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Wenn Sie diesen Artikel lesen, liegt das daran, dass Sie nicht der einzige Entscheidungsträger im Projekt zur zentralen Verwaltung von E-Mail-Signaturen sind. Und wenn Sie einen technischen Ansprechpartner hinzufügen müssen, ist es am besten, dessen Sprache zu sprechen, damit er versteht, was Sie von ihm erwarten.
Hier ist die Checkliste, die im September 2025 aktualisiert wurde, um Ihnen als Orientierungshilfe zu dienen.
Die Checkliste 2025:
- Benötige ich meinen CTO oder IT-Manager?
- Was sollte ich meinen IT-Manager fragen?
- Welche Synchronisationen sollte ich aktivieren?
- Was sind die Vorteile von Signitic für das IT-Team?
- In welcher Reihenfolge synchronisierst du?
- Die Antworten auf die üblichen Fragen.
Sie haben es vor dir gemacht;)
Jeden Monat erhalten wir viele Rückmeldungen von den Marketing- und Kommunikationsteams zum Erfolg des Projekts.
Und weil wir bei Signitic das Produkt komplett selbst gebaut haben, wissen wir, wie man technisch und präzise darüber spricht. Und das in derselben Sprache wie Ihr IT-Manager.
Hier ist ein Beispiel für Feedback:
„Nahtlose Integration mit Google Workspace. Toller Kundenservice. Es ist die sicherste Lösung, die wir finden konnten, für die kein Zugriff auf unseren E-Mail-Austausch erforderlich ist. Und die laufende Verwaltung ist ein Kinderspiel.“
Barry Heckart,
Technologiemanager bei TIME
Was sind die Vorteile von Signitic for IT?
Die Vorteile von Signitic für technische Teams sind zahlreich.
Hier sind einige davon, die direktesten, nach Themen geordnet:
- Zeit : Ein Zeitgewinn, da die Verwaltung dieses Themas direkt an die Com-Teams übertragen wird
- Zeit : Ein Rückgang der Anzahl von Support-Tickets für IT-Teams
- RH : Automatisiertes Onboarding neuer Mitarbeiter
- RH : Ein automatisiertes Offboarding, bei dem auch die Accounts gelöscht werden
- Persönlicher Sieg : Die Befriedigung, die Kommunikations- und Marketingteams zu stärken
- Technik : die Gewissheit, dass es auf allen Endgeräten, insbesondere auf Mobilgeräten, korrekt ist
- Technik : Eine Verbesserung der Geschäftsprozesse dank Automatisierung
- Technik : Bessere E-Mail-Zustellbarkeit
- Technik : Optimiertes Bildgewicht in E-Mail-Signaturen
- Daten : Eine Gelegenheit, die Qualität der Verzeichnisdaten (AD oder SIRH) zu überprüfen
- Daten : Die Möglichkeit, saubere Daten abzurufen, um AD-Daten zu aktualisieren.
- Sicherheit : die Garantie, einen ISO-zertifizierten Dienst anstelle eines internen Dienstes zu nutzen
- Sicherheit : Optimiertes Zugriffsmanagement zur Verwaltung von Signaturen
Leitfaden zu den technischen Vorteilen
Wir haben einen Artikel vorbereitet, der allen technischen Vorteilen des zentralisierten E-Mail-Signaturmanagements mit Signitic gewidmet ist.
Selbsteinschätzung und Schritte
- Erstens: Brauche ich meinen CTO oder IT-Manager?
Um diese Frage zu beantworten, ist es ganz einfach: Prüfen Sie, ob Sie Administratorzugriff auf das Microsoft 365- oder Google Workspace-Konto des Unternehmens haben.
- Wenn ja, das ist perfekt, Sie sind autonom, gehen Sie direkt zur Verwaltung Ihres Kontos.
- Wenn nicht, fahren Sie mit der nächsten Frage fort.
- Was sollte ich meinen CTO oder Outsourcing-Manager fragen?
Um Ihr Projekt zu starten und eigenständig E-Mail-Signaturen zu verwalten, müssen Sie Signitic lediglich mit Ihrer E-Mail verbinden. Andere Synchronisationen sind möglich und verfügbar. Jeder ist Unabhängig. Sie können in der Reihenfolge Ihrer Wahl durchgeführt werden (oder nicht).
- Zwingender Schritt : Aktiviert die Synchronisation zwischen Signitic und Messaging.
Gehen Sie wie folgt vor:
- auf Outlook/M.365- auf Gmail/Workspace
Unabhängig und optional können Sie auch andere Synchronisationen hinzufügen:
- Verzeichnis (AD) : Aktiviere die Synchronisation mit deinem Verzeichnis. Dadurch ist es möglich, die Benutzerverwaltung zu automatisieren (Onboarding, Evolution, Offboarding...)
- CRM : Aktiviere die Synchronisation von E-Mail-Signaturen mit deinem CRM. Auf diese Weise können Sie Ihre E-Mail signieren, wenn Sie eine Nachricht aus dem CRM senden. Erfahren Sie mehr über die Synchronisierung von Signitic mit Salesforce oder Hubspot.
- In welcher Reihenfolge sollten die Synchronisationen durchgeführt werden?
Die Reihenfolge spielt keine Rolle. Sie können zuerst Ihre Benutzerbasis importieren oder Ihr Verzeichnis synchronisieren und dann die E-Mail-Synchronisierung aktivieren, um alles bereitzustellen, sobald das Konto eingerichtet ist.
Sie können die Synchronisierung auch direkt mit Gmail oder Outlook aktivieren und nach und nach Nutzer hinzufügen oder Ihr Design und Ihre Kampagnen ändern. Da die Änderungen direkt synchronisiert werden, ist das Ändern und Iterieren Ihrer E-Mail-Signaturen ein Kinderspiel.
Technische häufig gestellte Fragen: mögliche Fragen antizipieren
- Ist es sicher?
Kurze Antwort: Ja, Signitic ist ein sicherer Dienst, er ist seit März 2024 nach ISO 27001 zertifiziert. Der Signitic-Service wird täglich von zahlreichen Unternehmen und großen internationalen Konzernen genutzt.
Für weitere Informationen ist eine Seite zu ISO 27001 verfügbar. Sie können uns auch kontaktieren, um mehr über unsere Allgemeine Informationssystem-Sicherheitsrichtlinie (PGSSI) zu erfahren.
- Ändert Significtic etwas?
Ja natürlich und für alle im Unternehmen.
- Für Ihr tägliches Markenimage werden Sie endlich ein einheitliches und aktuelles Markenimage in allen E-Mail-Austauschen vermitteln.
- Um persönliche Reibereien zu vermeiden und auf das Wohlwollen jedes einzelnen Mitarbeiters angewiesen zu sein
- Um Kommunikation und aktuelle Informationen weiterzuleiten
- Für weniger Unterstützung bei Themen, die für die IT nicht strategisch, aber unverzichtbar sind
- Für die einfache Bereitstellung von Inhalten an Ihre Gesprächspartner
- Um diesen Kommunikationskanal zu messen
Auf dem Signitic-Blog finden Sie alle unsere Leitfäden und Kundenfälle.
- Könnten wir das nicht selbst machen?
Wenn Sie keine Ambitionen haben, mit Ihren Gesprächspartnern zu kommunizieren, oder ein Budget haben, besteht eine Möglichkeit für Ihr Unternehmen darin, die Signatur weiterhin zu kopieren und einzufügen, jeder in seiner eigenen Ecke. Oder um intern eine Art Routine zu erstellen (das nimmt viel Zeit in Anspruch, hm...), wenn Sie nur einen Koordinatenblock anzeigen möchten.
Wenn Sie jedoch erwarten, dass Signaturen ein effektives Marketing- und Medientool sind, dauert es erfahrungsgemäß Jahre, bis mehrere Vollzeit-CDIs einen Service bieten, der diesen Namen verdient. Sie haben also großes Interesse daran, es zu geringeren Kosten zu nutzen.
Die eigentliche Frage ist: Sollten mehrere Personen im technischen Team die Zeit der Verwaltung von E-Mail-Signaturen widmen? Kurze Antwort: Nein, die Chancen sind gering. Entscheiden Sie sich also für Signitic und sparen Sie Zeit und Geld.
- Benötigen Sie eine aktuelle Anzeige, um loszulegen?
Erstens, was ist ein „AD“? AD ist das Akronym fürAktives Verzeichnis, der Einfachheit halber handelt es sich um ein Verzeichnis, eine Datenbank, die insbesondere die Kontaktdaten der Mitarbeiter (Name, Vorname, E-Mail...) enthält. Problem, diese Datei wird oft schrittweise erstellt und die darin enthaltenen Daten sind nicht immer aktuell oder je nach Mitarbeitern unterschiedlich. Eines der Themen für IT-Teams ist daher die Frage, ob es eine gute Idee ist, eine veraltete Kontaktquelle mit E-Mail-Signaturen zu synchronisieren.
Die Antwort ist einfach, nicht nötig.
Hier ist der Grund:
1. Sie können einen Auszug aus Ihrem Jahrbuch in Signitic importieren. Bei der Markteinführung können Mitarbeiter ihre Signatur überprüfen und bei Bedarf bearbeiten.
2. Die Einrichtung von Signitic ist eine perfekte Gelegenheit, um aktuelle Informationen von Mitarbeitern abzurufen und anschließend Ihr AD zu bereinigen und zu aktualisieren.
3. Die Synchronisation mit AD ist nicht zwingend erforderlich.
4. Wenn Sie dies tun, können Sie wählen, nur bestimmte Felder zu synchronisieren.
- Wird das die Zeit meines Tech-Teams in Anspruch nehmen?
Nein, Signitic benötigt nur sehr wenig Zeit für Ihr IT-Team oder den CTO. Sehen Sie zu, die Synchronisation zwischen Signitic und Ihrer E-Mail dauert für einen Administrator des Microsoft- oder Google-Kontos Ihres Unternehmens 5 Minuten.
Abhängig von Ihrer Umgebung und der Qualität Ihrer Daten kann es mehrere Stunden dauern, bis Sie entscheiden, wie Ihr Verzeichnis präzise mit Signitic synchronisiert werden soll. Kurz gesagt, es ist schnell. Und sobald diese Aufgabe erledigt ist, haben die technischen Teams nichts mehr zu tun. Das Marketing- und Kommunikationsteam wird autonom: magisch!
- Werden wir von Signitic unterstützt?
Natürlich ja, unsere Kunden werden bei der Implementierung und Nutzung des Dienstes unterstützt. In der Tat ist dies eines der Hauptunterscheidungsmerkmale unseres Dienstes. Und ein Aspekt, der in Kundenrezensionen anerkannt wird.
Es ist daher nicht verwunderlich, dass das Signitic-Team mehrfach für die Qualität seines Supports und Kundensupports ausgezeichnet wurde.
