O przewodniku
Jeśli czytasz ten artykuł, oznacza to, że wśród wyzwań Twojej firmy dostrzeżono potrzebę prawdziwej automatyzacji zarządzania podpisami e-mail. Mamy dobrą wiadomość: pomożemy Ci odzyskać nad nimi kontrolę!
Celem tego przewodnika jest przekazanie wszystkich informacji potrzebnych do lepszego zarządzania tak ważnym medium, jakim są podpisy e-mail. Każdego dnia przekazują one tożsamość grupy, a dzięki swojej powtarzalności idealnie nadają się też do promowania jej działań wśród klientów, potencjalnych klientów i sieci zawodowej.
Dowiesz się tutaj:
- Na jakie wyzwania możesz odpowiedzieć
- Jakie konkretne wyniki osiągnęły inne duże grupy
- Jak łatwo i skutecznie wdrożyć swój projekt
10 wyzwań dużych grup
Duża liczba zespołów wymaga jasnych reguł i automatyzacji. E-mail nie jest wyjątkiem — to przecież podstawowe narzędzie pracy pracownika, a podpis potwierdza jego przynależność do firmy. Dlatego tworzenie podpisu należy automatyzować natychmiast po utworzeniu adresu e-mail.
Oto 10 wyzwań, na które odpowiada scentralizowana platforma taka jak Signitic, automatyzująca zarządzanie podpisami e-mail.
- Automatyczne zarządzanie użytkownikami na podstawie jednego źródła (HRIS lub katalogu)
- Przejrzyste wdrażanie dynamicznych podpisów
- Dystrybucja ukierunkowanych komunikatów
- Segmentacja przekazywanych wiadomości
- Pomiar i monitorowanie wyników
- Łatwe zarządzanie projektem przez osoby biznesowe (nietechniczne)
- Precyzyjne zarządzanie dostępem — kto może wykonywać określone działania
- Ograniczenie wpływu działań na środowisko
- Zarządzanie zmianami tożsamości marki
- Jednolitość podpisów we wszystkich narzędziach (CRM, wsparcie itd.)
Rozwiązanie
Właśnie z myślą o wsparciu firmowych zespołów komunikacji i marketingu Signitic stworzył proste, skuteczne rozwiązanie do zarządzania podpisami e-mail. Pozwala ono centralnie ujednolicić podpisy wszystkich zespołów i nimi zarządzać.
Interfejs Signitic umożliwia definiowanie szablonów podpisów i ich niewidoczne dla użytkownika wdrażanie, dzięki czemu marka zachowuje spójny wizerunek na wszystkich urządzeniach pocztowych zespołów. Platforma pozwala również kierować do odbiorców ukierunkowane komunikaty.
„To proste: nigdy nie mieliśmy tak dobrych opinii (98% pozytywnych) o POC obejmującym różne zespoły. Utwierdziło nas to w decyzji o szerokim wdrożeniu rozwiązania. Dziś marketing i marka zarządzają ukierunkowanymi treściami — i działa to znakomicie!”
Mathieu Chondroyannis,
dyrektor ds. innowacji w Bouygues Telecom
Przypadki użycia i konkretne przykłady
Aby pomóc Ci w komunikacji, Signitic wybrał konkretne i skuteczne przykłady. Cel: umożliwić odpowiadanie na potrzeby kontaktów biznesowych w powtarzalnych przypadkach użycia.
W pozyskiwaniu klientów
Promowanie wiedzy eksperckiej i doskonałości usług
Jednym z pierwszych celów wykorzystania indywidualnej komunikacji z potencjalnymi klientami i kontaktami jest dzielenie się wiedzą i powiązanymi ofertami.
Tutaj Samsic w przemyślany sposób kieruje do swojego szerokiego katalogu ofert, podkreślając korzyść i propozycję wartości: „razem jest nam dobrze”.
Eksponowanie najważniejszych wydarzeń roku
Informowanie o wydarzeniach z wyprzedzeniem w ramach regularnych kontaktów z całą siecią sprawia, że odbiorcy zapamiętują datę i obecność firmy na ważnym spotkaniu.
Praktyczna wskazówka: wyraźne CTA umożliwiające zaplanowanie spotkania na miejscu pomaga maksymalnie wypełnić kalendarze handlowców.
Komunikacja na najważniejsze aktualne tematy
Od zastosowań sztucznej inteligencji po wyzwania CSR — od firmy oczekuje się stanowiska w wielu sprawach. Zabranie głosu wobec kluczowych odbiorców i pokazanie własnego podejścia pozwala się wyróżnić. To robi całą różnicę.
Podobnie warto eksponować konkretne korzyści z korzystania z usług i produktów.
Dostosowywanie komunikacji do rynków docelowych
AB Tasty działa w wielu krajach od ponad +10 lat i automatycznie dostosowuje komunikację do państw, w których pracują jego zespoły.
Łatwa dystrybucja treści pozwala marketingowi promować wiedzę AB Tasty wśród wszystkich uczestników handlu detalicznego, każdego w jego języku.
Tutaj kampanię dostosowano do Francji, Niemiec, USA i Azji.
Dobór komunikatu do odbiorcy
Handlowcy dobrze znają klientów: wiedzą, z jakich produktów i usług już korzystają oraz co można im zaproponować, aby zwiększyć wartość koszyka.
Dostęp do kilku treści pozwala im wybrać najtrafniejszą zależnie od etapu potencjalnego klienta w cyklu sprzedaży.
Ułatwianie bezpośrednich działań, takich jak umawianie spotkań
Choć najpierw myślimy o dodaniu do podpisów komunikatu promującego ważną aktualność, tę przestrzeń można wykorzystać dowolnie.
Bezpośrednie działania, takie jak możliwość umówienia spotkania, są bardzo korzystne dla odbiorców.
W komunikacji z klientami i partnerami
Zbieranie opinii klientów
Zbieranie opinii klientów zajmuje ważne miejsce wśród wyzwań firm B2B i B2C. Możliwość sprawdzenia recenzji ma kluczowe znaczenie dla potencjalnego klienta, który chce dokonać właściwego wyboru usługi lub produktu.
Platformy porównujące oprogramowanie są również istotne podczas wyboru w przetargach.
Dlatego opinie trzeba zarówno zbierać, jak i udostępniać.
Udostępnianie wyników i raportów z działalności
Udostępnianie wyników należy do obowiązkowych działań dużych grup.
Przekazywanie ich w podpisach e-mail pozwala regularnie i wielokrotnie docierać do kluczowych odbiorców.
Promowanie przekonań i zobowiązań
Masz wyraziste przekonania i markę silnie zaangażowaną społecznie? Trzeba o tym mówić! To najlepszy sposób na zjednoczenie społeczności wokół marki.
Możesz udostępniać informacje o podcaście czy fundacji albo przypominać najważniejsze wydarzenia roku.
Dzielenie się praktycznymi wskazówkami z kontaktami
Dobrym sposobem na pokazanie wiedzy i zbudowanie relacji, a nawet stworzenie wyczekiwanego cyklu, jest bezpłatne dzielenie się praktycznymi poradami. Tym, co niektórzy w mediach społecznościowych uwielbiają nazywać „wartością”…
W podpisach e-mail trafiają one do określonej, uprzywilejowanej grupy: tutaj do całej sieci instalatorów produktów Nexans.
Ułatwianie wsparcia i dostępu do zasobów
Komunikacja z klientami oznacza także ułatwianie im działania. Dobrym sposobem jest udostępnianie łatwo dostępnej pomocy, zasobów lub kontaktu z zespołem wsparcia.
Pozwala to użytkownikom i klientom zyskać pewność siebie i samodzielność.
Marka pracodawcy: spraw, by chcieli do Ciebie dołączyć!
Kieruj komunikaty odpowiadające każdemu wyzwaniu! Banery w podpisach e-mail nie są zarezerwowane wyłącznie dla tematów biznesowych.
Innym wielkim wyzwaniem firm, zwłaszcza scale-upów, jest szybkie pozyskiwanie właściwych specjalistów, by stworzyć zespół zdolny obsłużyć rosnący popyt i nadal go pobudzać.
Marka pracodawcy jest kluczowym zagadnieniem, za które odpowiadają nie tylko HR, lecz wszystkie zespoły. Spraw więc, by kandydaci chcieli do Ciebie dołączyć!
Przekazywanie komunikatów również wewnątrz firmy
Choć opisane wyżej działania odpowiadają potrzebom komunikacji zewnętrznej szkoły, warto potraktować tę przestrzeń także jako prawdziwe medium komunikacji wewnętrznej.
Pozwala promować działania zespołów, przedstawiać lokalne inicjatywy i przypominać pracownikom ważne wiadomości, a także zbierać informacje poprzez ankiety. Zespoły HR wykorzystują je do badania nastrojów i zaangażowania we wspólny projekt.
Uwaga: integracja Signitic z Microsoft 365 pozwala automatycznie rozdzielać komunikację zależnie od tego, czy wiadomość jest wewnętrzna, czy zewnętrzna.
Jak skutecznie zrealizować projekt
Aby odzyskać kontrolę nad podpisami zespołów, najpierw utwórz w Signitic bezpłatne konto i skonfiguruj pasujący szablon. Następnie dodaj użytkowników i zsynchronizuj narzędzia pocztowe: skrzynki, urządzenia mobilne, CRM itd.
Łatwe tworzenie projektu zgodnego z identyfikacją wizualną
Najskuteczniejsze podpisy nie przypominają choinki ani nie są miejscem na CV.
Ich rolą jest wspieranie komunikacji, podkreślanie głównego przekazu — treści e-maila — i umożliwienie odbiorcy łatwego kliknięcia, aby dowiedzieć się więcej lub wykonać działanie.
Synchronizacja katalogu użytkowników z Signitic
Jeśli dysponujesz aktualnym źródłem danych, takim jak katalog Entra ID, katalog Google lub system HRIS, na przykład Lucca, warto połączyć je z Signitic.
Daje to wiele korzyści:
- zawsze aktualne dane kontaktowe w podpisach
- automatyczne odzwierciedlanie zmian statusu, stanowiska i jednostki
- automatyczny onboarding pracowników
- automatyczny offboarding
- brak jakichkolwiek działań po stronie pracowników
Tworzenie i wdrażanie ukierunkowanych komunikatów
Kluczem do skutecznej komunikacji jest przekazywanie przez każdy zespół odpowiedniej treści, dopasowanej do jego głównych odbiorców. Można to zrobić na wiele sposobów.
Jeśli prowadzisz grupę edukacyjną z różnymi szkołami, możesz łatwo rozdzielać komunikaty według kampusów, kierunków lub szkół.
