Si vous pensez que votre signature Outlook a besoin d'être modernisée, ce guide est fait pour vous. Il regorge d'instructions, de bonnes pratiques et bien plus encore.
Avez-vous déjà pensé à votre signature email ?
Si c’est le cas, vous avez probablement pensé à quelques mots ou à un court bloc de texte.
En réalité, une signature peut être bien plus que cela. Vous pouvez créer une signature électronique personnalisée qui répond à vos objectifs personnels et professionnels .
Lisez ce guide :
Comment ajouter votre signature électronique Outlook sur différents appareils
Pourquoi vous devriez personnaliser votre signature électronique Outlook
Que faire et que éviter lors de la création de votre signature Outlook.
Et les signatures Outlook personnalisées peuvent vous y aider. Voici pourquoi :
Vous êtes professionnel
Votre signature électronique peut être considérée comme une sorte de carte de visite numérique. Elle vous permet de communiquer vos compétences professionnelles lors de vos interactions avec vos destinataires, vous conférant ainsi une crédibilité accrue.
Ils sont personnels
Les signatures de courrier électronique en texte brut semblent impersonnelles et rendent difficile toute interaction significative avec les destinataires.
En revanche, des éléments visuels tels que des photos professionnelles rendent vos messages plus humains et augmentent la probabilité d’établir un lien de confiance avec vos destinataires.
Ils sont efficaces en marketing
En incluant des appels à l’action (CTA) dans votre signature Outlook, vous pouvez la transformer en un outil de génération de trafic et de prospects.
Par exemple, un lien vers une page de destination de produit, une offre spéciale ou une page de réseau social peut vous aider à poursuivre la conversation avec vos clients au-delà de la séquence d'e-mails de routine.
Insérez facilement des liens, des graphiques et des icônes de réseaux sociaux dans toutes les signatures d'entreprise
Guide des signatures Outlook sur les ordinateurs de bureau
Guide rapide
Connectez-vous à Outlook.
Cliquez sur « Paramètres ».
Saisissez « signature » dans le champ de recherche.
Cliquez sur « Signature e-mail ».
Saisissez ou copiez le texte de signature souhaité dans le champ de texte.
Cliquez sur « Enregistrer ».
Fermez l'éditeur de signature.
Instructions détaillées
Connectez-vous à Outlook dans l’application Web ou Office 365.
Cliquez sur l’icône Paramètres dans le coin supérieur droit de l’écran.
Saisissez « signature » dans le champ de recherche.
Sélectionnez « Signature d'e-mail ». L'éditeur de signature s'ouvrira.
Cochez les cases « Inclure automatiquement ma signature dans les nouveaux e-mails que je rédige » et « Inclure automatiquement ma signature dans les nouveaux e-mails que je transfère ou auxquels je réponds ». Cela garantira que votre signature sera incluse dans chaque e-mail que vous envoyez.
Vous devez ensuite soit saisir manuellement le texte de signature souhaité dans le champ de texte, soit insérer la signature à partir d'un générateur.
Cliquez ensuite sur « Enregistrer ».
Fermez l’éditeur de signature et ouvrez un nouveau brouillon d’e-mail.
Votre nouvelle signature email personnalisée apparaîtra.
Guide de signature Outlook pour les utilisateurs d'iPhone
Il existe plusieurs façons de modifier votre signature Outlook sur iPhone : soit via l'application Outlook, soit via les réglages de l'iPhone. Nous avons créé des guides pour les deux.
Application Outlook sur iPhone
Guide rapide
Téléchargez l'application Outlook.
Cliquez sur « ⚙ ».
Faites défiler vers le bas et cliquez sur « Signature ».
Saisissez la signature souhaitée dans le champ de texte.
Fermer les paramètres.
Instructions détaillées
Téléchargez l’application Outlook et connectez-vous à votre compte.
Cliquez sur « Paramètres » (l’icône « ⚙ »).
Faites défiler jusqu’à « Courrier » et cliquez sur « Signature ».
Saisissez la signature souhaitée dans le champ de texte.
Fermez la fenêtre Paramètres. Votre nouvelle signature apparaîtra lorsque vous commencerez un nouveau brouillon d'e-mail dans l'application Outlook.
Via les paramètres de l'iPhone
Guide rapide
Ouvrez « ⚙ » dans le menu de votre iPhone.
Faites défiler vers le bas et cliquez sur « Mail ».
Faites défiler vers le bas et cliquez sur « Signature ».
Cliquez sur « Compte Pro ».
Supprimez la ligne de texte « Envoyé depuis mon iPhone ».
Saisissez ou copiez le texte de signature souhaité dans le champ de texte.
Fermez la fenêtre Paramètres.
Instructions détaillées
Cliquez sur « Paramètres » dans le menu de votre iPhone.
Faites défiler vers le bas et cliquez sur « Mail ».
Faites défiler vers le bas et cliquez sur « Signature » sous l’élément de menu « Rédiger ».
Lorsque la fenêtre s’ouvre, vous verrez l’option « Tous les comptes » ou « Par compte » pour ajouter la signature électronique.
Sélectionnez l’option « Par compte » pour pouvoir modifier spécifiquement votre signature Outlook.
Le champ de texte affichera alors : « Envoyé depuis mon iPhone ». Supprimez cette ligne de texte.
Vous disposez ensuite de plusieurs options pour créer votre signature électronique. Vous pouvez copier le texte de signature souhaité depuis un outil de génération dans le champ de texte ou le saisir manuellement.
Fermez la fenêtre Paramètres.
Ouvrez l'application Mail sur votre iPhone. La prochaine fois que vous rédigerez un e-mail avec votre compte Outlook, votre signature apparaîtra une fois l'e-mail envoyé.
Conseil : pour vous assurer que votre signature Outlook fonctionne, envoyez d’abord un e-mail de test.
Instructions de signature Outlook pour les utilisateurs d'iPad
Guide rapide
Cliquez sur l’icône « ⚙ » dans le menu ou sur le bureau.
Faites défiler vers le bas et cliquez sur « Mail ».
Faites défiler vers le bas et cliquez sur « Signature ».
Cliquez sur « Compte Pro ».
Supprimez la ligne de texte « Envoyé depuis mon iPad ».
Saisissez ou copiez le texte de signature souhaité dans le champ de texte.
Fermez la fenêtre Paramètres.
Instructions détaillées
Cliquez sur « Paramètres » dans le menu ou sur le bureau de votre iPad.
Faites défiler vers le bas et cliquez sur l’option « Mail ».
Faites défiler vers le bas et cliquez sur « Signature » sous l’élément de menu « Rédiger ».
Dans le menu qui s’ouvre, vous verrez l’option « Tous les comptes » ou « Par compte » pour ajouter la signature.
Sélectionnez l’option « Par compte » pour pouvoir modifier spécifiquement votre signature Outlook.
Dans le champ de texte, vous verrez la ligne « Envoyé depuis mon iPad ». Supprimez-la.
Vous disposez ensuite de plusieurs options pour créer votre signature électronique. Vous pouvez copier le texte de signature souhaité depuis un générateur ou le saisir manuellement.
Fermez la fenêtre Paramètres.
Ouvrez l'application Mail sur votre iPad. La prochaine fois que vous rédigerez un e-mail avec votre compte Outlook, votre signature apparaîtra une fois l'e-mail envoyé.
Conseil : pour vous assurer que votre signature Outlook fonctionne, envoyez d’abord un e-mail de test.
Les signatures Outlook sont-elles trop compliquées pour vous ?
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À faire et à ne pas faire pour les signatures Outlook
Une fois que vous savez comment ajouter une signature à Outlook sur vos différents appareils, il est temps de réfléchir à la manière d'en tirer le meilleur parti en fonction de vos objectifs spécifiques.
Nous avons compilé quelques règles de base à retenir lors de la création de votre signature électronique. Celles-ci concernent la conception, les informations que la signature doit contenir et quelques autres aspects importants.
À faire
Entrez vos coordonnées
Tout d’abord, vous devez ajouter ces éléments :
Sans eux, il sera difficile pour vos destinataires de continuer à interagir avec vous.
Utilisez des formules de clôture sérieuses
Votre signature électronique contribue à créer une impression professionnelle. Évitez donc les formules familières comme « À plus tard » ou « Merci ». Privilégiez des expressions professionnelles comme « Cordialement » et « Merci ».
Utiliser les CTA
Les CTA rendent vos e-mails interactifs et cliquables. Différents boutons, icônes et bannières peuvent encourager vos clients potentiels à franchir une nouvelle étape de leur parcours client.
Les CTA peuvent être utilisés à n’importe quelle étape de l’entonnoir marketing, par exemple sous la forme de :
Veillez simplement à ne pas bombarder vos destinataires d'e-mails. Cela entraverait leur capacité à assimiler l'information et réduirait leurs chances de faire ce que vous espérez.
Ajouter des images haute résolution
Une seule photo de mauvaise qualité ou pixelisée suffit à faire tomber votre e-mail en disgrâce auprès de vos destinataires et à les amener à vous punir avec mépris.
Cependant, avec une photo de haute qualité et professionnelle, vous pouvez vous démarquer de la foule.
À ne pas faire
N'allez pas trop loin avec la conception
Il est toujours préférable de privilégier une conception simple . Adoptez une palette de couleurs et une police uniques pour garantir une signature claire, lisible et professionnelle.
Conseil : utilisez la palette de couleurs emblématique de votre entreprise pour mettre en valeur l'identité de votre marque.
N'utilisez pas de GIF ou d'autres images animées
Tout le monde adore les GIF. Malheureusement, ils ne fonctionnent pas comme on le souhaiterait sur certains appareils. Ils peuvent également paraître peu professionnels dans certains secteurs ; soyez donc prudent si vous décidez de les utiliser.
FAQ sur les signatures Outlook
Comment modifier ma signature de courrier électronique Outlook ?
Vous pouvez facilement modifier votre signature Outlook à tout moment. Suivez simplement les étapes indiquées, selon l'appareil que vous utilisez, et modifiez l'entrée dans votre éditeur de texte. Vous pouvez également modifier la signature à l'aide d'un générateur.
Comment puis-je ajouter des images/icônes/boutons à ma signature électronique Outlook ?
Sauvegardez l'image(s).
Ouvrez Outlook.
Cliquez sur « Paramètres ».
Saisissez « signature » dans la recherche.
Cliquez sur « Signature e-mail ».
Saisissez la signature ou collez-la depuis le générateur.
Déplacez la souris à l'endroit où vous souhaitez l'image.
Cliquez sur l’icône « Insérer des images en ligne » dans la barre d’outils.
Sélectionnez la ou les images.
Cliquez sur l’icône Insérer un lien dans la barre d’outils.
Collez le(s) lien(s).
Cliquez sur « Enregistrer ».
Remarque : ce didacticiel s’applique à Outlook sur Office 365 et à l’application Web Outlook.
Vous disposez désormais de tous les outils nécessaires pour ajouter une signature Outlook sur n’importe quel appareil de votre choix.
Signitic réduit les efforts manuels et garantit que les signatures sont cohérentes, sans erreur et conçues selon la conception de l'entreprise dans toute l'entreprise.
