Über
Arpej ist ein Unternehmen, das sich auf die Verwaltung von Studentenwohnheimen und jungen Arbeitnehmern spezialisiert hat. Mit einem Team von 150 Mitarbeitern konzentriert sich Arpej auf die Bereitstellung hochwertiger Wohnungen und Dienstleistungen, die an die Bedürfnisse junger Menschen angepasst sind. Das Unternehmen ist bestrebt, ein Umfeld zu schaffen, das der Entwicklung und dem Erfolg seiner Einwohner förderlich ist, und gleichzeitig ein hohes Maß an Professionalität in der gesamten Kommunikation aufrechtzuerhalten.
3 Herausforderungen
- Die Unterschiede bei den E-Mail-Signaturen: Vor der Einführung von Signitic waren E-Mail-Signaturen nicht standardisiert. Jeder Mitarbeiter verwendete eine andere Signatur, was dem professionellen Image des Unternehmens schadete. Diese Vielfalt an Unterschriften konnte auch zu Fehlern und Inkonsistenzen bei den Kontaktinformationen führen.
- Das Onboarding neuer Mitarbeiter: neue Mitarbeiter hatten Probleme bei der Installation und Aktualisierung ihrer E-Mail-Signaturen. Dieser manuelle Prozess sorgte oft für Verwirrung und Frustration, insbesondere für diejenigen, die mit technischen Verfahren nicht vertraut waren.
- Reduzierung des technischen Supports: Es gingen zahlreiche Anrufe wegen Problemen mit E-Mail-Signaturen ein. Diese Anrufe nahmen wertvolle Zeit und Ressourcen in Anspruch und lenkten das Kommunikationsteam von seinen Kernaufgaben ab.
Lösung
- Signifikante Recherche und Auswahl: Arpej entschied sich für Signitic, nachdem er mehrere Anbieter anhand von Online-Artikeln verglichen hatte. In den Artikeln wurden die Vor- und Nachteile verschiedener Lösungen hervorgehoben, was Arpej half, eine fundierte Entscheidung zu treffen. Signitic zeichnete sich durch seine Automatisierungsfunktionen und die einfache Integration mit Microsoft 365 aus.
- Signaturautomatisierung: Signitic ermöglicht Arpej die automatische Verwaltung und Bereitstellung von E-Mail-Signaturen für alle Mitarbeiter. Diese Automatisierung stellt sicher, dass alle Signaturen konsistent und aktuell sind, ohne dass ein manuelles Eingreifen der Mitarbeiter erforderlich ist.
- Integration mit Microsoft 365: Die Signaturen werden mit dem internen Verzeichnis synchronisiert, wodurch eine vollständige Einheitlichkeit gewährleistet wird. Diese Integration ermöglicht auch die automatische Aktualisierung von Kontaktinformationen und reduziert gleichzeitig Fehler und Inkonsistenzen.
- Reaktionsschnelle und pädagogische Unterstützung: Das Team von Signitic bot eine klare Methodik und eine schnelle Unterstützung, um die Einführung des Tools zu erleichtern. Sie nahmen sich die Zeit, die Funktionen auf einfache, nicht technische Weise zu erklären, was Arpej half, sich schnell mit der Lösung vertraut zu machen.
- Standardisierung der Signaturen: alle Mitarbeiter verfügen jetzt über standardisierte E-Mail-Signaturen. Diese Standardisierung hat das professionelle Image des Unternehmens gestärkt und dafür gesorgt, dass die gesamte Kommunikation konsistent ist.
- Eine Reduzierung der Unterstützung: Das Kommunikationsteam von Arpej hat jetzt fast keine Probleme mit Unterschriften mehr, was seinen Arbeitsaufwand erheblich reduziert. Die Mitarbeiter müssen sich nicht mehr darum kümmern, ihre Unterschriften auf dem neuesten Stand zu halten, was Zeit spart und Frustration reduziert.
- Eine Zeitersparnis: Mitarbeiter müssen sich keine Gedanken mehr über die Aktualisierung ihrer Signaturen machen, was Zeit spart. Diese Zeitersparnis kann in produktivere und strategischere Aufgaben reinvestiert werden.
- Homogene Kommunikation: Die E-Mail-Signaturen werden entsprechend den Höhepunkten des Jahres aktualisiert, um eine konsistente Kommunikation zu gewährleisten. Beispielsweise können spezielle Banner für die Feiertage oder für bestimmte Ereignisse hinzugefügt werden.
- Vereinfachung des Onboardens: Neue Mitarbeiter finden ihre E-Mail-Signatur jetzt bei der Ankunft bereits konfiguriert. So können sie sich auf ihre Integration und neue Aufgaben konzentrieren, ohne sich um die technischen Aspekte der Einrichtung ihrer Signatur kümmern zu müssen.
