Zarówno w pracy, jak i prywatnie wysyłanie wiadomości e-mail jest dziś niezbędne: we Francji każdego dnia wysyła się 1,4 miliarda wiadomości, czyli 33 wiadomości dziennie na użytkownika.
E-mail stał się nieodzownym i niezwykle praktycznym narzędziem, ma jednak ograniczenie dotyczące rozmiaru pliku. Ile razy bezskutecznie próbowałeś wysłać duży plik? Outlook nie pozwala wysyłać plików powyżej 20 MB, lecz kilka metod umożliwia obejście tego limitu.
Signitic wyjaśnia, jak wysyłać duże pliki za pomocą Microsoft Outlook. Zostań ekspertem od poczty dzięki naszemu kompletnemu przewodnikowi!
Jaki jest limit rozmiaru plików wysyłanych przez Outlook?
Próbujesz wysłać zespołowi prezentację, film promocyjny lub dokument PDF, ale podczas wysyłania pojawia się błąd?
Usługi pocztowe często ograniczają rozmiar załączników. Nie jest to przypadkowe: limit zapobiega ciągłym próbom przesyłania bardzo dużych plików, przekraczających ograniczenia dostawców internetu.
W Outlooku łączny limit plików wynosi 20 MB. W przypadku firmowych kont Exchange jest to 10 MB.
Jak zwiększyć limit wysyłania dużych plików?
Użytkownik Outlooka nie może sam zmienić limitu załączników. Można go jednak obejść przez skompresowanie pliku lub użycie chmury.
Przed udostępnieniem dużych plików:
- Sprawdź limit rozmiaru załączników w Outlooku i zaplanuj wysyłkę;
- Usuń zbędny tekst i obrazy z wiadomości, aby zmniejszyć jej łączny rozmiar;
- Uprzedź odbiorców o dużym załączniku, aby mogli przygotować się na opóźnienie podczas pobierania;
- Wysyłaj duże załączniki tylko wtedy, gdy są potrzebne;
- Upewnij się, że odbiorcy mają wystarczająco dużo miejsca na plik.
Jak zoptymalizować wysyłanie dużych plików w Outlooku?
Konfiguracja OneDrive do wysyłania cięższych plików
Zamiast umieszczać duży plik bezpośrednio w wiadomości, skorzystaj z usługi udostępniania plików lub chmury, takiej jak OneDrive. Limit 20 MB przestaje wówczas obowiązywać. OneDrive nie tylko pozwala ominąć ograniczenie rozmiaru, lecz również zapewnia bezpieczny dostęp do plików i scentralizowaną historię wysyłek.
Po zapisaniu pliku w chmurze odbiorca pobierze go z linku udostępnionego w wiadomości. W tym celu:
- Krok 1: wybierz plik z OneDrive. Utwórz wiadomość w Outlooku, kliknij ikonę załącznika, wybierz „Prześlij i udostępnij”, a następnie wskaż plik;
- Krok 2: dołącz plik jako link. Po zapisaniu w OneDrive wybierz „Wstaw jako link”. Plik nie będzie załączony, a odbiorca otrzyma prowadzący do niego link. Ominiesz limit bez zapełniania jego skrzynki;
- Krok 3: wyślij wiadomość. Po wstawieniu linku napisz treść i wyślij e-mail. Odbiorca pobierze plik bezpośrednio z OneDrive.
Kompresowanie załączników przed wysłaniem
Możesz też skompresować plik, czyli spakować go do ZIP. Jego rozmiar zmaleje i może zmieścić się w limicie Outlooka.
W systemie Windows wpisz „Eksplorator plików” w polu wyszukiwania i wybierz plik. Kliknij go prawym przyciskiem, wskaż „Wyślij do”, a następnie „Folder skompresowany”.
Na Macu kliknij plik z wciśniętym klawiszem Control, a następnie wybierz z menu Kompresuj.
Uwaga: ta metoda działa tylko wtedy, gdy plik nieznacznie przekracza limit załącznika.
Poznaj lepiej Outlooka w komunikacji firmowej
Dodaj spersonalizowany podpis do komunikacji zewnętrznej
Czy wiesz, że w Outlooku możesz dodać spersonalizowany podpis? Ta wirtualna wizytówka pozwala rozmówcom od razu Cię rozpoznać. Aby ją utworzyć:
- Na pasku narzędzi Outlooka kliknij „Nowa wiadomość”;
- Przejdź do „Wiadomość” > „Podpis” > „Podpisy”;
- Pod przyciskiem „Wybierz podpis do edycji” kliknij „Nowy”;
- Nadaj podpisowi nazwę;
- Utwórz i sformatuj podpis;
- Dodaj obraz, link do profilu społecznościowego, logo, przycisk CTA prowadzący do formularza kontaktowego lub baner;
- Wybierz opcję w sekcji „Wybierz podpis domyślny”.
Opanuj najważniejsze funkcje Outlooka
Do głównych funkcji Outlooka należą:
- Zarządzanie pocztą — automatyczne sortowanie, oznaczanie ważnych wiadomości, przypomnienia itd.;
- Kalendarz. Możesz planować spotkania i wydarzenia, ustawiać przypomnienia oraz udostępniać linki zaproszonym osobom;
- Integracja z innymi aplikacjami. Outlook łączy się z narzędziami używanymi na co dzień;
- Skuteczne wyszukiwanie. Dotknij lupy na pasku narzędzi, aby znaleźć potrzebne wiadomości;
- Dostępność i nieobecności. Współpracownicy i klienci mogą sprawdzić Twoją dostępność podczas umawiania spotkania.
Signitic i jego rozwiązanie do spersonalizowanych podpisów e-mail dla Outlooka i Microsoft 365 wspiera cyfryzację firmy. Proste wdrożenie, centralizacja podpisów, segmentacja i automatyczne aktualizacje pomogą Ci opanować Outlooka!
