À propos
Espaces Atypiques est un groupe français constitué d’un réseau d'agences, expertes en immobilier contemporain.
Elle compte aujourd’hui 95 agences réparties sur le territoire français, et de nombreux partenaires à travers le monde.
Les métiers des 600 collaborateurs sont ceux de la vente, de la location. Les agences sont à la fois indépendantes, avec une approche et une expertise locale très appréciée et profitent de l’image d’excellence véhiculée par la marque Espaces Atypiques.
Les échanges email directs étant nombreux avec le client, il est essentiel de soigner l’image véhiculée, ainsi que les messages adressés par chaque agence. Autant de raisons de passer à un pilotage centralisé des signatures email avec Signitic.
Challenge 1 : Automatiser la gestion des signatures email
Etat des lieux initial
- Jusque là, l’équipe communication créait de manière manuellle une signature sous forme d'image, pour chaque nouvel utilisateur.
- La limite : le temps alloué ! Surtout avec les recrutements réguliers et le besoin de re-générer chaque signature lors de l’évolution d'un employé ou pour ajouter un message événementiel ponctuel.
- La gestion étant chronophage, ajouter un message aux signatures email devenait une vraie contrainte et ce media était sous-utilisé (quelques fois par an) car l'installation et la mise à jour nécessitait d'être (très) volontaire pour que cela fonctionne.
Solution et mise en place
Le premier objectif a été d'identifier une solution pour gérer les signatures email de manière centralisée, avec une intégration native à Gmail. D'où le choix de Signitic. Puis de la déployer :
- En amont du déploiement : lors de l'import initial toutes les signatures et la segmentation ont été générées. Au lancement, chacun des utilisateurs a pu prévisualiser sa nouvelle signature et vérifier ses coordonnées.
- Le jour J : le déploiement s’est effectué automatiquement dans toutes les messageries Gmail, une mise en place transparente pour les équipes.
- Les utilisateurs habitués à utiliser leur messagerie Mail ou Outlook (plutôt que Gmail) ont pu aussi bénéficier d’une signatures synchronisée et conserver leur messagerie habituelle. Ce qui est un véritable atout pour un réseau d'agences avec des usages disparates !
Avantages pour le Siège
Coté Communication
- un gain de temps considérable de gestion
- le passage à des signatures HTML dynamiques
avec des liens différenciés - la planification des campagnes
- le déploiement automatique des messages
- la segmentation par agence des communications
- la mesure des retours : le traffic généré
Coté RH
- l'onboarding automatique des nouveaux : à chaque nouveau collaborateur créé sur Google Workspace, une signature est ajoutée automatiquement. Il dispose d’une signature directement disponible dès sa première heure de travail.
Avantages pour chaque agence
Le passage à des signatures email HTML dynamiques
- Des liens différenciés (image statique avant)
- La valorisation d'actualités et d'offres ciblées
- La recommandation client : chaque agence peut valoriser ses avis clients, consultables directement.
- La prise de rendez-vous intégrée : pour engager les contacts depuis la signature email
Challenge 2 : Déployer la nouvelle identité
Basculer sur la nouvelle image de marque
L’agence 4uatre, en charge de la création de la nouvelle identité d'Espaces Atypiques, a imaginé un nouveau modèle de signature email.
La simplicité du design permet une adaptation aux usages (champs à longueurs variées selon les utilisateurs) et aux messageries (compatibilité technique).
Grâce aux signatures email Signitic il a été possible :
Côté Design
- De passer facilement d’une maquette statique à un template dynamique
- De tester le rendu d’un nouveau template, tout en continuant à utiliser l'ancien par toute l’entreprise.
- De prévoir finement le rendu typographique selon l’interlocuteur. La police imaginée par l’agence n’étant pas toujours installée par défaut sur les postes des interlocuteurs. Signitic a aussi permis de définir une police de remplacement.
Côté déploiement
- De planifier la bascule sur la nouvelle identité le jour J.
- De déployer les nouvelles signatures de manière transparente pour les 90 agences : le matin du lancement, tous les utilisateurs on pu avoir dans leur messagerie directement la nouvelle signature email à jour et prête à l'emploi.
Côté marketing
- De piloter des communications selon les agences.
- De mesurer leur visibilité, l'engagement généré et le traffic apporté sur les pages du site par les messages des signatures email.
- De retrouver ce traffic Google Analytics, pour pouvoir suivre les parcours.
