Jak zarządzać podpisami e-mail w +90 franczyzowych agencjach

O firmie

Espaces Atypiques to francuska grupa obejmująca sieć agencji specjalizujących się w nowoczesnych nieruchomościach.
Obecnie ma 95 agencji w całej Francji i wielu partnerów na całym świecie.

600 pracowników zajmuje się sprzedażą i wynajmem. Agencje są niezależne, oferują cenione lokalne podejście i wiedzę, a zarazem korzystają z wizerunku doskonałości przekazywanego przez markę Espaces Atypiques.

Ze względu na liczne bezpośrednie kontakty e-mailowe z klientami konieczne jest dbanie o przekazywany wizerunek oraz komunikaty wysyłane przez każdą agencję. To kolejne powody, aby przejść na scentralizowane zarządzanie podpisami e-mail za pomocą Signitic.

‍

Wyzwanie 1: automatyzacja zarządzania podpisami e-mail

Sytuacja początkowa

• Do tej pory zespół komunikacji ręcznie tworzył dla każdego nowego użytkownika podpis w formie obrazu.
  
  
• Ograniczenie: dostępny czas! Zwłaszcza przy regularnej rekrutacji i potrzebie ponownego generowania każdego podpisu po zmianie stanowiska pracownika lub w celu dodania okazjonalnego komunikatu o wydarzeniu.
  
  
• Zarządzanie było czasochłonne, dlatego dodawanie komunikatu do podpisów e-mail stawało się prawdziwym ograniczeniem, a medium to wykorzystywano zbyt rzadko (kilka razy w roku), ponieważ jego instalacja i aktualizacja wymagały (bardzo) dużego zaangażowania, aby wszystko działało.

‍

Rozwiązanie i wdrożenie

Pierwszym celem było znalezienie rozwiązania do scentralizowanego zarządzania podpisami e-mail, z natywną integracją z Gmailem. Stąd wybór Signitic. Następnie należało je wdrożyć:

• Przed wdrożeniem: podczas początkowego importu wygenerowano wszystkie podpisy i segmentację. W chwili uruchomienia każdy użytkownik mógł wyświetlić podgląd nowego podpisu i sprawdzić swoje dane kontaktowe.
  
  
• W dniu D: wdrożenie odbyło się automatycznie we wszystkich skrzynkach Gmail, w sposób niezauważalny dla zespołów.
  
  
• Użytkownicy przyzwyczajeni do korzystania z aplikacji Mail lub Outlook (zamiast Gmaila) również mogli otrzymać zsynchronizowany podpis i zachować używaną dotąd pocztę. To prawdziwa zaleta dla sieci agencji o zróżnicowanych sposobach pracy!

‍

Korzyści dla centrali

Od strony komunikacji

• znaczna oszczędność czasu poświęcanego na zarządzanie
• przejście na dynamiczne podpisy HTML
  z odrębnymi linkami
• planowanie kampanii
• automatyczne wdrażanie komunikatów
• segmentacja komunikacji według agencji
• pomiar wyników: wygenerowanego ruchu

‍

Od strony HR

• automatyczny onboarding nowych pracowników: po utworzeniu każdego nowego pracownika w Google Workspace podpis jest dodawany automatycznie. Podpis jest dostępny już od pierwszej godziny pracy.

Korzyści dla każdej agencji

Przejście na dynamiczne podpisy e-mail HTML

• Odrębne linki (wcześniej statyczny obraz)
• Promowanie ukierunkowanych aktualności i ofert
• Rekomendacje klientów: każda agencja może prezentować opinie swoich klientów, dostępne bezpośrednio z podpisu.
• Zintegrowane umawianie spotkań: zachęca kontakty do interakcji bezpośrednio z podpisu e-mail

‍

Wyzwanie 2: wdrożenie nowej identyfikacji

Przejście na nowy wizerunek marki

Agencja 4uatre, odpowiedzialna za stworzenie nowej identyfikacji Espaces Atypiques, zaprojektowała nowy szablon podpisu e-mail.
Prosty projekt pozwala dostosować go do sposobów użycia (pola o różnej długości w zależności od użytkownika) oraz systemów pocztowych (zgodność techniczna).

‍

Dzięki podpisom e-mail Signitic można było:

Od strony projektu

• Łatwo przejść od statycznej makiety do dynamicznego szablonu
• Testować wygląd nowego szablonu, podczas gdy cała firma nadal korzystała z poprzedniego.
• Precyzyjnie przewidzieć wygląd typografii u odbiorcy. Krój pisma zaprojektowany przez agencję nie zawsze był domyślnie zainstalowany na urządzeniach odbiorców. Signitic pozwolił również określić zastępczy krój pisma.

Od strony wdrożenia

• Zaplanować przejście na nową identyfikację w dniu D.
• Wdrożyć nowe podpisy w sposób niezauważalny dla 90 agencji: rano w dniu premiery wszyscy użytkownicy mieli bezpośrednio w swojej poczcie nowy, aktualny i gotowy do użycia podpis e-mail.

Od strony marketingu

• Zarządzać komunikacją zależnie od agencji.
• Mierzyć jej widoczność, generowane zaangażowanie i ruch kierowany przez komunikaty w podpisach e-mail na strony witryny.
• Odnajdywać ten ruch w Google Analytics, aby śledzić ścieżki użytkowników.

‍