À propos
Si vous lisez cet article, c’est que vous n’êtes pas l’unique décisionnaire dans le projet de gestion centralisée des signatures email. Et si vous avez besoin d’ajouter un interlocuteur technique dans la boucle, le mieux est de parler son language pour qu’il comprenne ce que vous attendez de lui ou d’elle.
Voici pour vous guider, la check-list actualisée en septembre 2025.
La checklist 2025 :
- Est ce que j’ai besoin de mon CTO ou Responsable IT ?
- Que demander à mon responsable informatique ?
- Quelles synchronisations faut il activer ?
- Quels sont les bénéfices de Signitic pour l'équipe IT ?
- Dans quel ordre faire les synchronisation ?
- Les réponses aux questions habituelles.
Ils l'ont fait avant vous ; )
Nous avons chaque mois de nombreux retours des équipes marketing et communication, sur la réussite du projet.
Et parce que chez Signitic on a entièrement construit le produit par nous-même, on sait en parler techniquement, de manière précise. Et avec le même language que votre responsable informatique.
Voici un exemple de retour :
"Une Intégration transparente avec Google Workspace. Excellent service client. C'est la solution la plus sécurisée que nous ayons pu trouver, qui ne nécessite pas d'accès à nos échanges emails. Et la gestion continue est un jeu d'enfant."
Barry Heckart,
Technology Manager at TIME
Quels sont les bénéfices de Signitic pour l’IT ?
Les avantages de Signitic pour les équipes techniques sont nombreux.
En voici quelques uns, les plus directs, classés par sujet :
- Temps : Un gain de temps, car la gestion de ce sujet est directement transféré aux équipes com
- Temps : Une baisse du nombre de tickets de support pour les équipes IT
- RH : Un onboarding automatisé des nouveaux collaborateurs
- RH : Un offboarding automatisé également les comptes sont supprimés
- Victoire perso : La satisfaction de rendre autonome les équipes com’ et marketing
- Tech : l’assurance que c’est correct sur tous les terminaux notamment mobile
- Tech : Une amélioration des process de l’entreprise grâce a l’automatisation
- Tech : Une meilleure délivrabilité des emails
- Tech : Un poids optimisé des images dans les signatures email
- Data : Une occasion de vérifier la qualité des données de l’annuaire (AD ou SIRH)
- Data : La possibilité de récupérer des données propres pour remettre à jours les données de l’AD.
- Sécurité : la garantie de passer par un service certifié ISO plutôt qu’un service maison
- Sécurité : Une gestion optimisée des accès pour gérer les signatures
Guide des avantages techniques
On vous a préparé un article dédié sur tous les avantages techniques de la gestion centralisée des signatures email avec Signitic.
Auto-évaluation & étapes
- D'abord : est ce que j’ai besoin de mon CTO ou responsable IT ?
Pour répondre à cette question, c’est très simple : vérifiez si vous avez un accès administrateur au compte Microsoft 365 ou Google Workspace de l'entreprise.
- Si oui, c’est parfait vous êtes autonome, allez directement gérer votre compte.
- Si non, passez à la question suivante.
- Que demander à mon CTO ou mon infogérant ?
Pour lancer votre projet et devenir autonome dans la gestion des signatures de mail, il faut simplement connecter Signitic avec votre messagerie. D’autres synchronisations sont possibles et disponibles. Chacune est indépendante. Elles peuvent être faites (ou non) et dans l’ordre de votre choix.
- Étape obligatoire : Activer la synchronisation entre Signitic et la messagerie.
Voici comment faire :
- sur Outlook / M.365- sur Gmail / Workspace
De manière indépendante et optionnelle, vous pouvez aussi ajouter d'autres synchronisations :
- Annuaire (AD) : Activer la synchronisation avec votre annuaire. Cela permet d'automatiser la gestion des utilisateurs (onboarding, évolution, offboarding…)
- CRM : Activer la synchronisation des signatures email avec votre CRM. Cela permet de signer votre email quand vous envoyez un message depuis le CRM. En savoir plus la synchronisation de Signitic avec Salesforce ou Hubspot.
- Dans quel ordre faire les synchronisations ?
L’ordre n’a pas d’importance. Vous pouvez d’abord importer votre base d’utilisateur ou synchroniser votre annuaire, puis activer la synchro avec la messagerie pour tout déployer une fois que le compte est paramétré.
Vous pouvez aussi directement activer la synchro avec Gmail ou Outlook, et ajouter progressivement les utilisateurs, ou changer votre design et vos campagnes. Les changements étant synchronisés directement, modifier et itérer sur vos signatures email est un jeu d'enfant.
FAQ technique : anticiper les questions possibles
- Est ce que c'est sécurisé ?
Réponse courte : Oui Signitic est un service sécurisé, il est certifié ISO 27001 depuis mars 2024. Le service Signitic est utilisé au quotidien par de nombreuses entreprises et de grands groupes internationaux.
Pour aller plus en détail, une page dédiée à l'ISO 27001 est disponible, vous pouvez également nous solliciter pour en savoir plus sur notre politique générale de sécurité du Système d'information (PGSSI).
- Est ce que ça change quelque-chose Signitic ?
Oui évidemment, et pour tout le monde dans l'entreprise.
- Pour votre image de marque au quotidien, vous allez enfin relayer une image de marque unifiée et à jour dans tous les échanges email.
- Pour éviter la friction personnelle et d'être tributaire du bon vouloir de chaque collaborateur
- Pour relayer des communications et des infos à jour
- Pour le support en moins sur des sujets non stratégiques pour l'IT mais essentiels
- Pour la facilité à délivrer du contenu à vos interlocuteurs
- Pour mesurer ce canal de communication
Retrouvez sur le blog de Signitic tous nos guides et cas clients.
- Est ce qu'on pourrait pas le faire nous même ?
Si vous n'avez pas d'ambition de communication auprès de vos interlocuteurs, ni de budget, une possibilité pour votre entreprise est de continuer à copier-coller sa signature, chacun dans son coin. Ou de créer en interne une sorte de routine (ça prend pas mal de temps à faire hein…), si vous voulez juste afficher un bloc de coordonnées.
Mais si vous attendez des signatures que ce soit un outil marketing et un media efficace, l'expérience nous a montré qu'il faut des années avec plusieurs CDI à plein temps pour montrer un service digne de ce nom. Vous avez donc tout intéret à en profiter à moindre cout.
La vraie question est : est ce que le temps de plusieurs personnes de l'équipe technique doit etre consacré à la gestion des signatures email. Réponse courte : non, il y a peu de chances. Optez donc pour Signitic, et gagnez du temps et de l'argent.
- Est-ce qu'on a besoin d'un AD à jour pour se lancer ?
D'abord qu'est-ce qu'un "AD" ? AD est l'acronyme d'Active Directory, pour simplifier c'est un annuaire, une base de données, contenant notamment les coordonnées des collaborateurs (nom, prénom, email…). Problème, ce fichier est souvent construit progressivement et les données ne sont pas toujours à jour dedans, ou disparates selon les collaborateurs. Un des sujets des équipes IT, est donc de se demander si synchroniser une source de coordonnées pas à jour avec les signatures email est une bonne idée.
La réponse est simple, non pas besoin.
Voici pourquoi :
1. Vous pouvez importer un extract à date votre annuaire dans Signitic. Au lancement les collaborateurs pourront vérifier leur signature et l'éditer si besoin.
2. La mise en place de Signitic est une parfaite occasion de récupérer des infos à jour des collaborateurs, pour ensuite nettoyer et mettre votre AD à jour.
3. La synchro avec l'AD n'est pas obligatoire.
4. Si vous la faite, vous pouvez choisir de ne synchroniser que certains champs.
- Est ce que ça va prendre du temps à mon équipe tech ?
Non, Signitic ne mobilise que très peu de temps à votre équipe informatique ou au CTO. Montre en main, la synchronisation entre Signitic et votre messagerie, prend 5 minutes à un admin du compte Microsoft ou Google de votre entreprise.
Ce qui peut prendre plusieurs heures c'est de choisir comment synchroniser précisément votre annuaire avec Signitic, en fonction de votre environnement et de la qualité de vos données. bref c'est rapide. Et une fois effectuée cette tache, les équipes techniques n'ont plus rien à faire. L'équipe marketing et communication devient autonome : magique !
- Est ce qu'on est accompagnés par Signitic ?
Evidemment oui, nos clients sont accompagnés tout au long de la mise en place et de l'utilisation du service. C'est d'ailleurs un des grands différenciant de notre service. Et un aspect reconnu dans les avis clients.
Pas étonnant donc que l'équipe Signitic ait reçu plusieurs distinctions sur la qualité de son support et de l'accompagnement des clients.
