Arpej è una società specializzata nella gestione di residenze studentesche e giovani lavoratori. Con un team di 150 dipendenti, Arpej si concentra sulla fornitura di alloggi e servizi di qualità adattati alle esigenze dei giovani. L'azienda si impegna a creare un ambiente favorevole allo sviluppo e al successo dei suoi residenti, pur mantenendo un alto livello di professionalità in tutte le sue comunicazioni.
3 sfide
- La disparità nelle firme e-mail: prima dell'adozione di Signitic, le firme e-mail non erano standardizzate. Ogni dipendente utilizzava una firma diversa, il che danneggiava l'immagine professionale dell'azienda. Questa diversità di firme potrebbe anche portare a errori e incongruenze nelle informazioni di contatto.
- L'inserimento di nuovi dipendenti: i nuovi dipendenti avevano problemi nell'installazione e nell'aggiornamento delle proprie firme di posta elettronica. Questa procedura manuale era spesso fonte di confusione e frustrazione, soprattutto per coloro che non erano a proprio agio con le procedure tecniche.
- Riduzione del supporto tecnico: sono state ricevute numerose chiamate per problemi con le firme e-mail. Queste chiamate hanno richiesto tempo e risorse preziose, distogliendo il team addetto alle comunicazioni dalle attività principali.
Soluzione
- Ricerca e selezione significative: Arpej ha scelto Signitic dopo aver confrontato diversi fornitori utilizzando articoli online. Gli articoli hanno evidenziato i pro e i contro delle diverse soluzioni, il che ha aiutato Arpej a fare una scelta informata. Signitic si è distinto per le sue funzionalità di automazione e la facile integrazione con Microsoft 365.
- Automazione delle firme: Signitic consente ad Arpej di gestire e distribuire automaticamente le firme e-mail per tutti i dipendenti. Questa automazione garantisce che tutte le firme siano coerenti e aggiornate, senza richiedere l'intervento manuale dei dipendenti.
- Integrazione con Microsoft 365: le firme sono sincronizzate con la directory interna, garantendo una totale uniformità. Questa integrazione consente inoltre di aggiornare automaticamente le informazioni di contatto, riducendo al contempo errori e incongruenze.
- Supporto reattivo ed educativo: il team Signitic ha fornito una metodologia chiara e un supporto reattivo per facilitare l'adozione dello strumento. Si sono presi il tempo necessario per spiegare le funzionalità in modo semplice e non tecnico, il che ha aiutato Arpej a prendere rapidamente confidenza con la soluzione.
- Standardizzazione delle firme: tutti i dipendenti dispongono ora di firme e-mail standardizzate. Questa standardizzazione ha rafforzato l'immagine professionale dell'azienda e ha garantito che tutte le comunicazioni fossero coerenti.
- Una riduzione del supporto: il team di comunicazione di Arpej ora non ha quasi più chiamate per problemi di firma, il che riduce notevolmente il suo carico di lavoro. I dipendenti non devono più preoccuparsi di mantenere aggiornate le proprie firme, risparmiando tempo e riducendo la frustrazione.
- Un risparmio di tempo: i dipendenti non devono più preoccuparsi di aggiornare le proprie firme, il che fa risparmiare tempo. Questo risparmio di tempo può essere reinvestito in attività più produttive e strategiche.
- Comunicazione omogenea: le firme e-mail vengono aggiornate in base ai momenti salienti dell'anno, garantendo una comunicazione coerente. Ad esempio, è possibile aggiungere banner speciali per le festività o per eventi specifici.
- Semplificazione dell'onboarding: i nuovi dipendenti ora trovano la loro firma e-mail già configurata all'arrivo. Ciò consente loro di concentrarsi sull'integrazione e sulle nuove responsabilità, senza doversi preoccupare degli aspetti tecnici dell'impostazione della firma.
