Poświęcamy dużo czasu treści e-maili, tematowi i dobremu wstępowi, ale zbyt często zapominamy o zakończeniu.
Formuły końcowe są krótkie, lecz skuteczne. Pozostawiają trwałe wrażenie zarówno na potencjalnych, jak i obecnych klientach. Pozytywny finał zwiększa szansę na odpowiedź, a niewłaściwy pozostawia niesmak.
Zakończenie formalnej korespondencji zwykłym „cześć” nic nie da. Podobnie jak przesadna formalność wobec bliskiego współpracownika.
Idealne zakończenie zawsze zależy od odbiorcy. Na szczęście jest to prostsze, niż się wydaje:
Nasze ulubione formuły podzieliliśmy na pięć praktycznych kategorii:
- Nieformalne zakończenia
- Zakończenia zachęcające do szybkiego ciągu dalszego rozmowy
- Zakończenia z podziękowaniem
- Formalne zakończenia
- Swobodne zakończenia
Jeśli chcesz zwiększyć liczbę odpowiedzi, przewiń niżej i poznaj 37 najlepszych formuł kończących e-maile.
4 złote zasady
Zanim zaczniemy, poznaj cztery złote zasady kończenia e-maili:
Zawsze uwzględniaj kontekst. To zdecydowanie najważniejszy aspekt wyboru. Zakończenie musi pasować do tonu wiadomości i relacji z odbiorcą.
Dodaj dane osobowe. Zwłaszcza w pierwszym e-mailu podaj wszystkie istotne informacje: pełne imię i nazwisko, stanowisko, telefon oraz — jeśli chcesz — profile społecznościowe.
Dane te powinny być atrakcyjnie i profesjonalnie przedstawione w podpisie. Możesz utworzyć go ręcznie w Outlooku lub Gmailu. Firmom opłaca się jednak zainwestować w oprogramowanie do centralnego zarządzania wszystkimi podpisami. Ogranicza to pracę ręczną i gwarantuje spójność w organizacji.
Twórz profesjonalne podpisy e-mail dla całej firmy
Wypróbuj Signitic bezpłatnie przez 14 dni
Dbaj o gramatykę. Pierwsze słowo — i tylko pierwsze — formuły grzecznościowej powinno zaczynać się wielką literą, a po ostatnim słowie absolutnie nie należy stawiać przecinka ani znaku interpunkcyjnego. Błędy sprawią, że możesz wyglądać niedbale i nieprofesjonalnie.
Wprowadzaj różnorodność: używanie tej samej formuły w każdym e-mailu może sugerować brak wysiłku. Bądź kreatywny — możesz przyciągnąć uwagę odbiorców.
Przejdźmy do rzeczy:
Nieformalne zakończenia
Zaczynamy od formuł nieformalnych, ponieważ swobodny ton coraz częściej pojawia się w zawodowej komunikacji e-mail.
Wobec współpracownika lub kontaktu biznesowego, z którym masz już relację, możesz użyć:
- Serdeczności/Najlepsze pozdrowienia — proste, ale skuteczne.
- Wszystkiego dobrego — odrobinę bardziej przyjazne niż „Z poważaniem” i pasuje niemal zawsze.
- Trzymaj się/Do zobaczenia — miły, ciepły sposób zakończenia nieformalnej wiadomości do znajomej osoby.
- Miłego dnia/tygodnia/weekendu — pozytywne zakończenie dodające wiadomości odrobinę uprzejmości.
- Mam nadzieję, że udało mi się pomóc — dobra opcja, lecz tylko po e-mailu zawierającym przydatne informacje.
- Życzę dobrego początku tygodnia — pogodny zwrot, który z pewnością wywoła uśmiech odbiorcy.
- Dziękuję za dobrą współpracę — bo kto nie doceni odrobiny uznania od współpracownika?
Zakończenia zachęcające do szybkiego ciągu dalszego rozmowy
Koniec e-maila to świetna okazja, by zachęcić odbiorcę do dalszego dialogu. Wypróbuj:
- Nie mogę się doczekać dalszej rozmowy o „x”/wkrótce dowiedzieć się więcej o „x” — tak konkretna formuła pokazuje szczere zainteresowanie wypowiedzią drugiej osoby i chęć kontynuowania dialogu.
- Skontaktuj się ze mną, jeśli chcesz omówić to przy kawie; świetnie wyraża zainteresowanie i entuzjazm oraz sugeruje spotkanie biznesowe w przyjaznej, nieformalnej atmosferze.
- Wkrótce przekażemy więcej informacji, tylko pamiętaj, aby rzeczywiście to zrobić!
- Czekam na wiadomość — zachęca do odpowiedzi, ale może brzmieć wymagająco, więc używaj ostrożnie.
- Daj znać, jak poszło — dobry początek ciągłej komunikacji, pokazujący zaangażowanie i gotowość do pomocy.
- Do usłyszenia — miła nieformalna formuła, ale tylko jeśli naprawdę zamierzasz wkrótce ponownie porozmawiać!
Zakończenia z podziękowaniem
Badanie wykazało, że e-maile zakończone podziękowaniem uzyskują wyższy współczynnik odpowiedzi niż pozostałe.
Okazuj więc wdzięczność, gdy jest to właściwe. Oto jak:
- Bardzo dziękuję — trafny wybór okazujący wdzięczność bez przesady.
- Z góry dziękuję — może zwiększyć liczbę odpowiedzi, lecz nie powinno brzmieć nachalnie.
- Dziękuję/Dzięki — klasyka. „Dzięki” jest oczywiście bardziej poufałe, więc dopasuj wariant do kontekstu.
- Dziękuję!/Dzięki! — wykrzyknik może przekazać entuzjazm, ale uważaj, by nie zabrzmieć sarkastycznie lub sztucznie.
- Ogromnie dziękuję — wyraża prawdziwą wdzięczność wobec osoby, która szczególnie Ci pomogła.
- „Jeszcze raz dziękuję” ładnie kończy e-mail z podziękowaniem, choć nadmiar wdzięczności może brzmieć nieszczerze.
- Dziękuję za uwagę — dobry sposób, by docenić czyjeś zainteresowanie Tobą lub ofertą.
- Bardzo doceniam/doceniamy „x” — dodaje formalności i dobrze kończy oficjalny e-mail biznesowy z podziękowaniem.
- Jestem/Jesteśmy zobowiązani — jak wyżej, lecz z jeszcze większą dawką formalności.
Formalne zakończenia e-maili
Często warto postawić na formułę formalną. Nie należy nikogo urazić zbyt prostym i swobodnym zakończeniem w niewłaściwym kontekście.
Gdy po raz pierwszy piszesz do nowego klienta lub kontaktu albo korespondujesz z osobami słabo znanymi, polecamy:
- Z poważaniem, nie ma efektu „wow”, ale trudno tu popełnić błąd.
- Pozdrawiam serdecznie — wciąż uprzejmie i formalnie, lecz przyjaźniej niż „Z poważaniem”.
- Z wyrazami szacunku — najczęściej stosowana forma, nieco bardziej przyjazna i formalna.
- Serdecznie pozdrawiam, ładne pożegnanie, zwłaszcza po e-mailu z podziękowaniem.
- Życzymy wszystkiego najlepszego! Trafny wybór, przyjazny i profesjonalny.
- Z poważaniem, Twój/Twoja (imię) — bardzo formalne i nieco sztywne; zachowaj dla oficjalnego e-maila do nowego kontaktu biznesowego.
- Z uszanowaniem — trochę mniej formalne, ale nadal eleganckie.
- Z najwyższym szacunkiem — bardzo formalne i wyrażające duży respekt; wybierz tylko wtedy, gdy naprawdę pasuje.
Swobodne zakończenia
Jak wspomniano, nieformalne e-maile zyskują popularność. Im częściej czytamy i wysyłamy je telefonem, tym bardziej zaciera się granica między SMS-em a e-mailem.
Uwaga: poniższych formuł używaj ostrożnie. Niektórzy mogą uznać je za niestosowne; przed użyciem upewnij się, że pasują do tonu korespondencji.
- Twoje imię — umieszczaj samo imię na końcu tylko po zbudowaniu relacji z odbiorcą.
- Twoje inicjały — jak wyżej; tylko przy regularnym kontakcie.
- Miłego dnia — możesz dostosować formułę do okazji, np. „Udanych wakacji”.
- Życzę Ci/Wam czegoś — bardzo swobodne, więc używaj tylko wobec dobrze znanej osoby.
- Będziemy w kontakcie/pozostańmy w kontakcie — zachęca do zaangażowania, ale najlepiej pasuje, gdy wkrótce coś się wydarzy lub oczekiwane są interesujące informacje.
Zakończenia, których należy unikać
Poniższe trzy zakończenia uważamy za najbardziej irytujące, dlatego używaj ich oszczędnie albo całkowicie unikaj:
- Nara — zostaw to do pubu.
- Do widzenia — to raczej domena Olivera Geissena.
- Trzymaj się/Uszy do góry — zachowaj dla dzieci, bliskich znajomych i rodziny.
Skoro już o tym mowa, bezwzględnie unikaj również:
- pozostaję/pozostajemy… — brzmi zbyt zużycie i staromodnie.
- Ciao — odrobinę zbyt „cool”.
- Pzdr, bez skrótów! Formuły końcowe należy pisać w całości!
- Brak zakończenia: może sprawić, że e-mail będzie wyglądał bezosobowo i niedbale. Zawsze dodawaj zakończenie, choćby krótkie!
A teraz nasze ostatnie słowo: do następnego razu!
Dobre zakończenie e-maila obejmuje profesjonalny podpis. Dodawanie go do poczty bywa jednak uciążliwe. Dzięki Signitic zarządzasz wszystkimi podpisami z jednego narzędzia, dlatego są zgodne z identyfikacją wizualną firmy i zawierają prawidłowe dane oraz informacje.
Podczas pisania wiadomości pracownicy po prostu wybierają odpowiedni podpis, a jedno kliknięcie dodaje go do e-maila.
Wypróbuj Signitic bezpłatnie przez 14 dni,
bez zobowiązań (karta kredytowa nie jest wymagana).
