Według Microsoft Work Trend Index z 2022 roku w ciągu dwóch lat liczba spotkań firmowych wzrosła czterokrotnie: przeciętnie pracownik uczestniczy w ośmiu spotkaniach tygodniowo, a w przypadku kadry kierowniczej liczba ta jest dwukrotnie wyższa.
W obliczu rosnącej liczby spotkań niezbędna jest dobra organizacja, aby planować terminy, zapraszać wszystkich uczestników, zarządzać odpowiedziami i nie zapomnieć o wydarzeniu.
Z ponad 400 000 milionów aktywnych użytkowników na całym świecie Microsoft Outlook jest jednym z najczęściej używanych w firmach narzędzi poczty elektronicznej. Jego możliwości wykraczają jednak daleko poza samo wysyłanie wiadomości! Czy wiesz, że narzędzie to zwiększa produktywność, umożliwiając planowanie spotkań?
W tym kompletnym poradniku dowiesz się, jak zaplanować spotkanie w Outlooku. Eksperci Signitic przeprowadzą Cię przez cały proces krok po kroku.
Jak utworzyć nowe wydarzenie w kalendarzu Outlook?
Aby zaplanować spotkanie, możesz skorzystać z funkcji „Utwórz nowe wydarzenie” dostępnej w Outlooku. W tym celu otwórz kalendarz, klikając jego ikonę w lewym dolnym rogu ekranu. Jeśli korzystasz z wersji internetowej, znajdziesz ją w menu po lewej stronie.
Aby wybrać datę i godzinę, umieść kursor na odpowiednim przedziale czasowym i kliknij przycisk „Nowe wydarzenie”, który otworzy nowe okno.
Jak skonfigurować nowe wydarzenie jako spotkanie?
Po wybraniu godziny i daty należy skonfigurować wydarzenie jako spotkanie — ten krok jest równie prosty jak poprzedni. W ostatnio otwartym oknie możesz nadać wydarzeniu nazwę: wpisz nazwę spotkania, termin realizacji projektu albo nazwę uczestniczącej firmy.
Następnie dodaj szczegóły wydarzenia, wypełniając pola „lokalizacja” i „opis”. Możesz podać wszelkie dodatkowe informacje, takie jak sala, w której odbędzie się spotkanie, adres biura, porządek obrad itp. W zaproszeniu uczestnicy zobaczą tytuł wydarzenia i od razu poznają temat spotkania.
W razie potrzeby możesz ustawić regularne powtarzanie wydarzenia. Wybierz „Ustaw cykliczność”, a następnie odpowiedni interwał w oknie „Powtórz”.
Zapraszanie uczestników
Czas na zaproszenia! Aby zaprosić współpracowników lub klientów na spotkanie, wpisz adresy e-mail osób, które mają wziąć w nim udział. Domena nie musi być domeną Outlook.com — możesz zapraszać uczestników korzystających z dowolnej poczty!
Możesz utworzyć grupę kontaktów, dawniej nazywaną „listą dystrybucyjną”, aby jednocześnie wysłać zaproszenie na spotkanie pod wszystkie adresy w grupie.
Po wpisaniu adresów e-mail kliknij „Zapisz”, aby dodać wydarzenie do kalendarza, a następnie „Wyślij”, aby rozesłać zaproszenia wszystkim uczestnikom.
Warto wiedzieć: Asystent planowania w Outlooku zapewnia lepszy wgląd w dostępność współpracowników i pomaga znaleźć najlepszą godzinę spotkania. Po utworzeniu wydarzenia w kalendarzu i dodaniu współpracowników do Kontaktów w selektorze godziny pojawi się wskaźnik dostępności uczestników. Poczta zaproponuje godziny, w których wszyscy są wolni, co ułatwi znalezienie odpowiedniego terminu.
{{ban}}
Jak skonfigurować spotkanie online?
W czasach, gdy praca zdalna stała się nową normą, wiele spotkań odbywa się hybrydowo lub całkowicie zdalnie. Dlatego trzeba skonfigurować spotkanie online, aby każdy mógł w nim uczestniczyć.
Korzystanie z Outlooka jest bardzo proste! Aby wydarzenie było widoczne jako spotkanie i zaproszeni mogli dołączyć online, włącz przełącznik spotkania w Teams. Twoi współpracownicy, a także goście spoza organizacji, którzy na co dzień nie korzystają z Outlooka, otrzymają link dostępowy i będą mogli dołączyć do wydarzenia online.
Co sprawdzić przed wysłaniem zaproszenia?
Przed wysłaniem zaproszenia współpracownikom lub klientom pamiętaj, aby sprawdzić:
- datę;
- godzinę. Czasem jest ona wyświetlana w amerykańskim formacie A.M. / P.M — nie pomyl tych oznaczeń;
- miejsce spotkania. Aby upewnić się, że sala jest dostępna, zarezerwuj ją przed zaplanowaniem spotkania. Jeśli wydarzenie odbywa się wyłącznie online, zaznacz jego wirtualny charakter;
- nazwę wydarzenia i poruszane tematy;
- uczestników. Upewnij się, że nikt nie został pominięty;
- Nie zapomnij zapisać wydarzenia!
Zarządzanie odpowiedziami i monitorowanie spotkania
Jako organizator wydarzenia możesz śledzić odpowiedzi. Przejdź do kalendarza i znajdź spotkanie, dla którego chcesz sprawdzić status uczestników. Kliknij je dwukrotnie, a następnie wybierz „Lista”, aby wyświetlić tabelę pokazującą zaproszonych, którzy zaakceptowali lub odrzucili zaproszenie, oraz tych, którzy jeszcze nie odpowiedzieli.
W ten sposób łatwo zidentyfikujesz spóźnialskich, aby wysłać im przypomnienie, albo przełożyć spotkanie na inny termin, jeśli niezbędni uczestnicy nie mogą być dostępni w zaplanowanym dniu.
Jak zaktualizować i odwołać spotkanie zaplanowane w Outlooku?
Aby zmienić utworzone wydarzenie, otwórz spotkanie i wprowadź odpowiednie zmiany w oknie dialogowym. Nie zapomnij zapisać zmian i wysłać nowego zaproszenia, aby poinformować gości o aktualizacji.
Jeśli chcesz zmienić wydarzenie cykliczne, masz dwie możliwości. Możesz edytować tylko jedno wydarzenie z serii albo całą serię. Po wprowadzeniu zmian zapisz je i wyślij!
Jeśli musisz usunąć wydarzenie, wybierz w kalendarzu opcję „Anuluj”. Przed wysłaniem aktualizacji gościom możesz dodać wiadomość wyjaśniającą przyczynę odwołania i poprosić wszystkich o podanie dostępności, aby ustalić nowy termin.
Signitic pomoże Ci opanować Microsoft Outlook! Dzięki naszemu rozwiązaniu do podpisów e-mail wykorzystasz w pełni potencjał setek wiadomości wysyłanych każdego dnia!
