trafiły do właściwych osób, dbając o poufność.
Jak zakończyć profesjonalną wiadomość e-mail?
Odpowiednia formuła grzecznościowa
Podobnie jak w przypadku zwrotu rozpoczynającego, na końcu wiadomości trzeba umieścić formułę grzecznościową. Jest ona wyrazem szacunku, który należy dostosować do rozmówcy. W komunikacji z przełożonym unikaj luźniejszych sformułowań, których można użyć wobec przyjaciela lub współpracownika. Jeśli jednak obawiasz się przesady w rodzaju „z wyrazami szacunku”, postaw na prostotę: „pozdrawiam” jest całkowicie odpowiednie.
Podpis e-mail
Podpis powinien pozwalać czytelnikowi łatwo Cię zidentyfikować i świadczy o profesjonalizmie. W tym celu musisz podać co najmniej nazwisko, imię, stanowisko oraz numer telefonu. Podpis e-mail jest jednak również niezastąpionym sposobem na zapadnięcie w pamięć i pokazanie kreatywności — szkoda byłoby z niego nie skorzystać! Wiele narzędzi może pomóc w personalizowaniu banera w podpisie.
Czy znasz Signitic, proste i szybkie rozwiązanie do tworzenia podpisów e-mail dopasowanych do Twojego wizerunku? Dodawaj jednym kliknięciem zdjęcia, dane kontaktowe, linki do mediów społecznościowych i identyfikację wizualną firmy. Signitic jest potężnym narzędziem komunikacji, które zwiększa Twoją widoczność w profesjonalnych wiadomościach!
Przykład dobrze napisanej profesjonalnej wiadomości
Aby dokładnie zobaczyć, jak może wyglądać idealnie napisana profesjonalna wiadomość, poznaj przykład e-maila wysłanego do współpracownika z prośbą o informacje:
Cześć, Fabien,
Aby dobrze przygotować spotkanie z klientem X zaplanowane na przyszły piątek, muszę wcześniej opracować prezentację.
Proszę o przesłanie naszej nowej broszury handlowej, abym mógł ją dołączyć do wspomnianej prezentacji. Termin najpóźniej do środy wieczorem będzie dla mnie idealny.
Z góry dziękuję za odpowiedź.
Pozdrawiam,
Fabrice Dupont
Specjalista ds. obsługi klienta
06 07 08 09 10
