Jeśli uważasz, że Twój podpis Outlook wymaga unowocześnienia, ten przewodnik jest dla Ciebie. Znajdziesz tu instrukcje, dobre praktyki i wiele więcej.
Czy zastanawiałeś się kiedyś nad swoim podpisem e-mail?
Jeśli tak, prawdopodobnie myślałeś o kilku słowach lub krótkim bloku tekstu.
W rzeczywistości podpis może oferować znacznie więcej. Możesz utworzyć spersonalizowany podpis e-mail odpowiadający Twoim celom osobistym i zawodowym.
Z tego przewodnika dowiesz się:
- Jak dodać podpis Outlook na różnych urządzeniach
- Dlaczego warto spersonalizować podpis Outlook
- Co robić, a czego unikać podczas tworzenia podpisu Outlook.
Jakie są zalety podpisów Outlook?
Ponieważ przeciętny pracownik biurowy otrzymuje 121 e-maili dziennie, musisz spróbować wyróżnić się w jego skrzynce odbiorczej.
Spersonalizowane podpisy Outlook mogą Ci w tym pomóc. Oto dlaczego:
Wyglądają profesjonalnie
Podpis e-mail można traktować jak cyfrową wizytówkę. Pozwala prezentować profesjonalizm w kontaktach z odbiorcami, zwiększając Twoją wiarygodność.
Są osobiste
Podpisy e-mail w postaci zwykłego tekstu wydają się bezosobowe i utrudniają nawiązanie wartościowej relacji z odbiorcami.
Elementy wizualne, takie jak profesjonalne zdjęcia, nadają natomiast wiadomościom bardziej ludzki charakter i zwiększają szansę na zbudowanie zaufania.
Są skuteczne marketingowo
Dodając wezwania do działania (CTA) do podpisu Outlook, możesz przekształcić go w narzędzie generujące ruch i leady.
Link do strony docelowej produktu, oferty specjalnej lub profilu społecznościowego może na przykład pomóc kontynuować rozmowę z klientami poza standardową wymianą e-maili.
Łatwo dodawaj linki, grafiki i ikony mediów społecznościowych do wszystkich podpisów firmowych
Wypróbuj Signitic przez 14 dni już teraz
Przewodnik po podpisach Outlook na komputerze
Skrócona instrukcja
- Zaloguj się do Outlooka.
- Kliknij „Ustawienia”.
- Wpisz „podpis” w polu wyszukiwania.
- Kliknij „Podpis e-mail”.
- Wpisz lub wklej wybrany tekst podpisu w polu tekstowym.
- Kliknij „Zapisz”.
- Zamknij edytor podpisu.
Szczegółowa instrukcja
- Zaloguj się do Outlooka w aplikacji internetowej lub Office 365.
- Kliknij ikonę Ustawienia w prawym górnym rogu ekranu.
- Wpisz „podpis” w polu wyszukiwania.
- Wybierz „Podpis e-mail”. Otworzy się edytor podpisu.
- Zaznacz pola „Automatycznie dołączaj mój podpis do nowych redagowanych wiadomości” i „Automatycznie dołączaj mój podpis do wiadomości przesyłanych dalej lub tych, na które odpowiadam”. Dzięki temu podpis znajdzie się w każdej wysyłanej wiadomości.
- Następnie wpisz wybrany tekst podpisu ręcznie w polu tekstowym albo wstaw podpis z generatora.
- Kliknij „Zapisz”.
- Zamknij edytor podpisu i otwórz nowy szkic wiadomości.
- Pojawi się Twój nowy, spersonalizowany podpis e-mail.
Przewodnik po podpisach Outlook dla użytkowników iPhone’a
Podpis Outlook na iPhonie można zmienić na kilka sposobów: w aplikacji Outlook lub w ustawieniach iPhone’a. Przygotowaliśmy instrukcje dla obu metod.
Aplikacja Outlook na iPhonie
Skrócona instrukcja
- Pobierz aplikację Outlook.
- Kliknij „⚙”.
- Przewiń w dół i kliknij „Podpis”.
- Wpisz wybrany podpis w polu tekstowym.
- Zamknij ustawienia.
Szczegółowa instrukcja
- Pobierz aplikację Outlook i zaloguj się na swoje konto.
- Kliknij „Ustawienia” (ikona „⚙”).
- Przewiń do sekcji „Poczta” i kliknij „Podpis”.
- Wpisz wybrany podpis w polu tekstowym.
- Zamknij okno Ustawienia. Nowy podpis pojawi się po rozpoczęciu tworzenia nowej wiadomości w aplikacji Outlook.
W ustawieniach iPhone’a
Skrócona instrukcja
- Otwórz „⚙” w menu iPhone’a.
- Przewiń w dół i kliknij „Poczta”.
- Przewiń w dół i kliknij „Podpis”.
- Kliknij „Konto służbowe”.
- Usuń wiersz „Wysłano z mojego iPhone’a”.
- Wpisz lub wklej wybrany tekst podpisu w polu tekstowym.
- Zamknij okno Ustawienia.
Szczegółowa instrukcja
- Kliknij „Ustawienia” w menu iPhone’a.
- Przewiń w dół i kliknij „Poczta”.
- Przewiń w dół i kliknij „Podpis” w sekcji „Redagowanie”.
- Po otwarciu okna zobaczysz opcję „Wszystkie konta” lub „Na konto”, umożliwiającą dodanie podpisu.
- Wybierz „Na konto”, aby zmienić wyłącznie podpis Outlook.
- W polu tekstowym pojawi się „Wysłano z mojego iPhone’a”. Usuń ten wiersz.
- Masz kilka możliwości utworzenia podpisu. Możesz wkleić wybrany tekst z generatora lub wpisać go ręcznie.
- Zamknij okno Ustawienia.
- Otwórz aplikację Poczta na iPhonie. Gdy następnym razem napiszesz wiadomość z konta Outlook, podpis pojawi się po jej wysłaniu.
Wskazówka: aby upewnić się, że podpis Outlook działa, najpierw wyślij wiadomość testową.
Instrukcja podpisu Outlook dla użytkowników iPada
Skrócona instrukcja
- Kliknij ikonę „⚙” w menu lub na pulpicie.
- Przewiń w dół i kliknij „Poczta”.
- Przewiń w dół i kliknij „Podpis”.
- Kliknij „Konto służbowe”.
- Usuń wiersz „Wysłano z mojego iPada”.
- Wpisz lub wklej wybrany tekst podpisu w polu tekstowym.
- Zamknij okno Ustawienia.
Szczegółowa instrukcja
- Kliknij „Ustawienia” w menu lub na pulpicie iPada.
- Przewiń w dół i kliknij „Poczta”.
- Przewiń w dół i kliknij „Podpis” w sekcji „Redagowanie”.
- W otwartym menu zobaczysz opcję „Wszystkie konta” lub „Na konto”, umożliwiającą dodanie podpisu.
- Wybierz „Na konto”, aby zmienić wyłącznie podpis Outlook.
- W polu tekstowym zobaczysz „Wysłano z mojego iPada”. Usuń ten wiersz.
- Możesz wkleić wybrany tekst podpisu z generatora lub wpisać go ręcznie.
- Zamknij okno Ustawienia.
- Otwórz aplikację Poczta na iPadzie. Gdy następnym razem napiszesz wiadomość z konta Outlook, podpis pojawi się po jej wysłaniu.
Wskazówka: aby upewnić się, że podpis Outlook działa, najpierw wyślij wiadomość testową.
Podpisy Outlook są dla Ciebie zbyt skomplikowane?
Twórz centralnie podpisy dla wszystkich pracowników dzięki Signitic
Co robić, a czego unikać w podpisach Outlook
Gdy wiesz już, jak dodać podpis Outlook na różnych urządzeniach, czas zastanowić się, jak najlepiej wykorzystać go do realizacji konkretnych celów.
Zebraliśmy kilka podstawowych zasad, o których warto pamiętać podczas tworzenia podpisu e-mail. Dotyczą projektu, wymaganych informacji i innych ważnych aspektów.
Co robić
Dodaj dane kontaktowe
Najpierw dodaj następujące elementy:
Bez nich odbiorcom trudno będzie kontynuować kontakt z Tobą.
Używaj profesjonalnych formuł końcowych
Podpis e-mail pomaga stworzyć profesjonalne wrażenie. Unikaj więc poufałych zakończeń i wybieraj profesjonalne zwroty, takie jak „Z poważaniem” lub „Dziękuję”.
Stosuj CTA
CTA sprawiają, że wiadomości są interaktywne i klikalne. Przyciski, ikony i banery mogą zachęcać potencjalnych klientów do przejścia do kolejnego etapu ścieżki zakupowej.
CTA można wykorzystywać na dowolnym etapie lejka marketingowego, na przykład jako:
Nie bombarduj jednak odbiorców treściami. Utrudniłoby im to przyswojenie informacji i zmniejszyło szansę na oczekiwane działanie.
Dodawaj obrazy w wysokiej rozdzielczości
Już jedno zdjęcie niskiej jakości lub z widocznymi pikselami może zepsuć odbiór wiadomości.
Dzięki wysokiej jakości profesjonalnemu zdjęciu możesz natomiast wyróżnić się z tłumu.
Czego unikać
Nie przesadzaj z projektem
Najlepiej postawić na prosty projekt. Użyj spójnej palety kolorów i jednego kroju pisma, aby podpis był przejrzysty, czytelny i profesjonalny.
Wskazówka: użyj charakterystycznej palety kolorów swojej firmy, aby podkreślić tożsamość marki.
Nie używaj GIF-ów ani innych animowanych obrazów
Wszyscy lubią GIF-y. Niestety na niektórych urządzeniach nie działają one zgodnie z oczekiwaniami. W niektórych branżach mogą też wyglądać nieprofesjonalnie, dlatego używaj ich ostrożnie.
FAQ dotyczące podpisów Outlook
Jak zmienić podpis e-mail w Outlooku?
Podpis Outlook możesz łatwo zmienić w dowolnym momencie. Wykonaj opisane wyżej kroki właściwe dla używanego urządzenia i zmień treść w edytorze tekstu. Podpis możesz również zmienić za pomocą generatora.
Jak dodać obrazy, ikony lub przyciski do podpisu Outlook?
- Zapisz obraz lub obrazy.
- Otwórz Outlook.
- Kliknij „Ustawienia”.
- Wpisz „podpis” w wyszukiwarce.
- Kliknij „Podpis e-mail”.
- Wpisz podpis lub wklej go z generatora.
- Umieść kursor w miejscu, w którym ma znaleźć się obraz.
- Kliknij ikonę „Wstaw obrazy w tekście” na pasku narzędzi.
- Wybierz obraz lub obrazy.
- Kliknij ikonę wstawiania linku na pasku narzędzi.
- Wklej link lub linki.
- Kliknij „Zapisz”.
Uwaga: ta instrukcja dotyczy Outlooka w Office 365 i aplikacji internetowej Outlook.
Masz już wszystkie narzędzia potrzebne do dodania podpisu Outlook na dowolnym urządzeniu.
Jeśli w Twojej firmie liczba pracowników sprawia, że ten proces jest zbyt złożony, warto zainwestować w oprogramowanie, które centralnie zarządza wszystkimi podpisami.
Signitic ogranicza pracę ręczną i zapewnia spójne, bezbłędne podpisy zgodne z identyfikacją wizualną firmy w całej organizacji.
Przekonaj się sam i wypróbuj Signitic bezpłatnie przez 14 dni.
