Arpej odzyskuje kontrolę nad wszystkimi podpisami e-mail dzięki Signitic

O firmie

Arpej specjalizuje się w zarządzaniu akademikami i mieszkaniami dla młodych osób aktywnych zawodowo. Zespół 150 pracowników koncentruje się na oferowaniu wysokiej jakości lokali oraz usług dostosowanych do potrzeb młodych ludzi. Firma stara się tworzyć środowisko sprzyjające rozwojowi i sukcesom mieszkańców, dbając jednocześnie o wysoki poziom profesjonalizmu we wszystkich swoich komunikatach.

3 wyzwania

• Niespójne podpisy e-mail: przed wdrożeniem Signitic podpisy e-mail nie były ujednolicone. Każdy pracownik używał innego podpisu, co szkodziło profesjonalnemu wizerunkowi firmy. Ta różnorodność mogła również powodować błędy i niespójności w danych kontaktowych.
  
  
• Onboarding nowych pracowników: nowi pracownicy mieli trudności z instalowaniem i aktualizowaniem podpisów e-mail. Ten ręczny proces często prowadził do nieporozumień i frustracji, szczególnie wśród osób, które nie czuły się swobodnie z procedurami technicznymi.
  
  
• Ograniczenie wsparcia technicznego: firma otrzymywała wiele zgłoszeń dotyczących problemów z podpisami e-mail. Pochłaniały one cenny czas i zasoby, odciągając zespół komunikacji od jego głównych zadań.

Rozwiązanie

• Poszukiwanie i wybór Signitic: Arpej wybrała Signitic po porównaniu kilku dostawców na podstawie artykułów internetowych. Materiały przedstawiały zalety i wady różnych rozwiązań, co pomogło firmie podjąć świadomą decyzję. Signitic wyróżniało się funkcjami automatyzacji i łatwą integracją z Microsoft 365.
  
  
• Automatyzacja podpisów: Signitic pozwala Arpej automatycznie zarządzać podpisami e-mail wszystkich pracowników i je wdrażać. Automatyzacja gwarantuje, że wszystkie podpisy są spójne i aktualne, bez konieczności ręcznej ingerencji pracowników.
  
• Integracja z Microsoft 365: podpisy są synchronizowane z wewnętrznym katalogiem, co zapewnia ich pełną spójność. Integracja umożliwia także automatyczne aktualizowanie danych kontaktowych, ograniczając błędy i rozbieżności.
  
  
• Sprawne i przystępne wsparcie: zespół Signitic zapewnił jasną metodykę i sprawną pomoc ułatwiającą wdrożenie narzędzia. Poświęcił czas na proste, nietechniczne wyjaśnienie funkcji, dzięki czemu Arpej szybko poznała rozwiązanie.

• Ujednolicenie podpisów: wszyscy pracownicy mają teraz spójne podpisy e-mail. Pozwoliło to wzmocnić profesjonalny wizerunek firmy i zagwarantować jednolitość całej komunikacji.
  
  
• Mniej zgłoszeń do wsparcia: zespół komunikacji Arpej praktycznie nie otrzymuje już zgłoszeń dotyczących problemów z podpisami, co znacząco zmniejsza jego obciążenie. Pracownicy nie muszą martwić się o aktualizację swoich podpisów, dzięki czemu oszczędzają czas i unikają frustracji.
  
  
• Oszczędność czasu: pracownicy nie muszą już zajmować się aktualizacją swoich podpisów, co pozwala oszczędzać czas. Mogą przeznaczyć go na bardziej produktywne i strategiczne zadania.
  

• Spójna komunikacja: podpisy e-mail są aktualizowane zgodnie z najważniejszymi momentami w roku, zapewniając jednolitą komunikację. Specjalne banery można na przykład dodawać z okazji świąt pod koniec roku lub określonych wydarzeń.
  
  

• Prostszy onboarding: nowi pracownicy zastają podpis e-mail skonfigurowany już w dniu rozpoczęcia pracy. Mogą dzięki temu skupić się na wdrożeniu i nowych obowiązkach, nie martwiąc się technicznymi aspektami konfiguracji podpisu.

‍

‍